Raccogliere i consensi dei destinatari esistenti

Ti offriamo le istruzioni in 5 passi su come modificare e raccogliere i consensi dei destinatari già esistenti nell’applicazione SqualoMail:

1. passo: Determina a cosa acconsentono i tuoi destinatari

Prima bisogna distinguere tra il consenso per l’invio delle Newsletter e il consenso per la raccolta dei dati aggiuntivi (indirizzo IP, posizione, dispositivo, browser) e di conseguenza, per la profilazione. SqualoMail consente infatti la raccolta di entrambi, il GDPR invece richiede due consensi SEPARATI per ogni singolo SCOPO.

È obbligatorio ottenere dai tuoi destinatari (esistenti e nuovi) il consenso per lo scopo di invio, mentre non è necessario che tu ottenga il consenso per la profilazione.

Crea tutti i consensi nell’applicazione SqualoMail, dove vengono anche automaticamente conservati. I consensi possono però essere raccolti anche tramite il tuo sito web. Le istruzioni per farlo, le trovi qui.

Istruzioni per modificare i consensi per lo scopo di invio delle news:

  1. Le modifiche dei consensi sono a tua disposizione nel Wizard GDPR. Nel menu principale dell’applicazione di SqualoMail scegli l’opzione Configurazioni > GDPR Compliance.
  2. Prosegui con il 5. passoCONSENSI.
  3. Si apriranno due schede – nella prima modifica i Consensi per l’invio, nella seconda i Consensi per la profilazione.
  4. Quindi scegli la scheda CONSENSI PER L’INVIO:
    1. Nel menu a tendina scegli la lingua con la quale inserirai il testo. Per far visualizzare al destinatario il consenso nella lingua desiderata devi sceglierla nelle impostazioni della newsletter (per i destinatari esistenti) ovvero nei campi del modulo di iscrizione (per i destinatari nuovi).
    2. Inserisci il testo base del consenso che verrà visualizzato dai tuoi destinatari vicino al segno di spunta per il consenso e con il quale acconsentiranno, per esempio »Accetto il trattamento dei dati per lo scopo di ricevere le newsletter«. Ti consigliamo di scrivere qualcosa che attirerà i tuoi destinatari, che vedranno un valore aggiunto.
      Per la lingua italiana hai a disposizione un testo predefinito, che lo puoi ampliare o sostituire.
    3. Poi inserisci ancora la spiegazione dettagliata del consenso, raggiungibile tramite un click sul collegamento accanto al testo principale del consenso, che apparirà in una finestra modale. Deve includere tutto quello che il GDPR richiede, per esempio:
      • QUALI SONO I DATI CHE SI RACCOLGONO – qui devi elencare anche quelli evidenti (email, nome, ecc.), visto che tutto verrà registrato dalla traccia di audit e questa sarà a disposizione anche dopo che modificherai i moduli/testi o raccoglierai altri dati.
      • QUAL È LO SCOPO DELLA RACCOLTA – questa è la parte più importante. Definisci chiaramente cosa farai con questi dati e perché li stai raccogliendo. Per esempio per lo scopo di invio e-news.
      • PER QUANTO TEMPO CONSERVERAI I DATI.
      • DOVE PUÒ IL DESTINATARIO RIEVOCARE I CONSENSI – tramite il collegamento {consent}{/consent}, che lo inserisci nella newsletter, il destinatario può accedere alla pagina, dove ha la visione di tutti i consensi. Li può segnare con la spunta quale consenso conferma o meno. In breve prepareremo anche una pagina speciale, dove il destinatario vedrò oltre ai consensi anche tutti i suoi dati. Li potrà richiedere la cancellazione di questi dati.
      • SE E CON CHI CONDIVIDERAI I DATI – qui non c’è bisogno di specificare i responsabili del trattamento (p.es. SqualoMail), ma solo i partner che il GDPR definisce come Riceventi.
  5. Dopo aver sistemato tutti i testi clicca sul bottone Salva e Chiudi.

 

2. passo: Scegli i destinatari che ti devono dare il loro consenso

Per trattare i dati personali non è necessario che tu abbia i consensi da tutti i tuoi destinatari. I destinatari, dai quali non è necessario avere i consensi, sono gli abitanti dall’estero, dei paesi fuori dell’EU e quelli che hanno un indirizzo generico (info@, sales@, …).

Nella tua applicazione i destinatari sono suddivisi automaticamente nelle liste GDPR del sistema, a seconda se è necessario ottenere o meno il loro consenso. Per questo motivo hai a disposizione quattro liste del sistema per:

  • Destinatari per i quali devi ottenere il consenso – Lista [GDPR] Consenso non ancora  ottenuto
    Sono indirizzi email di persone fisiche.
  • Destinatari per i quali non devi ottenere il consenso – Lista [GDPR] Il consenso non è necessario
    Sono indirizzi email generici non considerati come un dato personale (info@, vendita@, …).
  • Destinatari per i quali hai già ottenuto il consenso – Lista [GDPR] Consenso già ottenuto
    il sistema verifica ogni ora quali destinatari hanno dato il loro consenso e li elimina automaticamente dalla lista [GDPR] Consenso ancora non ottenuto e li aggiunge su questa lista.
  • Destinatari ai quali devi inviare solo un avviso relativo alla politica aggiornata sulla privacy – Lista [GDPR] Notifica aggiornamento policy
    sono i destinatari che si sono iscritti alla tua lista tramite il modulo di iscrizione, pop-up o altri modi. Tutti gli indirizzi email ottenuti in questa maniera – e per lo scopo di inviare le Newsletter – sono già conformi. Iscrivendosi alle e-news i destinatari ti hanno implicitamente dato il permesso di inviare loro messaggi.

Nelle impostazioni della newsletter sceglierai quindi per l’invio la lista [GDPR] Consenso non ancora  ottenuto.

3. passo: Prepara il messaggio con l’invito a darti il consenso

  1. Vai su Campagne > Newsletter > Crea nuovo.
  2. Ti consigliamo di scegliere uno dei nostri template già pronti (tipo di template »Consensi GDPR«) che sono stati creati proprio per ottenere i consensi dai destinatari già esistenti.
    Puoi trovare maggiori informazioni su come preparare il contenuto dei messaggi nell’articolo: 6 passi (con 6 esempi di messaggi) per ottenere i GDPR consensi dai destinatari già esistenti con successo.
  3. Poi nel Drag&Drop editor aggiungi al template il tuo testo e le immagini, e inserisci uno dei collegamenti, tramite i quali i destinatari ti daranno il consenso:
    • {consent}{/consent} – cliccando su questo collegamento il destinatario potrà accedere alla pagina dei consensi, dove scegliere con quali consensi concorda.
    • {autoconsent}{/autoconsent} – cliccando su questo collegamento il destinatario darà automaticamente il suo consenso per l’invio, senza dover andare sulla pagina dei consensi del GDPR.
  4. Una volta modificato il messaggio clicca su Salva e chiudi.
  5. Nelle impostazioni della newsletter determina:
    1. L’oggetto del messaggio.
    2. La lingua, con la quale verranno visualizzati i consensi.
    3. Le liste, alle quali invierai il messaggio (nella scheda Liste) – scegli la lista [GDPR] Consenso non ancora ottenuto
    4. Il mittente (nella scheda Mittente).
  6. Modificate le impostazioni clicca su Anteprima/Invia, dove prima dell’invio svolgi ancora un test.

 

Qui puoi leggere le istruzioni per inserire il collegamento nel testo, nel bottone o nell’immagine:Come inserire il link nel testo:

  1. Seleziona il testo.
  2. Nell’editore semplice del testo clicca sul simbolo del link.
  3. Scegli il tipo di collegamento URL, Protocollo <altro>, nell’URL inserisci {consent}{/consent}.
  1. Clicca sul bottone OK.

Come inserire il link nel bottone:

  1. Clicca sul bottone nel template.
  2. Nell’editore alla destra imposta nella sezione Stile:
    Tipo di collegamento Collegamento web, Protocollo <altro>, nell’URL inserisci {consent}{/consent}.

Come inserire il link nell’immagine:

  1. Clicca sull’immagine nel template.
  2. Nell’editore alla destra imposta:
    Tipo di collegamento Collegamento web, Protocollo <altro>, nell’URL inserisci {consent}{/consent}.

 

4. passo: Testa il messaggio e invialo ai destinatari

Prima dell’invio finale assicurati di aver inserito tutti i link nel messaggio correttamente e controlla se il messaggio si visualizza nel modo giusto:

  1. Nelle impostazioni della newsletter clicca si Anteprima/Invia e invia un messaggio test sul tuo indirizzo email.
  2. Nel messaggio conferma il consenso per gli invi.
  3. Poi controlla nell’applicazione se il consenso per il tuo indirizzo email si è salvato correttamente. Questo lo puoi vedere nel profilo del destinatario, nella parte dei Consensi GDPR.
  4. Se il consenso si è salvato correttamente puoi ora inviare ai destinatari selezionati.
    (Hai scelto la lista alla quale inviare già nelle impostazioni della newsletter. Se non l’hai fatto clicca sul bottone Modifica e nella scheda Liste scegli la lista [GDPR] Consenso non ancora )
  5. Clicca sul bottone Invia (con l’orologio) e imposta la data e l’ora dell’invio e poi clicca nuovamente su Invia.
Per rendere la raccolta dei consensi la più efficace possibile, ti abbiamo preparato alcuni esempi di buona prassi su come preparare dei messaggi di questo tipo e una strategia di invio. Prima dell’invio finale di consigliamo si leggere questo articolo: 6 passi (con 6 esempi di messaggi) per ottenere i GDPR consensi dai destinatari già esistenti con successo.

 

5. Controlla quali destinatari ti hanno dato il consenso

Per vedere quali sono i destinatari che ti hanno dato il consenso hai tre modi:

  • Per un singolo destinatario – nel profilo del destinatario:
    Vai su Tutti destinatari > fai click sull’indirizzo email > sezione Consensi GDPR.
  • Per tutti i destinatari – con i Filtri destinatari:
    Vai su Filtri destinatari >
    Condizione: Campi personalizzati > gdpr_can_send > = > 1
  • Per tutti i destinatari – iscrizione alla lista [GDPR] Consenso già ottenuto.