E-poštno sporočanje na delovnem mestu

Čas branja: 09 minut

 

Že v prejšnjih člankih smo ugotovili, da email še zdaleč ni mrtev in da tudi dandanes igra še kako pomembno vlogo pri naši vsakdanji komunikaciji. A govorili smo predvsem o email marketingu. Danes bomo pogledali na elektronsko pošto še z druge strani: kako pomemben je email pri interni komunikaciji znotraj organizacij.

Vsi namreč vemo, da za e-pošto porabimo ogromno časa – lahko bi celo rekli, da veliko preveč. V prejšnjem članku smo se dotaknili dejstva, da povprečen zaposleni zelo velik del svojega delovnega dne posveti svojemu e-poštnemu predalu, kar je, v kombinaciji z dejstvom, da ogromno sporočil sploh ni tako zelo nujnih, izjemno neproduktivno.

Če si torej želite izboljšati svojo komunikacijo v okviru e-poštnega sporočanja ter v svoji organizaciji narediti korak naprej in vsem zaposlenim prihraniti kar nekaj dragocenega časa, smo za vas pripravili nekaj izjemno uporabnih trikov za kar najbolj učinkovito e-poštno sporočanje na delovnem mestu. A začnimo na začetku …

1. Email še vedno ostaja glavno komunikacijsko orodje v večini organizacij

Sestanki igrajo pomembno vlogo, nove tehnologije osvajajo svet in se pogosto znajdejo tudi v podjetjih, a kralj komunikacije v večini organizacij še vedno ostaja email. Kar pomislite, kako se dogovorite za večino stvari v vašem podjetju? Tako je, prek e-pošte!

To potrjujejo tudi statistike. Povprečen uporabnik v službi prejme in pošlje okoli 110 sporočil dnevno. Jih vi pošljete precej manj? Tudi drugi jih: od teh 110 sporočil jih je namreč povprečno kar 75 prejetih. A brez skrbi, ni vam treba prebrati vseh: povprečno 62 je dejansko uporabnih, 13 pa jih spada pod neželeno pošto.

A če torej povprečno pošljemo le okoli 35 sporočil, prejmemo pa jih okoli 75, kje nastane ta razlika? No, seveda je dejstvo, da nekateri pošljejo precej več kot le 35 sporočil (imate tudi vi najraje sodelavce, ki nenehno pošiljajo sporočila, ki v resnici niso nujno potrebna?), kar nekaj sporočil je namenjenih več kot le enemu samemu prejemniku (nekateri pač uživajo v tem, da v polje CC dodajo skoraj vse ljudi v podjetju), precej velik delež pa odpade tudi na interne newsletterje.

Newsletter znotraj organizacije?

Da! Newsletter namreč postaja vse bolj priljubljen tudi v interni komunikaciji, ne le pri komunikaciji s strankami. Prva prednost je, da gre za kanal, ki že obstaja (skoraj zagotovo imajo vsi v vaši organizaciji že svoj službeni email), poleg tega pa vsi prejemniki svoj e-poštni nabiralnik redno pregledujejo – ali pa bi ga vsaj morali. Še ena prednost je, da lahko v email vključite najrazličnejše oblike vsebine, kot so besedila, slike, videi in podobno, poleg tega pa vam redno komuniciranje preko newsletterja omogoča transparentno in jasno obveščanje vseh zaposlenih v vaši organizaciji.

Če bodo vaši zaposleni na tekočem z dogajanjem znotraj vaše organizacije, bodo mnogo lažje in učinkoviteje sledili skupnemu cilju. Pomembno je tudi, da jih s pomočjo newsletterja lahko obveščate o novih trendih in napredkih v vaši panogi ter jih tako izobražujete, da bodo lahko svoje delo opravljali še bolje.

Še ena izjemna prednost internega newsletterja je, da boste točno vedeli, koliko zaposlenih je sporočilo odprlo in koliko pozornosti so mu posvetili. Zlahka boste ugotovili tudi, katere teme jih najbolj zanimajo, zato boste lahko v prihodnje zaposlenim ponudili še boljše, še bolj relevantne vsebine.

2. Pa ljudje res še vedno prebirajo emaile?

Seveda. Še več, številni od njih celo svoj osebni e-poštni naslov uporabljajo v službene namene. Kaj to pomeni? Da svoj zasebni email uporabljajo za prebiranje poslovnih zadev, poleg tega pa s svojega naslova tudi pošiljajo poslovno e-pošto.

Raziskave kažejo, da 4 od 10 ljudi svoj osebni e-naslov uporabljajo za poslovne namene. Kar 16 % ljudi poslovno e-pošto prepošilja tudi na svoj osebni email. V obeh kategorijah močno vodijo moški: kar 42 % moških svoj osebni e-naslov uporablja za poslovne namene (takšnih žensk je le 34 %) in kar 21 % moških poslovno e-pošto prepošilja tudi na svoj osebni email (pri ženskah ta odstotek znaša 15 %).

Spol ni edini faktor, ki igra pomembno vlogo, pač pa je zanimiv tudi vpliv starosti. Svojo osebno e-pošto za poslovne namene najpogosteje uporabljajo najmlajši in najstarejši: v starostni skupini 18 – 24 let je takšnih kar 62 %, v starostni skupini 25 – 34 let 46 %, v starostni skupini 65+ pa 41 %. V vmesnih starostnih skupinah, od 35 do 64 let, se delež giblje od 23 do 33 %.

Email torej ni samo izjemno priljubljen, pač pa v večini primerov tudi dopustimo, da poslovna e-pošta vdira v naše zasebno življenje – še več, tja jo z veseljem spustimo kar sami. Čeprav to zaradi več razlogov ni nujno dobra reč, pa po drugi strani jasno kaže na to, da je email izjemno pomemben medij, ki bi mu morali tudi znotraj vaše organizacije nameniti pozornost, ki si jo zasluži.

3. In kako lahko e-poštno sporočanje znotraj vaše organizacije še izboljšate?

Zdaj, ko torej veste, kako pomembna je dobra in učinkovita e-poštna komunikacija znotraj vaše organizacije, si oglejmo še, kako jo lahko izboljšate.

1. Naj naslov emaila pove vse, kar mora povedati

Ugotovili smo že, da na dan prejmemo kup e-poštnih sporočil – nekatera so seveda pomembna, številna druga pa ne. Spet tretja so morda zelo pomembna, a ne v točno tistem trenutku. Pomembno je, da lahko prejemnik že iz naslova emaila razbere, za katero kategorijo gre.

Če boste v naslov denimo napisali »Živjo!« ali »Vprašanje«, se naslovniku žal ne bo niti sanjalo, kaj želite, zato bo moral sporočilo odpreti, s tem pa bo morda izgubil dragoceni čas med nujnim delom – vi pa ste mu želeli le sporočiti, da je v tiskalniku zmanjkalo papirja, zato ste naročili novega. In še druga stran: morda je v vašem emailu kakšna zelo pomembna informacija, ki pa bo zaradi slabo izbranega naslova spregledana.

Pri pisanju naslova emaila bodite torej jasni in konkretni. »Podatki za poročilo za 2019 za oddelek nabave« ali »Vabilo na sestanek v torek, 15. 6. 2020« sta primera dobrih naslovov, ki povesta vse, kar je treba povedati.

2. Previdno izbirajte svoje besede

Pri pisni komunikaciji se hitro zgodi, da besede delujejo precej bolj ostro, kot pa so bile v resnici mišljene. Če dodamo še dejstvo, da se nam pri pisanju emailov pogosto mudi, lahko to pomeni, da naše sporočilo deluje precej neprijazno, čeprav to nikakor ni bil naš namen.

Pri pisanju sporočil bodite torej prijazni, če pa morate obdelati kakšno bolj občutljivo temo, pa bo morda vseeno bolje, če uporabite telefon. Email je sicer izvrstno orodje, ki pa žal ni primerno za čisto vse situacije.

3. Napišite, nato pa uredite

Že res, da ne pišete eseja ali strokovnega članka, a če boste poslali sporočilo brez repa in glave, polno zatipkov in slovničnih napak, vas nihče ne bo jemal resno. Ne glede na to, kako zelo zaposleni ste in kako zelo se vam mudi – smiselno sestavljeno in slovnično pravilno e-poštno sporočilo je osnova dobre in profesionalne komunikacije, zato brez tega nikakor ne bo šlo.

4. V mislih imejte dejstvo, da je tudi čas prejemnika dragocen

Kako se počutite, ko dobite dolgo sporočilo, v katerem pošiljatelj na dolgo in široko razlaga nekaj, kar bi vam lahko povedal v stavku ali dveh? Precej nejevoljno, kajne? No, enako velja tudi za ljudi, ki jim sporočila pošiljate vi.

Ko torej pišete email, upoštevajte, da so tudi naslovniki morda v stiski s časom in da bi radi čim prej izvedeli bistvo vašega sporočila, zato poskrbite, da se bo to tudi zgodilo.

5. Bodite previdni pri uporabi emojijev

Emojiji so dandanes zelo priljubljeni pri komunikaciji, predvsem v kratkih sporočilih in v aplikacijah za sporočanje, a to še ne pomeni, da so sprejemljivi tudi v poslovni e-poštni komunikaciji. Če pišete sodelavcu, s katerim ste si tudi sicer blizu, sicer ne bo nič narobe, če dodate kak emoji (a vedno imejte v mislih, da bo vaše sporočilo morda poslal še komu drugemu), v vseh ostalih primerih pa bo morda bolje, če se emojijem izognete.

Morda se vam zdi, da z njimi sprostite ozračje in delujete bolj prijazni, a to žal ne drži. Raziskave so denimo pokazale, da se nam ljudje, ki pošiljajo veliko emojijev, zdijo manj sposobni, ne pa tudi bolj prijazni.

6. Ne pozabite na priponko

Kako pogosto se vam je zgodilo, da ste prejeli sporočilo, v katerem je pošiljatelj napisal, da vam v priponki pošilja dokument – priponke pa ni bilo. To seveda ni hud greh, a dejstvo je, da na ta način izgubimo veliko dragocenega časa. Najprej si morate vi vzeti čas, da pošiljatelju sporočite, da priponke ni bilo, nato pa si mora on ponovno vzeti čas, da poišče priponko in vam jo pošlje.

Pozorni bodite tudi na število in velikost priponk. Če pošiljate cel kup dokumentov, bo bolje, če jih združite v eno samo stisnjeno mapo, ki jo bo prejemnik lažje shranil, če pa pošiljate večjo priponko, pa jo morda raje pošljite v obliki povezave na enega od oblačnih servisov za shranjevanje podatkov, da prejemniku ne zavzamete preveč prostora v e-poštnem nabiralniku.

In še tole: če vključujete priponko, prejemnika na to opozorite tudi v sporočilu, saj se drugače kaj hitro lahko zgodi, da jo spregleda.

7. Posvetite nekaj pozornosti končnemu pozdravu

Lep pozdrav je seveda popolnoma sprejemljiv način, da se poslovite od naslovnika, a če boste poslavljanju posvetili malce več pozornosti, ne bo prav nič škodilo. Če naslovnika za nekaj prosite, bi bilo lepo, če se mu na koncu zahvalite, če pa gre za drugo vsebino, pa lahko prejemniku na koncu zaželite lep dan ali lep vikend.

Pri poslavljanju pazite predvsem na to, da ne boste preveč sproščeni in prijateljski (»Čao« ali »Sva na vezi« v profesionalnih emailih hitro izpade kar malce preveč sproščeno), pa tudi ne preveč zategnjeni in formalni – nenazadnje ne pišete angleški kraljici, pač pa sodelavcu.

8. Uporabite profesionalen podpis

Profesionalen podpis, ki ga vaš odjemalec avtomatsko vstavi na koncu sporočila, vam bo prihranil kar nekaj časa. Prvič zato, ker vam ne bo treba nenehno izpisovati svojega imena, drugič pa zato, ker bo prejemnik vašega emaila takoj dobil vse kontaktne podatke, ki jih potrebuje; vaš email naslov očitno torej že ima, morda pa še nima vaše telefonske številke.

Popazite tudi, da podatkov ne bo preveč. Res ni nobene potrebe, da sodelavcem pošiljate še svojo najljubšo modro misel, svojo fotografijo in povezave do vseh družabnih omrežij, na katerih imate svoj profil.

Na tej točki lahko dodamo še opombo, da naslovnikov niti malo ne zanima, s katerega telefona ste poslali svoje sporočilo, zato lahko “Sent from my iPhone« in podobna obvestila zlahka izpustite.

9. Trikrat preverite, če ste prav zapisali prejemnikovo ime

Vsi se kdaj zatipkamo, a če to storimo pri naslovnikovem imenu, je to lahko zelo neprijetno. S tem mu namreč damo občutek, da smo nepozorni in da nam je zanj vseeno. Kak zatipk se nam še posebej hitro zgodi pri tujih imenih, ki jih nismo vajeni izpisovati in ki nam jih program za preverjanje črkovanja podčrta tudi, če so zapisana pravilno, ker jih pač ne prepozna, zato nanje včasih nismo dovolj pozorni.

Previdni bodite tudi pri uporabi vzdevkov. Ne domnevajte, da naslovnik uporablja skrajšano verzijo svojega imena; če jo uporabite vseeno, je to lahko zelo neprimerno. Morda najboljši in najbolj zanesljiv način je, da ime naslovnika preprosto skopirate iz podpisa na koncu njegovega sporočila, saj tako zagotovo ne bo prišlo do napake.

10. Odgovarjajte na emaile

Morda se vam zdi, da je to samoumevno, a žal vse prepogosto ni. Pomembno je torej, da se na email odzovemo v nekem primernem času (večinoma govorimo o roku 24 ur), če pa nam to ne uspe, pa pošljemo vsaj odgovor, v katerem pojasnimo, da smo sporočilo prejeli in kdaj se mu bomo lahko posvetili. Tako bo pošiljatelj vedel, kdaj lahko pričakuje odgovor oziroma informacije, ki jih morda potrebuje od nas.

Če sporočilo ne zahteva posebnega odziva, ne bo nič narobe, če vseeno odgovorite in pošiljatelja tako obvestite, da ste sporočilo prejeli – sploh če vam v njem pošilja pomembne informacije.

11. Zavedajte se, da je včasih bolje, če emaila ne pošljete

Se vam zelo mudi in informacije potrebujete v najkrajšem možnem času? Potem sodelavca raje pokličite, saj boste tako hitreje in učinkoviteje pridobili želene podatke. Bi radi šefa prosili za povišico? Nikar o tem ne razpravljajte po emailu, pač pa se raje dogovorite za sestanek. Morate odpustiti enega od zaposlenih? Saj vemo, to je težko storiti in raje bi poslali kar e-pošto, a to žal nikakor ni primerno – pogovoriti se bosta morala v živo.

12. Preverite, če ste sporočilo poslali vsem prejemnikom

Tudi to je eden od pomembnih razlogov, zaradi katerih se podjetja odločijo za uporabo newsletterja. V teoriji seveda drži, da lahko prejemnike preprosto dodate v ustrezno polje in jim pošljete sporočilo – za to pač ne potrebujete posebnega sistema za pošiljanje newsletterja. A ker smo vsi le ljudje, ki včasih kaj pozabimo, se neredko zgodi, da katerega od prejemnikov pozabimo dodati na seznam.

To lahko seveda pripelje do nemalo zapletov. Če ljudje niso obveščeni, delo zaradi tega ostane neopravljeno, kar lahko povsem po nepotrebnem povzroči zamude pri vašem poslovanju in posledično tudi velike stroške.

In še en, morda še slabši scenarij: če prejemnike dodate ročno, se kaj hitro zgodi, da email prejme tudi naslovnik, ki mu vsebina sporočila ni namenjena. Poslovne skrivnosti tako hitro uidejo iz najožjega kroga, zato pri pošiljanju e-pošte vedno preverite, če ste izbrali prave prejemnike.

Za konec

Email je izjemno močno orodje v svetu komunikacije in čeprav se morda dobro zavedamo njegove vloge pri email marketingu, pa včasih pozabimo, da je pomemben tudi pri interni komunikaciji. Dobra in jasna komunikacija znotraj posameznega podjetja oziroma organizacije igra ključno vlogo pri poslovnem uspehu, zato je pomembno, da prav vsi, od prvega do zadnjega, obvladate osnove učinkovite rabe e-pošte.

Osnovna pravila so vam zdaj dobro znana, predlagamo pa vam, da razmislite, kaj vse bi še lahko storili, da nadgradite in kar najbolje izkoristite sistem e-pošte v vašem podjetju. Morda lahko razmislite o newsletterju, ki predstavlja eno od najbolj učinkovitih in v zadnjem času vse bolj priljubljenih orodij za interno komunikacijo.

Email je namreč enostaven in izjemno učinkovit, zato bi bilo škoda, da ne izkoristite njegovega polnega potenciala. Z nekaj preprostimi ukrepi lahko občutno izboljšate komunikacijo v podjetju, posledično pa tudi učinkovitost in uspešnost podjetja, kar je nedvomno tudi vaš najpomembnejši cilj.

 

Izkoristite potencial email sporočil in izboljšajte komunikacijo v podjetju s pomočjo sistema SqualoMail. Testirajte še danes!

Želim brezplačno preizkusiti!

 

Sorodne novice