Domande frequenti

Ho modificato i consensi. Ora cosa devo fare, per far sì che i destinatari ricevano l’email con questo consenso?

Nella newsletter che desideri inviare ai destinatari, inserisci il collegamento {consent}{/consent}. Tramite questo collegamento possono accedere alla pagina con i consensi.

In caso tu decida di richiedere ai destinatari solo il consenso per l’invio, invece inserisci nella newsletter il collegamento {autoconsent}{/autoconsent}. Tramite questo collegamento, i destinatari daranno automaticamente il consenso per l’invio, senza doverlo spuntare sulla pagina dei consensi.

Come faccio a preparare l’email per l’ottenimento dei consensi?

Puoi usare uno dei template già pronti, che sono stati preparati proprio per ottenere i consensi GDPR. Ai template puoi accedere tramite l’applicazione, sotto Campagne > Newsletter > Crea nuovo, scheda Consensi GDPR.

Modifica il template con il Drag&Drop editor, finalizzandolo con il tuo testo e le tue immagini e aggiungi il collegamento {consent}{/consent} oppure {autoconsent}{/autoconsent}.

Posso usare il vostro testo dei Consensi GDPR o mi serve ancora qualcosa?

Sì, puoi. Però ti consigliamo di controllarlo dettagliatamente e verificare se gli scopi, il tipo di dati e le procedure dei loro trattamenti sono conformi alla tua attività e agli scopi della tua azienda.

Durante la preparazione della lista per svolgere l’invio dei messaggi per ottenere i consensi, devo seguire proprio tutti i passi del vostro articolo (6 passi…)?

Noi te lo consigliamo vivamente, infatti questi sono i modi più efficaci per ottenere i consensi dei tuoi destinatari che hai già. Comunque resta sempre una tua decisione se seguirai o meno i consigli dati. Se per esempio tratti solo dati di cittadini dell’EU, puoi tralasciare il 1. Passo (dove altrimenti fai la suddivisione tra destinatari EU e non EU).

Il sistema salva tutti i dati del destinatario da solo? Quali dati conservate da voi, SqualoMail?

In modo predefinito si salvano l’indirizzo email e l’indirizzo IP del destinatario (come richiesto dalla traccia audit), e la data/ora delle mail aperte con i click svolti. Questi dati sono necessari per rendere possibile l’eliminazione completa del destinatario dopo un certo periodo di non attività. Il GDPR infatti richiede di eliminare tutti i destinatari che non sono stati attivi più di un anno.

Nel caso il destinatario abbia dato anche il consenso per la profilazione, vengono salvati anche i dati del browser, del tipo di dispositivo e dei dati di geolocalizzazione (indirizzo IP del click, del messaggio aperto, …).

Come posso esportare/stampare i dati del destinatario?

  1. Nel menu principale vai su Destinatari > Esportazione.
  2. Scegli i campi che desideri esportare e le liste alle quali i destinatari sono iscritti.
  3. Nel menu delle funzioni in alto a destra clicca sul bottone ESPORTA.

Per maggiori informazioni sull’esportazione leggi qui.

Devo offrire ai destinatari la possibilità di modificare i dati già con il primo messaggio?

Non necessariamente. Però devi dare loro la possibilità di farlo. Nell’applicazione SqualoMail, puoi offrire al destinatario la possibilità di modificare i suoi dati tramite il collegamento {modify}{/modify}, che lo inserisci semplicemente nella newsletter. Per maggiori informazioni sulla pagina Modify leggi qui.

Dopo il 25. maggio devo cancellare tutti i destinatari che non mi hanno dato il consenso?

No, perché dopo il 25. maggio ci sarà ancora un periodo transitorio, nel quale avrai la possibilità di ottenere i destinatari dai destinatari già esistenti. Oltretutto non è ancora stata finalizzata la base legale della legislazione, per questo motivo hai fino ad allora tempo di ottenere i consensi. Quindi non affrettarti ad eliminare i destinatari.

Dopo il 25. maggio posso inviare le newsletter ai destinatari che non mi hanno dato i consensi?

In sostanza no, se parliamo di indirizzi email di persone fisiche. Puoi però inviare loro i messaggi per ottenere i consensi, ma solo fino a quando non verrà finalizzata la parte legale della nuova normativa.

Puoi invece inviare le newsletter agli indirizzi di tipo generico (info@, vendita@, …).

Dove posso trovare i template che menzionate nell’articolo?

I template per il GDPR li trovi cliccando nel menu principale su Campagne > Newsletter > Crea nuovo > e poi sopra a sinistra scegli il tipo ti template Consensi GDPR.

Ho notato che tutte le altre aziende inviano solamente una possibilità di consenso, che viene anche immediatamente confermato cliccando sul collegamento. Lo posso fare anche da voi?

Sì. Il destinatario può confermare automaticamente il consenso tramite il collegamento {autoconsent}{/autoconsent}, che lo puoi inserire nella newsletter.

Come saprò quali destinatari hanno dato il consenso? Questo dato nelle statistiche non lo riesco a trovare.

Tutti i destinatari che hai nel tuo database, sono suddivisi nelle liste GDPR del sistema, a seconda del fatto se ti devono dare o meno il consenso. I destinatati she ti hanno già dato il consenso sono visibili nella lista [GDPR] Consenso già ottenuto. Le liste vengono aggiornate una volta all’ora.

Le altre liste GDPR:

  • [GDPR] Consenso non ancora  ottenuto – qui trovi i destinatari per i quali devi ancora ottenere il consenso.
  • [GDPR] Il consenso non è necessario – qui trovi i destinatari per i quali non è necessario ottenere il consenso (Sono indirizzi email generici non considerati come un dato personale – info@, vendita@,…).
  • [GDPR] Notifica aggiornamento policy – qui trovi i destinatari ai quali devi inviare solo un avviso relativo alla politica aggiornata sulla privacy (sono i destinatari che si sono iscritti alla tua lista tramite il modulo di iscrizione, pop-up o altri modi).

Per tutti i destinatari puoi controllare questo stato anche con i filtri destinatari. Vai si Destinatari > Filtri destinatari > Condizione = Campi personalizzati > gdpr_can_send = 1.

Per un destinatario singolo puoi invece controllare lo stato direttamente nel suo profilo. Vai su Destinatari > Tutti destinatari > clicca sull’indirizzo email. Sotto la sezione Consensi GDPR puoi vedere da dal tipo di consenso segnato SI o NO.

Posso inviare ai destinatari che mi hanno dato il consenso un ringraziamento automatico? Come lo posso fare?

Certo. Lo puoi fare con le email automatiche ed i filtri destinatari.

1. Prima di tutto crea una nuova lista, p.es. »Consenso confermato«.

2. Poi crea la email automatica e collegala con questa lista.

3. Poi crea il messaggio follow up per questa email automatica (modifica il contenuto, l’aspetto, determina l’oggetto e il mittente).

4. Poi con i filtri destinatari determina quali destinatari si andranno ad aggiungere sulla lista »Consenso confermato«, facendo partire l’email automatica e l’invio del messaggio follow up:

  1. Vai su Destinatari > Filtri destinatari.
    • Definisci la CONDIZIONE > Campi personalizzati > gdpr_can_send = 1
    • Definisci l’AZIONE > Liste > Iscrivi i destinatari su > Consenso confermato + Email automatiche.
    • Clicca su elabora, per avviare il filtro.
  2. Dopodiché salva il filtro con la possibilità di farlo eseguire ogni minuto:
    • Clicca su Salva il filtro in alto a destra
    • Imposta il nome e la frequenza (ogni minuto)
    • Salva cliccando su Salva il filtro in alto a destra

5. Testa se l’intero processo si esegue correttamente

Come aggiungo il campo per il consenso sul modulo di iscrizione?

Il campo per il consenso di invio è già aggiunto come predefinito su ogni modulo di iscrizione e finestra pop up. I campi per il consenso si trovano invece sotto l’anteprima del modulo, nella sezione CAMPI SU MISURA. Puoi aggiungere il campo sul modulo cliccando sul campo stesso.

Come titolare del trattamento di dati ho bisogno di un contratto con voi?

La firma del contratto non è ne strettamente necessaria, infatti puoi usare il sistema SqualoMail anche senza questo contratto. Resta però una richiesta del GDPR. Se desideri firmare il contratto tra il Titolare (voi) e il Responsabile (SqualoMail) basta richiedere il contratto nel 3. passo del Wizard GDPR o scrivici all’indirizzo email supporto@squalomail.com

Ho bisogno dei consensi per gli indirizzi email nome.cognome@nomeazienda.it?

Sì, perché l’indirizzo determina una persona fisica concreta (con il nome e cognome), il che risulta un dato personale. Mentre dagli indirizzi di carattere generico, p.es. info@nomeazienda.it, il consenso non è necessario.

Nel consenso per l’invio delle news devo aggiungere anche l’informazione che si sta annotando l’indirizzo IP o simile? A noi questo dato non serve.

Sì. L’indirizzo IP è necessario per il consenso dell’invio, infatti hai bisogno di questo dato per la creazione della traccia audit, che è richiesta dal GDPR.

Tuttavia non è necessario che utilizzi l’indirizzo IP per scoprire la geolocalizzazione del destinatario. Per questa possibilità è necessario ottenere il consenso per la profilazione.

Cos’è il consenso per la profilazione? Devo offrire al destinatario anche questo?

Il consenso per la profilazione è un consenso per raccogliere i dati come la geolocalizzazione a seconda dell’indirizzo IP, il tempo di apertura e click, l’informazione da quale dispositivo e browser il destinatario accede ai messaggi. Se non desideri raccogliere questi dati dei destinatari, non ti serve nemmeno il consenso per la profilazione.

Cosa succede se il destinatario non conferma il consenso per la profilazione?

Significa che del destinatario non devi conservare i seguenti dati: la geolocalizzazione a seconda dell’indirizzo IP, il tempo di apertura e click, l’informazione da quale dispositivo e browser il destinatario accede ai messaggi.

Potrai però ancora sempre inviarli i messaggi, nel caso ti abbia dato il consenso per l’invio.

Posso raccogliere i consensi anche per altri scopi di trattamento dei dati, o solamente per l’invio e la profilazione?

Certo. L’applicazione SqualoMail ti permette di creare i consensi su misura. Per vedere come, leggi qui.