Psihologija emaila – zakaj se nikakor ne moremo upreti nenehnemu pregledovanju svojega e-poštnega predala?

Čas branja: 09 minut

 

Mislite, da je email mrtev? Zakaj pa potem še vedno vsakih nekaj minut pogledate v svoj e-poštni predal, če je v njem kaj novega? In zakaj vsak nov email nemudoma preberete? Očitno email le ni tako mrtev, kot smo si morda mislili … Tudi raziskave podpirajo to, kar ste verjetno opazili še sami: na e-pošto se odzovemo neverjetno hitro, poleg tega pa nam vzame veliko našega časa.

Oglejte si Video podcast

Članek je na voljo tudi kot Video podcast. Oglejte si ga.

Ena od raziskav je tako denimo pokazala, da svoj e-poštni nabiralnik samo tekom povprečnega delovnika pogledamo kar 74-krat. Tega se seveda ne zavedamo: v drugi raziskavi so skupino ljudi namreč vprašali, kako pogosto pogledajo svojo e-pošto. Odgovorili so, da vsakih 15 minut, a raziskava je pokazala, da to v resnici storijo vsakih pet minut.

Še dve zanimivi statistiki: ko dobimo novo sporočilo, ga povprečno odpremo v roku ene minute in 45 sekund. A to je le povprečje; na veliko večino, kar 70 % sporočil, se odzovemo že v roku šestih sekund. Noro hitro, kajne?

Če ste torej doslej živeli v prepričanju, da email dandanes ni več najboljša izbira za komunikacijo s strankami, vam bomo pokazali, da se motite. Email je namreč še kako uporabna reč, saj z njim zlahka dosežemo prejemnike – in ti se le stežka uprejo temu, da bi e-poštno sporočilo odprli.

In zakaj svojega emaila nikakor ne moremo pustiti pri miru?

Vemo torej, da v svojem e-poštnem nabiralniku preživimo ogromno časa, lahko bi celo rekli, da odločno preveč. Vemo tudi, da velika večina sporočil, ki jih prejmemo, sploh ni tako zelo pomembnih oziroma nujnih. Ena od raziskav je namreč pokazala, da le 11 % e-poštnih sporočil nemudoma zahteva našo pozornost – kar 89 % sporočil pa lahko torej brez posebne škode počaka.

A obstaja šest dejavnikov, zaradi katerih to nikakor ni tako enostavno.

1. V našem e-poštnem nabiralniku se občasno znajde kaj zares zanimivega

E-pošta dandanes je – priznajmo si – večinoma nezaželena. Obvestila, ki nas ne zanimajo, informacije, za katere nismo nikoli prosili, reklame, ki nam gredo na živce, in občasen zmeden mail našega šefa, ki ga raje ne bi prejeli. A včasih se med sporočili znajde tudi kak skrit dragulj, zaradi katerega je resnično vredno imeti e-poštni naslov.

Sporočilo starega prijatelja, s katerim smo že pred leti izgubili stik, nagrada v nagradni igri, na katero smo že povsem pozabili, ali pa strašno smešen video z mačkami, ob katerem bi se lahko krohotali ure in ure. Ali pa seveda sporočilo nigerijskega princa, ki bi nam rad podaril nekaj milijonov ameriških dolarjev. Vse to so razlogi, da je vredno odpreti naš email predal – in ker nas skrbi, da bi kaj od naštetega zamudili, pač nenehno klikamo na gumb »osveži«.

2. Naš email je res zlahka dostopen

Se spomnite dobrih starih časov, ko ste morali za dostop do e-pošte najprej prižgati svoj namizni računalnik (že to je trajalo kar nekaj minut), se povezati z internetom (še prej pa seveda vtipkati strašno dolgo in zapleteno geslo), nekaj minut poslušati čudne zvoke, ko pa se je povezava končno vzpostavila, pa po nekaj minut čakati, da se je naložila posamezna spletna stran.

Tudi za dostop do e-pošte ste morali vtipkati geslo, nato znova malce počakati, klikniti na vsako sporočilo in spet malce počakati … No, saj razumete, kajne? Vse skupaj je res trajalo strašno dolgo …

In danes? Enkrat tapnete, dvakrat potegnete in v treh sekundah ste odprli svoj nabiralnik, v še dveh nadaljnjih sekundah pa pregledali sporočila. Tehnologija je res napredovala, zato nam je email tako zlahka dostopen, da se nam zdi, da bi bil skoraj greh, če ga ne bi pogledali.

3. Ljudje imamo raje, če so naši opravki dokončani in obkljukani

In pri emailu je to zelo enostavno. Vsakič, ko opravimo s sporočilom v svojem nabiralniku, se počutimo, kot da smo dokončali pomemben opravek. Ni važno, če na email odgovorimo, ga arhiviramo, morda celo izbrišemo ali pa le preberemo in pozabimo – uspešno smo obkljukali še en opravek na svojem seznamu opravil.

To je tudi razlog, zakaj nam poln poštni predal povzroča toliko nelagodja. Nenehno nas namreč opominja, da imamo še vedno nedokončano delo – zato se ne moremo umiriti, dokler številka neprebranih emailov na vrhu našega nabiralnika ne kaže ničle.

In zakaj smo tako vestni pri neprebranih e-poštnih sporočilih, pri drugih opravkih pa malo manj? Zagotovo se že kak teden lotevate menjave žarnice, ki je pregorela, tudi pipo v kopalnici bi morali zamenjati že pred kakim mesecem, da sploh ne omenjamo, da se že skoraj pol leta spravljate k temu, da končno pospravite omaro v predsobi.

Skrivnost je v tem, da so ti opravki težji in zahtevajo več časa, email pa je preprost, poleg tega pa lahko z e-poštnim sporočilom opravite v nekaj sekundah oziroma največ minutah, zato z majhnim vložkom časa in truda zlahka dosežemo tisti prijeten občutek, da smo uspešno obkljukali pomemben opravek.

4. Email nam omogoča, da zlahka napredujemo in dosegamo vidne rezultate

Že pri prejšnji točki smo omenili, da nam email omogoča, da z minimalnim vloženim trudom dosežemo občutek, da smo opravili nekaj pomembnega. A email ima še eno pomembno prednost: napredek, ki smo ga naredili, je viden takoj. Če nam uspe število neprebranih e-poštnih sporočil znižati s 50 na 0, je to merljiv dosežek, ki nam takoj da občutek, da smo naredili veliko.

To je pomembno, saj se nam ob tem zdi, da smo pri svojem delu uspešni. Uspeh pa je pomemben motivator, ki nam daje zagon tudi za nadaljnje delo.

A dejstvo je, da je ta občutek uspešnosti lahko zelo varljiv. S tem, da smo izpraznili e-poštni predal, smo morda dosegli merljive rezultate, a prav veliko dela verjetno nismo opravili. Po drugi strani pa je delo na velikih projektih, ki morda ni takoj opazno, lahko vredno precej več – a kaj, ko nam ne prinaša tistega takojšnega občutka zadovoljstva po dobro opravljenem delu.

5. Emaile dojemamo drugače kot druge oblike komunikacije

Email se močno razlikuje od osebne komunikacije, pa tudi od komunikacije denimo po telefonu. Na nek način se razlikuje tudi od komunikacije po kratkih sporočilih ali različnih aplikacijah za sporočanje: čeprav vse te oblike komunikacije temeljijo na pisnem sporočanju, pa so kratka sporočila in aplikacije precej bolj neformalna oblika, ki jo zato dojemamo kot bolj sproščeno, obenem pa nam uporaba različnih emojijev omogoča, da učinkoviteje izrazimo svoje čustva.

Email je drugačen, je bolj uraden in nekoliko bolj resen. Človeška bitja pa smo nagnjena, da najprej pomislimo na negativno možnost, ne pa na pozitivno. To pomeni, da pozitivna sporočila, prejeta po emailu, dojemamo kot nevtralna, nevtralna pa pogosto kot negativna – čeprav to morda v resnici niso.

To je eden od razlogov, zakaj v svojih e-poštnih nabiralnikih preživimo toliko časa – skušamo namreč razvozlati skriti pomen za besedami pošiljatelja. Zakaj je jezen/jezna name? Kaj sem storil/a narobe? Kako naj odgovorim na to sporočilo?

Pomembno je torej, da se zavedamo, da e-poštna sporočila hitro delujejo jezno in odrezavo, čeprav v resnici niso tako mišljena. Ko torej preberete sporočilo, ki je bilo namenjeno vam, se opomnite, da je email pač po naravi nekoliko bolj hladen, in ne porabite več časa, kot je nujno potrebno, za razvozlavanje vsega, kar bi lahko bilo napisano med vrsticami – pa morda sploh ni.

6. Email nam daje občutek, da moramo odgovoriti

Če prejmemo e-poštno sporočilo, imamo (v večini primerov) občutek, da moramo nanj odgovoriti. To je tudi vzrok nenehnega stresa in nenehnega pregledovanja e-poštnega nabiralnika: občutek imamo, da smo nevljudni, če se na e-pošto ne odzovemo.

A kaj to pomeni v praksi? Nekdo nam pošlje sporočilo, mi nanj odgovorimo, prejemnik se nam zahvali, mi odgovorimo, da je že v redu … in to lahko traja in traja, obenem pa za to izgubimo ogromno dragocenega časa. Obenem je tu še časovni pritisk; ker je vsem jasno, da email na naš naslov prileti v isti sekundi, velja za nesprejemljivo, če nanj ne odgovorimo takoj. Verjetno se tudi vam dogaja, da večino sporočil začenjate s stavkom »Se opravičujem za pozen odgovor …«.

Ko enkrat v glavi preklopite in se prepričate, da ni življenjsko nujno, da na vsak email odgovorite takoj, predvsem pa, da vsako sporočilo ne zahteva vašega odgovora oziroma odziva, bo vaše življenje postalo precej lažje in občutno manj stresno, obenem pa boste precej manj časa zapravili za pregledovanje svojega nabiralnika.

Zdaj torej vemo, zakaj nas email drži v šahu – in tudi to, zakaj to slabo vpliva na naše življenje. A dejstvo je, da je email medij, ki je in bo ostal pomemben v naši vsakdanji komunikaciji, zato bomo morali poiskati način, da z njim živimo – in to tako, da nam prinaša kar najmanj stresa in tesnobe.

Kako lahko poskrbimo, da nam e-pošta ne povzroča stresa in stisk?

1. Izklopimo obvestila

Izjemno enostavno, a obenem izjemno učinkovito. Če ob vsakem novem e-poštnem sporočilu ne boste dobili obvestila, ne boste vsakič čutili potrebe, da e-pošto takoj preberete in nanjo odreagirate. Brez skrbi, prav nič strašno pomembnega ne boste zamudili – če bo kje gorela voda, vas bodo zagotovo poklicali po telefonu ali pa vam poslali SMS.

2. Določimo čas v dnevu, ko bomo pregledali e-poštna sporočila

Če imate navado, da nenehno pregledujete svoj e-poštni nabiralnik in s tem prekinjate delo, verjetno niste najbolj produktivni. Predlagamo vam, da določite poseben čas v dnevu, ko boste pregledali sporočila in nanje odgovorili. Odločite se, da si boste denimo ob 10. in ob 14. uri vzeli pol ure časa, da pregledate svoj nabiralnik, odgovorite na sporočila, preostali čas pa boste namenili delu.

3. O svoji novi navadi obvestimo svoje najbližje oziroma nastavimo avtomatski odgovor

Če vas email pogosto spravlja v stisko, vam bo verjetno veliko težav povzročalo dejstvo, da na e-poštna sporočila ne odgovarjate v istem trenutku, ko jih dobite. Brez skrbi, najlažje bo, če ljudi o tem obvestite. Tistim, ki so vam najbližje, lahko to sporočite kar osebno, za vse ostale pa lahko v prvih tednih pripravite avtomatski odgovor, ki jih obvešča o vaši novi navadi.

V njem na kratko zapišite, da zaradi večje produktivnosti uvajate nove navade in da e-poštna sporočila po novem pregledujete dvakrat na dan. Tako bodo vedeli, zakaj jim nekaj časa ne boste odgovorili, obenem pa bodo vedeli tudi, da vas v primeru, da je zadeva nujna, raje pokličejo.

4. Znižajmo pričakovanja ljudi, s katerimi si pošiljamo e-pošto

Če ugotovite, da preprosto nimate časa, da bi odgovorili na sporočilo, ki zahteva odziv, lahko stres zmanjšate tudi tako, da nanj na kratko odgovorite in prejemnika obvestite, da mu boste podrobneje odgovorili kasneje. Denimo: »Pozdravljena Helena, hvala za tvoje sporočilo. Ta teden sem zelo zasedena, zato se bom tvojemu sporočilu lahko posvetila naslednji teden, predvidoma ti odgovorim v ponedeljek popoldne.«

S tem boste znižali pričakovanja, zmanjšali svoj stres in učinkovito poskrbeli, da vam neodgovorjena e-pošta ne bo povzročala neprespanih noči.

5. Zaprimo zavihek z e-pošto oziroma odstranimo/blokiramo aplikacijo na pametnem telefonu

Če vam je email nabiralnik nenehno na voljo, ga boste verjetno nenehno pregledovali – če pa se boste morali zanj malce bolj potruditi, pa se boste verjetno redkeje lotili tega podviga. Predlagamo vam, da zaprete zavihek, v katerem imate odprt email predal, seveda pa se pred tem še izpišite iz računa, na pametnem telefonu pa aplikacijo za branje e-pošte odstranite ali vsaj blokirajte.

Zdaj boste vsakič, ko boste hoteli pogledali email, morali najprej opraviti cel kup korakov, kar bo zagotovo poskrbelo, da se boste tega lotili redkeje.

6. Uporabimo prednastavljene odgovore

Nekateri ponudniki e-poštnih storitev, med njimi je denimo Gmail, vam ponujajo možnost prednastavljenih odgovorov, v številnih drugih pa si lahko takšne odgovore ustvarite sami. Se spomnite, ko smo pri eni od točk govorili o tem, da lahko zahvaljevanje in odgovarjanje na zahvaljevanje po e-pošti traja celo večnost?

S tem orodjem ta čas zlahka občutno skrajšate. Če imate občutek, da se na neko sporočilo pač morate odzvati, čeprav je v resnici že vse dogovorjeno, preprosto kliknite na enega od prednastavljenih odgovorov in v nekaj sekundah odpošljite odgovor.

7. Poiščimo si kakšno boljšo zabavo

Kako pogosto se vam dogaja, da po emailu brskate, ker ne veste, kaj bi drugega počeli? Pregledovanje e-poštnih sporočil res ni najbolj prijeten način za preganjanje dolgčasa – je pa zagotovo eden od najbolj priročnih.

Ko se naslednjič zalotite, da visite v svojem e-poštnem predalu, ker ne veste, kaj bi sami s seboj, se lotite česa drugega. Česa? Česarkoli – seveda bo najbolje, da se lotite kakšnega zanimivega hobija, a tudi pomivanje posode, delanje počepov ali dremanje bo boljša izbira kot pa prebiranje emailov.

8. Če nam nekdo ne odgovori na sporočilo, ne pomislimo takoj na najslabše

Včasih se zgodi, da vam nekdo ne odgovori na e-poštno sporočilo – a nikakor ni nujno, da to pomeni kaj slabega. Morda je oseba vaše sporočilo spregledala, morda je nanj pozabila, morda ima ogromno dela in preprosto nima časa – le malo verjetno je, da vam ne odgovori zato, ker ima nekaj proti vam.

Ko se znajdete v takšni situaciji in vas začnejo obhajati negativne misli, najprej pomislite: kako pogosto se je tudi vam zgodilo, da niste odgovorili na e-poštno sporočilo? In kakšen je bil vzrok? Povsem nedolžen, kajne? In kako pogosto se je zgodilo, da vam nekdo ni odgovoril na sporočilo, na koncu pa se je vse dobro izteklo? V večini primerov je bilo tako, kajne? Kmalu boste ugotovili, da ni razloga za skrb.

Za konec

Email torej nikakor ni mrtev – še kako živ je in povzroča nam več stresa kot kadarkoli poprej. Tehnologija je hecna reč, močno nam olajša življenje, obenem pa ga lahko tudi močno oteži – a le, če ji to pustimo.

Pomembno je torej, da razvijemo učinkovita orodja, s pomočjo katerih se lahko upremo slabim platem modernih tehnologij, obenem pa uživamo v prednostih. Bodimo iskreni: email je medij, ki prinaša številne prednosti, in če bomo znali omiliti njegove slabosti, smo na dobri poti, da kar najbolj izkoristimo njegov potencial.

 

Izkorsitite vse prednosti, ki jih ponuja email marketing, s pomočjo aplikacije SqualoMail. Testirajte še danes!

Želim preizkusiti SqualoMail!

 

Sorodne novice