Vodič: Kako pridobiti več GDPR soglasij za email marketing (in čemu se izogniti)

Ker je tema glede GDPR-ja še vedno zelo vroča in vsi hitimo s pridobivanjem soglasij, smo za vas pripravili celoten vodič, na kaj morate biti pri pošiljanju pozorni, kaj morate nujno upoštevati in čemu se morate v velikem loku izogniti. Vse seveda z namenom, da pridobite čim več soglasij obstoječih prejemnikov.

Preden se lotite izdelave kampanje in priprave vsebine pa morate seveda najprej urediti soglasja.

1. Pripravite ustrezno strategijo pošiljanja

Ni dovolj, da pošljete le eno sporočilo za pridobitev soglasja. Pomembno je, da premišljeno ustvarite celotno strategijo kampanj in tako poskušate angažirati čim večje število vaših že obstoječih prejemnikov.

Najboljše rezultate boste dobili, če vaša celotna strategija vsebuje vsaj 3 različna sporočila, ki jih pošiljajte na 14 dni. Ponovno pošiljanje istega sporočila prejemnikom, ki ga niso odprli oziroma podali soglasja, pa naj se zgodi tri dni po prvem pošiljanju.

 

7 korakov (in 6 primerov sporočil) za uspešno pridobitev GDPR soglasij obstoječih prejemnikov

V tem članku si lahko v 5. koraku preberete, kakšna strategija je najbolj optimalna in kako to izvesti v SquloMail aplikaciji

Tudi po 25.5.2018 lahko še vedno pošiljate sporočila za pridobivate soglasij obstoječim prejemnikom!

Nadzorne inštitucije bodo namreč dovolile prehodno obdobje, v katerem lahko upravljavci poskrbijo za 100% skladnost. Strah, da vas doleti globa, je torej odveč, saj je pred nami prehodno obdobje. To pojasnjuje tudi dejstvo, da zakon ZVOP-2, ki je zakonska podlaga za določanje kazni, še ni bil sprejet.

Navajamo tudi izjavo britanske informacijske pooblaščenke Elizabeth Denham, da je njihov namen predvsem izobraževati podjetja in jih usmerjati h skladnosti, ne pa masovno podeljevanje enormnih kazni za majne nepravilnosti:

»Trditev, da bomo v poduk drugim organizacijam kaznovali zgodnje primere manjših kršitev ali da bodo enormne kazni postale norma, je neupravičeno strašenje,« je povedala. »ICO (britanski informacijski pooblaščenec, op.a.) je zavezan, da organizacije vodi, jim svetuje in jih izobražuje o tem, kako spoštovati zakonodajo, in to se z uvedbo GDPR-ja ne bo spremenilo. Vedno smo na prvo mesto postavljali korenček in ne palice.«

»Čeprav so kazni – metaforično rečeno – macola v naši škatli z orodjem, imamo na voljo tudi veliko drugih orodij, ki so enako učinkovita,« je nadaljevala. »GDPR nam daje na razpolago vrsto sankcij, s katerimi lahko organizacijam pomagamo slediti zakonu – pisna in ustna opozorila ter odredbe za odpravo napak. Kljub temu, da ti ukrepi organizacij ne bodo udarili po žepu, pa bodo škodovali njihovemu ugledu« je še dodala.

 

2. Ne pošiljajte sporočil za soglasja na generične email naslove

GDPR velja izključno za email naslove, ki se smatrajo kot osebni podatek. Popolnoma odveč je torej, da v vašo strategijo vključite tudi generične email naslove, kot na primer info@.., marketing@.., …

Kaj pa so osebni podatki?

To je katera koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika;

Če definicijo prenesemo v kontekst email marketinga, je to vsak email naslov, ki je določen z imenom in priimkom – torej email naslov fizične osebe. Primeri:

  • ime.priimek@gmail.com – fizična oseba
  • ime.priimek@ime-podjetja.si – fizična oseba!
  • info@ime-podjetja.si – pravna oseba

Samodejno zaznavanje naslovov za katere ne potrebujete soglasij.

SqualoMail vam ponuja samodejno zaznavanje naslovov, za katere soglasij ne potrebujte. V aplikaciji imate tako privzeto ustvarjene štiri sezname, ki razvrščajo prejemnike glede na to, ali za njih potrebujete soglasja ali ne:

  1. Prejemniki, za katere morate pridobiti soglasje – to so email naslovi fizičnih oseb
    Seznam [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno
  2. Prejemniki, za katere ni potrebno pridobiti soglasja – to so splošni email naslovi, ki ne veljajo kot osebni podatek (info@, prodaja@, …)
    Seznam [GDPR] Soglasje ni potrebno
  3. Prejemniki, za katere ste že pridobili soglasje – sistem vsako uro preveri, kateri prejemniki so soglasje podali in jih avtomatsko odstrani iz seznama [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno in doda na seznam [GDPR] Soglasje že pridobljeno
  4. Prejemniki, katerim morate poslati le obvestilo o posodobljeni politiki zasebnosti – to so prejemniki, ki so se prijavili na vaš seznam preko prijavnega obrazca, pojavnega okna ali na drug način. Vsi email naslovi pridobljeni na ta način – in za namen pošiljanja newsletterjev – so tako že skladni. S tem, ko so se prijavili na e-novice so vam implicitno podali dovoljenje za pošiljanje.
    Seznam [GDPR] Potrebno poslati posodobljeno politiko
  • Na te sezname lahko pošiljate neposredno.
  • Seznami se samodejno posodabljajo vsako uro.
  • Avtoresponderji ne bodo delovali, če jih povežete s temi seznami.

Naše stranke so si na ta način s SqualoMail-om “rešile” (v povprečju) kar 24,3% obstoječe baze prejemnikov.

SqualoMail želim preizkusiti brez obveznosti

3. Ne pridobivajte soglasij prejemnikov, ki so se že prijavili

Ni potrebno torej, da pridobivate soglasja od prejemnikov, ki so se prijavili na vaš seznam preko prijavnega obrazca ali pojavnega okna. Vsi email naslovi pridobljeni na ta način – in za namen pošiljanja newsletterjev – so tako že skladni. S tem, ko so se prijavili na e-novice so vam eksplicitno podali dovoljenje za pošiljanje.

Dovolj je, da takšne prejemnike samo obvestite o spremembi splošnih pogojev poslovanja oziroma o politiki zasebnosti – dodatnega soglasja ne potrebujete.

To seveda ne velja, če se je nekdo registriral v spletni trgovini ali na portalu, spletni aplikaciji itd. in ste mu pošiljali sporočila. Za takšne prejemnike je potrebno pridobiti soglasje za pošiljanje.

Prav tako morate na novo pridobiti soglasja za email naslove, ki ste jih pridobili preko nagradnih iger, sejmov, izobraževanj, konferenc, … če ob prijavi prejemnik ni bil seznanjen, da mu boste pošiljali sporočila, torej če ni bil jasno izražen namen obdelave podatkov – pošiljanje.

 

Kako določite in zbirate soglasja obstoječih prejemnikov

Kako uredite soglasja v SqualoMail aplikaciji si lahko preberete v tem članku

 

4. V vsebini sporočila ne govorite o sebi ampak o prejemniku

V sporočilu se najprej predstavite in povejte, kdo ste – veliko prejemnikov vas lahko sploh ne pozna kot pošiljatelja. Takoj za tem pa podajte prejemnikom dodano vrednost, zakaj naj vam poda soglasje.

Ne začnite z “…nova GDPR uredba od nas zahteva, da pridobimo soglasja obstoječih prejemnikov, zato ste prejeli to sporočilo…” – prejemnik najverjetneje ob tem ne čuti nobene potrebe, da bi vam soglasje podal. Prej boste dosegli negativen učinek.

Prejemnikom torej jasno povejte, kaj bodo oni imeli od tega, če vam podajo soglasje in še naprej prejemajo vaša sporočila. Pri tem bodite osebni, ljudi nagovorite s prijaznim tonom.

Kot dober primer lahko izpostavimo sporočilo podjetja Ideo:

Zadeva: 👆🏻 Ostanite seznanjeni z odlično ponudbo in kodami ugodnosti

Že takoj na začetku jasno predstavijo, kaj je dobro za prejemnika (»…top akcije, kode ugodnosti…«), kaj je namen tega sporočila in kakšen naj bo prejemnikov cilj (»Želim oddati soglasje«), tudi gumb je jasen in dobro viden.

Vmes prejemnika angažirajo s prednostmi, ki jih bo imel, če bo še vedno prejemal njihove novice (»Zakaj je dobro ostati z nami?«). Seznam prednosti je poudarjen z zelenimi kljukicami, ki delujejo pozitivno. Skozi sporočilo vedno nagovarjajo prejemnika in ne govorijo le o sebi.

 

Še en primer, ki ga lahko uporabite kot spodbudo za podanje soglasja, je ta, da prejemnike najprej seznanite z namenom, za katerega obdelujete njihove osebne podatke in jih pozovete, da vam dajo soglasje za pošiljanje novic. Nadalje jih obvestite, da boste njihove podatke v primeru, da soglasja ne dajo, izbrisali.

Pod vsem tem pa vaše prejemnike neodvisno od zgornje vsebine obvestite, da boste po datumu, določenemu za izbris, izmed vseh prejemnikov novic izžrebali 10 srečnežev, ki bodo prejeli nagrado.

S tem prejemnikov ne boste neposredno vabili h kliku samo zato, da bodo pridobili popust, temveč jih boste le seznanili, da boste za vse vaše prejemnike pripravili nagrade, popuste, posebne akcije, ugodnosti, posebno vsebino, tako da se jim izplača ostati na vaši listi. Primer predloge:

 

5. Ne uporabljajte trikov ampak bodite iskreni

Začne se že pri zadevi sporočila. Vsekakor prejemnikov ne zavajajte z zadevami, kot so “Potrdilo naročila”, ali pa “Re:…”.

Ljudje cenijo vašo iskrenost, lahko ste tudi šaljivi. Nekaj dobrih primerov zadev, ki so izstopale v našem inboxu:

  • 😢 Nič več e-novic o ugodnih letalskih kartah
  • Končno se nas lahko znebite! (to je ta GDPR mejl, ki ste ga čakali)
  • [GDPR reaktivacija] Odprite, premislite in se odločite – lepo vabljeni, da ostanete z nami
  • Panika glede GDPR-ja … naj vas potolažimo
  • Želite prejemati dobre ideje za nakup?
  • A motimo? (1. sporočilo)
  • Zdaj pa motimo (2. sporočilo)
  • Kaj razburljivega in zanimivega pripravljam

Pri kreiranju kampanje morate biti pozorni predvsem na to, da GDPR soglasja ne pogojujete, saj to ni v skladu z uredbo.

Primer poziva »Podajte nam soglasje in prejeli boste kupon za popust« ni v redu, saj tako podate le neko privlačno ponudbo v zameno za klik in dejansko ne seznanite prejemnikov s čim soglašajo.

Za lažjo predstavo, kako naj sporočilo ne bi izgledalo, si oglejte teh nekaj primerov (slabe prakse):

1. Zavajajoča Zadeva sporočila – Pri podjetju Green Man Gaming so se odločili, da bodo prejemnikom poslali sporočila z naslovom “Potrditev naročila” medtem ko bo v samem sporočilu povabilo, naj podajo GDPR soglasje za pošiljanje. Vsekakor neprijetno presenečenje in slaba šala.


 

2. Lahko prejemate novice oziroma jih prejemate – Gumba, ki so ju vstavili v to sporočilo, imata načeloma enak cilj – ostati na listi in prejemati novice. S tem da lahko s klikom na moder gumb, ki je bolj opazen, prejemate še več novic, kot pa če bi izbrali belega. Na ta način zavedejo ljudi, da kliknejo na moder gumb in se tako prijavijo še na nekaj dodatnih seznamov.

 

3. Pošlite nam povratni email, da podajate soglasje za pošiljanje – Še en primer, ki ga vsekakor ne vzemite za svojega. Pri podjetju Abrecco team so si način za pridobivanje soglasij zelo otežili – od prejemnikov pričakujejo, da jim bodo soglasje poslali po mailu, kot odgovor na to sporočilo. V današnjem času pa vsekakor obstaja enostavnejši sistem za pridobivanje soglasij, kot ta.


 

6. Ne uporabljajte kompliciranih obrazcev za soglasja ampak vprašajte za čim manj podatkov

Če obrazec za soglasja vsebuje preveč vnosnih polj in dodatnega teksta, je verjetnost manjša, da bo prejemnik soglasje podal. Preveč vsebine ljudi zmede in jih le odvrne od tega, da se lotijo izpolnjevanja.

Za vsako dodatno dejanje, ki ga zahtevate od prejemnika, se verjetnost, do bo prejemnik dokončal proces, zmanjša. S tem pa se seveda zmanjša tudi število prejemnikov, ki vam bodo dali soglasje.

Primer, kako naj obrazec NE izgleda:

 

Še en primer:

 

7. Ne zahtevajte dodatnih podatkov ampak le tiste, ki jih dejansko potrebujete

Od prejemnikov poskušajte pridobiti čim manj podatkov oziroma le tiste, ki jih potrebujete za uspešno izvajanje vaših marketinških kampanj. Če zbirate le soglasja za namen pošiljanja, naj bo to edina stvar, ki jo morajo vaši prejemniki potrditi – klikniti na gumb ali obkljukati prazno polje.

Zbiranje podatkov “na zalogo” po GDPR-ju ni dovoljeno – vedno se lahko zbira le minimalni smiselni nabor za izvajanje namena.

Primer, kako naj obrazec NE izgleda:

Kje začeti

Pomembno je, da kampanjo za pridobivanje soglasij obstoječih prejemnikov zastavite premišljeno, saj je od tega odvisna širina dometa vaših email marketing kampanj.

Vsekakor pa morate poskrbeti, da je platforma, ki jo uporabljate za zbiranje soglasij, 100% kompatibilna z GDPR in da imate na voljo vse potrebne funkcionalnosti, da bo na koncu “preživel” kar največji možni del vaše adreme.

Vabimo vas, da za ta namen brezplačno preizkusite SqualoMail.

Želim pričeti z zbiranjem soglasij