Zbiranje soglasij obstoječih prejemnikov

Podajamo vam navodila v 5. korakih, kako uredite in zbirate soglasja obstoječih prejemnikov v SqualoMail aplikaciji:

1. korak: Uredite soglasja – določite, s čim vaši prejemniki soglašajo

Najprej je potrebno razlikovati med soglasjem za pošiljanje newsletterjev in med soglasjem za zbiranje dodatnih podatkov (IP naslov, lokacija, naprava, brskalnik) ter posledično profiliranjem. SqualoMail omogoča namreč zbiranje obojega, GDPR pa zahteva LOČENA soglasja za vsak NAMEN posebej.

Obvezno je, da od vaših prejemnikov (obstoječih in novih) pridobite soglasje za namen pošiljanja, ni pa nujno, da pridobite tudi soglasje za profiliranje.

Vsa soglasja ustvarite v aplikaciji SqualoMail, kjer se tudi avtomatsko beležijo, po želji pa lahko soglasja beležite tudi preko svoje spletne strani. Navodila, kako to storite si lahko preberete tukaj.

Navodila, kako uredite soglasje za namen pošiljanja e-novic:

  1. Področje, kjer uredite soglasja se nahaja v GDPR čarovniku. V glavnem meniju izberite opcijo Nastavitve > Skladnost z GDPR.
  2. Pojdite na 5. korakSOGLASJA.
  3. Prikažeta se vam dva zavihka – v prvem urejate Soglasje za pošiljanje, v drugem Soglasje za profiliranje.
  4. Izberite torej zavihek SOGLASJE ZA POŠILJANJE:
    1. V spustnem meniju izberite jezik, v katerem boste zapisali besedilo. Da se bo prejemniku prikazalo soglasje v tem jeziku pa uredite v nastavitvah newsletterja (za obstoječe prejemnike) oziroma pri urejanju polj na prijavnem obrazcu (za nove prejemnike), kje prav tako izberete jezik.
    2. Vnesite osnovni tekst soglasja, ki bo prikazan vašim prejemnikom poleg kljukice za soglasje in s katerim se bodo strinjali, na primer »Strinjam se z obdelavo podatkov za namene pošiljanja e-novic«. Predlagamo vam, da vpišete nekaj, kar bo vaše prejemnike pritegnilo tako, da bodo videli v tem dodano vrednost zase.
      Za slovenski jezik vam je že na voljo privzeti tekst, ki pa ga lahko seveda dopolnite ali spremenite.
    3. Nato vnesite še podrobno obrazložitev soglasja, ki bo dosegljiva s klikom na povezavo poleg osnovnega teksta soglasja in se bo prikazala v modalnem oknu. Vsebuje naj vse, kar zahteva GDPR, na primer:
      • KATERI PODATKI SE ZBIRAJO – tukaj navedite tudi tiste že jasne (email, ime, ipd.), saj se bo to zapisalo v revizijsko sled in bo na voljo tudi po tem, ko boste obrazce/tekste spremenili oziroma zbirali druge podatke.
      • KAKŠEN JE NAMEN ZBIRANJA – to je najpomembnejši del. Jasno opredelite, kaj boste s temi podatki počeli in zakaj jih zbirate. Na primer za namen pošiljanja e-novic.
      • KOLIKO ČASA BOSTE PODATKE ZADRŽEVALI.
      • KJE LAHKO PREJEMNIK SOGLASJA PREKLIČE – preko povezave {consent}{/consent}, ki jo vstavite v newsletter, lahko prejemnik dostopa do strani, kjer ima pregled nad vsemi soglasji. Tam lahko obkljuka, s katerim soglasjem se strinja ali ne. V kratkem bomo pripravili tudi posebno stran, kjer bo imel prejemnik poleg soglasij pregled tudi nad vsemi svojimi podatki. Tam bo lahko podal tudi zahtevek za izvoz oziroma izbris teh podatkov.
      • ALI IN S KOM BOSTE PODATKE DELILI – tukaj vam ni potrebno navesti obdelovalcev podatkov (npr. SqualoMail) ampak partnerjev, ki jih GDPR določa kot Uporabnike.
  5. Ko ste uredili besedila kliknite na gumb Shrani in Zapri.

 

2. korak: Določite prejemnike, ki vam morajo podati soglasje

Soglasja za obdelavo osebnih podatkov ne potrebujete nujno od vseh vaših prejemnikov. Prejemniki, od katerih soglasij ne potrebujete, so nedržavljani držav EU in pa generični email naslovi (info@, prodaja@, …).

Prejemniki v vaši aplikaciji so avtomatsko razdeljeni v sistemske GDPR sezname glede na to, ali od njih potrebujete soglasje ali ne. V ta namen so vam na voljo torej štirje sistemski seznami za:

  • Prejemnike, za katere morate pridobiti soglasje – Seznam [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno
    To so email naslovi fizičnih oseb.
  • Prejemnike, za katere ni potrebno pridobiti soglasja – Seznam [GDPR] Soglasje ni potrebno
    To so generični email naslovi, ki ne veljajo kot osebni podatek (info@, prodaja@, …).
  • Prejemnike, za katere ste že pridobili soglasje – Seznam [GDPR] Soglasje že pridobljeno
    Sistem vsako uro preveri, kateri prejemniki so soglasje podali in jih avtomatsko odstrani iz seznama [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno in doda na ta seznam.
  • Prejemnike, katerim morate poslati le obvestilo o posodobljeni politiki zasebnosti – Seznam [GDPR] Potrebno poslati posodobljeno politiko
    To so prejemniki, ki so se prijavili na vaš seznam preko prijavnega obrazca, pojavnega okna ali na drug način. Vsi email naslovi pridobljeni na ta način – in za namen pošiljanja newsletterjev – so tako že skladni. S tem, ko so se prijavili na e-novice so vam implicitno podali dovoljenje za pošiljanje.

V nastavitvah newsletterja boste torej izbrali seznam za pošiljanje [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno.

 

3. korak: Pripravite sporočilo za poziv k oddaji soglasja

  1. Pojdite na Kampanje > Newsletterji > Ustvari novo.
  2. Priporočamo vam, da izberete eno od naših pred-pripravljenih predlog (vrsta predloge »GDPR soglasja«), ki so ustvarjene prav za pridobivanje soglasij obstoječih prejemnikov.
    Nekaj več o tem, kako vsebinsko pripraviti sporočilo, pa si lahko preberete v tem članku: 6 korakov (in 6 primerov sporočil) za uspešno pridobitev GDPR soglasij obstoječih prejemnikov
  3. V Drag & Drop urejevalniku nato dopolnite predlogo s svojim tekstom ter slikami, ter vstavite eno izmed naslednjih povezav, preko katere vam bodo prejemniki podali soglasje:
    • {consent}{/consent}– s klikom na to povezavo bo prejemnik dostopal do strani s soglasji, kjer bo obkljukal, s katerimi soglasji se strinja.
    • {autoconsent}{/autoconsent}– s klikom na to povezavo bo prejemnik avtomatsko podal soglasje za pošiljanje, brez da bi ga moral obkljukati na strani za GDPR soglasja.
  4. Ko ste uredili vsebino sporočila kliknite na Shrani in nadaljuj.
  5. V nastavitvah newsletterja nato določite:
    1. Zadevo sporočila.
    2. Jezik, v katerem se bodo prikazala soglasja.
    3. Sezname, na katere boste sporočilo poslali (v zavihku Seznami) – izberite seznam [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno.
    4. Pošiljatelja (v zavihku Pošiljatelj).
  6. Ko ste uredili vse nastavitve kliknite na Predogled/Pošlji, kjer sporočilo pred pošiljanjem še testirajte.

 

Tukaj si preberite navodila, kako dodati povezavo v tekst, gumb ali sliko:

Kako dodati povezavo v tekst:

  1. Označite besedilo.
  2. V enostavnem urejevalniku besedila kliknite na znak za povezavo.
  3. Izberite vrsto povezave URL, protokol <drugo>, v URL polje vstavite {consent}{/consent}.
  4. Kliknite na gumb V redu.

Kako dodati povezavo v gumb:

  1. Kliknite na gumb v predlogi.
  2. V urejevalniku desno v področju Stil nastavite:
    Tip povezave Povezava, protokol <drugo>, v URL polje vstavite {consent}{/consent}.

Kako dodate povezavo v sliko:

  1. Kliknite na sliko v predlogi.
  2. V urejevalniku desno nastavite povezavo:
    Tip povezave Povezava, protokol <drugo>, v URL polje vstavite {consent}{/consent}.

 

4. korak: Testirajte sporočilo in ga pošljite prejemnikom

Pred končnim pošiljanjem nujno preverite, ali ste vse povezave v sporočilo vstavili pravilno in ali sporočilo izgleda tako, kot bi moralo:

  1. V nastavitvah newsletterja kliknite na Predogled/Pošlji in si pošljite testno sporočilo na vaš email naslov.
  2. V sporočilu podajte soglasje za pošiljanje.
  3. Nato preverite v aplikaciji za vaš email naslov, ali se je soglasje pravilno zabeležilo. To preverite v prejemnikovem profilu, v segmentu GDPR soglasja.
  4. Če se je soglasje pravilno zapisalo sporočilo pošljite izbranim prejemnikom.
    (Seznam, na katerega boste sporočilo poslali ste že izbrali v nastavitvah newsletterja. Če tega niste storili izberite gumb Uredi in v zavihku Seznami izberite torej seznam [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno.)
  5. Kliknite na gumb Pošlji (z urico) in nastavite datum in uro pošiljanja ter ponovno kliknite na Pošlji.
Da bo zbiranje soglasij obstoječih prejemnikov kar najbolj učinkovito, smo za vas pripravili nekaj primerov dobrih praks priprave tovrstnih sporočil in strategije pošiljanja. Pred končnim pošiljanjem vam vsekakor priporočamo, da si preberete ta članek: 6 korakov (in 6 primerov sporočil) za uspešno pridobitev GDPR soglasij obstoječih prejemnikov.

 

5. korak: Preglejte, kateri prejemniki so vam podali soglasje

Kateri prejemniki so vam podali soglasje za pošiljanje lahko preverite na tri načine:

  • Za posameznega prejemnika – v prejemnikovem profilu:
    Pojdite na Vsi prejemniki > klik na email naslov > sklop GDPR soglasja.
  • Za vse prejemnike – s Filtri nad prejemniki:
    Pojdite na Filtri nad prejemniki >
    Pogoj: Prejemnikovi atributi > gdpr_can_send > = > 1
  • Za vse prejemnike – prijava na seznam [GDPR] Soglasje že pridobljeno.