6 korakov (in 6 primerov sporočil) za uspešno pridobitev GDPR soglasij obstoječih prejemnikov

V tem članku si lahko preberete, kakšen je najbolj učinkovit način za zbiranje in hranjenje soglasij vaših obstoječih prejemnikov in kako lahko to storite v SqualoMail aplikaciji.

Nov uredba GDPR določa, da morate pridobiti soglasja za obdelavo osebnih podatkov in profiliranje tako za tiste prejemnike, ki jih boste pridobili po 25.5.2018, kot tudi za prejemnike, katerih podatke ste pridobili pred tem datumom.

Brez danega soglasja tako po 25. maju načeloma ne boste več smeli pošiljati sporočil prejemnikom, ki so fizične osebe. Seveda pa bo po sprejetju zakona veljalo še prehodno obdobje, ki bo namenjeno pridobivanju soglasij za nazaj. Predvideva se, da bodo nadzorne institucije torej dovolile nek vmesni čas, v katerem lahko upravljavci poskrbijo za 100% skladnost.

Prav tako je tukaj lahko iz pravnega vidika vprašljiva retroaktivnost, ki jo predvideva GDPR. Glede tega bo tako še praksa pokazala kako točno postopati.

Zbiranje soglasij bo tako po 25. maju za nove prejemnike enostavno (navodila, kako to storiti v SqualoMailu), zadeva pa je lahko nekoliko otežena za obstoječe prejemnike, saj jih morate za to dodatno motivirati.

Seveda pa to ni ovira, da ne bi želeli obstoječih prejemnikov obdržati, saj je statistično gledano to vseeno bolj enostavno, kot pa pridobiti nove prejemnike.

S pridobivanjem soglasij obstoječih prejemnikov imate tudi priložnost, da prečistite vašo bazo email naslovov. Tako boste dosegali tudi boljše rezultate, izboljšali dostavljivost, se izognili mapi spam in črni listi ter seveda povečali konverzije.

Zbiranje soglasij velja torej za vse prejemnike, o katerih zbirate osebne podatke, kar pomeni za email naslove fizičnih oseb, ne pa tudi za splošne email naslove (info@, prodaja@, marketing@, …).

Preberite si torej 6 korakov, kako pridobiti soglasja za GDPR od obstoječih prejemnikov:

 

1. Korak: Izberite prejemnike, ki se nahajajo v EU

ČE POŠILJATE LE ZNOTRAJ OBMOČJA EVROPSKE UNIJE TA KORAK IZPUSTITE!

Omenjeni zakon velja le za območje Evropske unije, zato morate vašo adremo najprej ločiti na prejemnike, ki se nahajajo v EU in ostale prejemnike.

Če imate dodatne podatke o prejemnikih (na primer naslov za dostavo v spletni trgovini), lahko to uporabite kot osnovo, na podlagi katere določite, ali gre za prejemnika iz EU ali ne.

Druga možnost je, da uporabite lokacijo IP naslovov iz katerih je uporabnik odpiral email sporočila oziroma klikal na povezave. Tukaj lahko privzamemo, da če neka oseba ni nikoli odprla/kliknila sporočila iz katerekoli države EU, jo štejemo za nedržavljana EU, kar pomeni, da GDPR zanj ne velja.

Kako to storite v aplikaciji SqualoMail

1. Ustvarite nov seznam: npr. [GDPR] Vsi EU prejemniki
2. Sedaj s filtri izberite vse prejemnike, ki se nahajajo znotraj Evropske unije in jih dodajte na seznam:

Pojdite na Filtri nad prejemniki:

  • Pogoj: Geolokacija > geolocation_country > = > Izberite državo
  • Dejanje: Seznami > Prijavi prejemnike na > [GDPR] Vsi EU prejemniki
  • Kliknite na obdelaj, da se filter izvede.

Postopek ponovite za vse države EU.

Austria Italy
Belgium Latvia
Bulgaria Lithuania
Croatia Luxembourg
Cyprus Malta
Czech Republic Netherlands
Denmark Poland
Estonia Portugal
Finland Romania
France Slovakia
Germany Slovenia
Greece Spain
Hungary Sweden
Ireland United Kingdom
Za ostale prejemnike (izven EU) ne potrebujete soglasja. To velja tudi na primer za uporabnike Gmail-a, ki odpirajo email samo na web odjemalcih (torej preko internetnega brskalnika), saj se zaradi lokacije Gmail-ovih serverjev njihova geolokacija zabeleži kot ZDA. Če pa omenjeni prejemniki želijo podati soglasje, ker se izkaže, da so locirani v EU, lahko seveda to tudi storijo.

 

2. korak: Ločite email naslove, ki se smatrajo kot osebni podatek

Kaj so osebni podatki:

To je katera koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika;

Če definicijo prenesemo v kontekst email marketinga, je to vsak email naslov, ki je določen z imenom in priimkom – torej email naslov fizične osebe. Primer:

  1. ime.priimek@gmail.com – fizična oseba
  2. ime.priimek@ime-podjetja.si – fizična oseba
  3. info@ime-podjetja.si – pravna oseba

Ko obdelujete podatke je tako potrebno najprej ločiti splošne (info@, prodaja@, …) email naslove in email naslove fizičnih oseb. Za splošne email naslove namreč GDPR ne velja.

Samodejno zaznavanje naslovov za katere ne potrebujete soglasij.

SqualoMail samodejno zazna, kateri prejemniki ne potrebujejo soglasja po GDPR. Prejemnike razporedi po seznamih glede na to, za katere potrebujete soglasja in za katere ne. V ta namen so vam na voljo štirje sistemski seznami za:

  • Prejemnike, za katere morate pridobiti soglasje – Seznam [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno
    To so email naslovi fizičnih oseb
  • Prejemnike, za katere ni potrebno pridobiti soglasja – Seznam [GDPR] Soglasje ni potrebno
    To so splošni email naslovi, ki ne veljajo kot osebni podatek (info@, prodaja@, …)
  • Prejemnike, za katere ste že pridobili soglasje – Seznam [GDPR] Soglasje že pridobljeno
    Sistem vsako uro preveri, kateri prejemniki so soglasje podali in jih avtomatsko odstrani iz seznama [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno in doda na ta seznam
  • Prejemnike, katerim morate poslati le obvestilo o posodobljeni politiki zasebnosti – Seznam [GDPR] Potrebno poslati posodobljeno politiko
    To so prejemniki, ki so se prijavili na vaš seznam preko prijavnega obrazca, pojavnega okna ali na drug način. Vsi email naslovi pridobljeni na ta način – in za namen pošiljanja newsletterjev – so tako že skladni. S tem, ko so se prijavili na e-novice so vam implicitno podali dovoljenje za pošiljanje.

Na te sezname lahko pošiljate neposredno (v primeru, da pošiljate le prejemnikom v eni državi).

Če pa ste prejemnike filtrirali na evropske in ne-evropske (1. korak), pa morate za pošiljanje ustvariti nov filter:

  • Najprej ustvarite nov seznam [GDPR] Vsi EU prejemniki – Soglasje še ni pridobljeno
  • Pojdite na Filtri nad prejemniki:
    • Pogoj 1: Seznami > Prejemniki prijavljeni na > [GDPR] Vsi EU prejemniki
    • Pogoj 2: Seznami > Prejemniki prijavljeni na > [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno
    • Dejanje: Seznami > Prijavi prejemnike na > [GDPR] Vsi EU prejemniki – Soglasje še ni pridobljeno
    • Kliknite na Obdelaj

Seznami se samodejno posodabljajo vsako uro.

Avtoresponderji ne bodo delovali, če jih povežete s temi seznami.

Naše stranke so si na ta način s SqualoMail-om “rešile” (v povprečju) kar 24,3% obstoječe baze prejemnikov.

Brez obveznosti želim preizkusiti SqualoMail

3. korak: Preverite, za katera področja že imate soglasje

Področja v email marketingu, za katera morate imeti soglasja:

  • Obdelava podatkov za namen pošiljanja promocijskih email sporočil
  • Obdelava podatkov za izboljšanje uporabniške izkušnje – da lahko obdelujete dodatne podatke (npr. IP naslov, lokacija, vrsta naprave, …) za profiliranje prejemnikov
    Na to stran preusmeri prejemnika po kliku na povezavo {consent}{/consent}.

Če ste pridobivali email naslove prejemnikov preko prijavnih obrazcev ali pojavnih oken, na katerih ste opisali, da je namen obdelave podatkov pošiljanje (na primer: “Prijavite se na e-novice” – tukaj gre za namen pošiljanja), ni potrebno ponovno pridobiti soglasij.  S tem, ko so se prijavili na e-novice, so vam implicitno podali dovoljenje za pošiljanje.

Takšnim prejemnikom morate poslati le obvestilo o posodobljeni politiki zasebnosti. 

V SqualoMail aplikaciji so omenjeni prejemniki že avtomatsko dodani na seznam [GDPR] Potrebno poslati posodobljeno politiko.
OPOMBA: Na ta seznam so dodani vsi prejemniki, ki jih v aplikacijo dodajate preko uporabniškega ali sistemskega API-ja.

4. korak: Ustvarite strategijo pošiljanja

Ni dovolj, da pošljete le eno sporočilo, pomembno je, da premišljeno ustvarite celotno strategijo in tako poskušate angažirati čim večje število vaših že obstoječih prejemnikov.

Pri tem bodite predvsem pozorni, da izberete pravilen čas pošiljanja in vsebino sporočila:

a) Čas pošiljanja

Najbolj optimalno je, da vaša celotna strategija vsebuje tri različna sporočila, ki jih pošiljajte na 14 dni.

Ponovno pošiljanje istega sporočila prejemnikom, ki ga niso odprli, pa naj se zgodi tri dni po prvem (drugem oziroma tretjem) pošiljanju.

V SqualoMail aplikaciji za ponovno pošiljanje istega sporočila uporabite možnost “Ponovno pošlji“, ki se kot gumb pojavi v nastavitvah newsletterja, ko je sporočilo že poslano oziroma je v pošiljanju.

Bodite tudi pozorni, da se newsletterji za soglasja ne prekrivajo z vašo trenutno kampanjo.

b) Vsebino
Poudarite, kaj je namen teh sporočil in zakaj jih prejemajo. Kaj pridobijo s tem, da vam podajo soglasje torej kakšno vrednost imajo vaša sporočila za njih, da bi jih še vedno prejemali.

V tem članku si lahko preberete kakšen je Učinkovit način zbiranja GDPR soglasij obstoječih prejemnikov.

 

Vendar pozor! Za pridobivanje soglasij ni dovoljeno pogojevanje, kot na primer: »Podajte nam soglasje in prejeli boste kupon za popust«. Kar pa lahko storite je to, da dodate v sporočilo »info« besedilo, kjer poveste, kaj jih čaka, če ostanejo na listi: »Junija se obetajo veliki popusti, ekskluzivno samo za naše prejemnike. Ostanite z nami in prihranite!«.

Začnite torej z opazno zadevo sporočila, kjer vključite personalizacijo, emoji-je, sama vsebina sporočila pa naj zajema humor in vpliva na čustva, pozornost lahko vzbudite tudi z GIF animacijami.

 

Da vam lahko prejemniki podajo soglasje morate v sporočilo (v gumb, sliko ali tekst) vstaviti ENO od spodnjih povezav:

  • {consent}{/consent} – s klikom na to povezavo bo prejemnik dostopal do strani s soglasji, kjer bo obkljukal, s katerimi soglasji se strinja.
  • {autoconsent}{/autoconsent} – s klikom na to povezavo bo prejemnik avtomatsko podal soglasje za pošiljanje, brez da bi ga moral obkljukati na strani za GDPR soglasja.
  • Jezik, v katerem se bo prikazovalo soglasje pa nastavite v Nastavitvah newsletterja > jezik strani za odjavo.

Kako dodate povezavo v tekst:

  1. Označite besedilo
  2. V enostavnem urejevalniku besedila kliknite na znak za povezavo
  3. Izberite vrsto povezave URL,
    Protokol <drugo>,
    v URL polje vstavite {consent}{/consent}

 

Kako dodate povezavo v gumb:

  1. Kliknite na gumb in v urejevalniku desno v področju stil nastavite povezavo:

 

Kako dodate povezavo v sliko:

  1. Kliknite na sliko in v urejevalniku desno nastavite povezavo:

 

Kako naj izgledajo sporočila:

1. sporočilo

Pokusite pridobiti pozornost – vključite čustva in humor. Dodajte tudi nekaj, kar bo prejemnikom v pomoč – dober nasvet, povezavo do najnovejšega članka, e-knjige, vodiča, itd. Ne pozabite seveda dodati povezave {consent}{/consent} ali  {autoconsent}{/autoconsent}, kjer podajo soglasje.

Prvo sporočilo za pridobivanje soglasij pošljite na seznam [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno – na ta seznam so avtomatsko dodani vsi prejemniki, ki vam morajo podati soglasje za pošiljanje.

Po treh dneh sporočilo ponovno pošljite prejemnikom, ki ga niso odprli. Izberite možnost “Ponovno pošlji“, ki se kot gumb pojavi v nastavitvah newsletterja, ko je sporočilo že poslano oziroma je v pošiljanju.

 

2. sporočilo (čez 14 dni)

Kakšno korist imajo in kaj bodo zamudili, če ne bodo več prejemali sporočil.

Povejte jim, da vam je mar za njihov čas in izbiro in da jim ne želite več pošiljati sporočil, če si tega ne želijo. Hkrati pa jih spomnite, zakaj so to sporočilo prejeli in jim naštejte prednosti, zakaj naj ostanejo vaši prejemniki.

Seveda obdržite prijazen ton in jim zagotovite, da spoštujete njihovo odločitev.

Ne pozabite dodati povezave {consent}{/consent} ali  {autoconsent}{/autoconsent}, kjer podajo soglasje.

Drugo sporočilo za pridobivanje soglasij pošljite na seznam [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno. Prejemniki, ki so po prvem pošiljanju podali soglasje bodo iz tega seznama avtomatsko odstranjeni.

Po treh dneh sporočilo ponovno pošljite prejemnikom, ki ga niso odprli. Izberite možnost “Ponovno pošlji“, ki se kot gumb pojavi v nastavitvah newsletterja, ko je sporočilo že poslano oziroma je v pošiljanju.

3. sporočilo (čez 14 dni od drugega sporočila)

Ustvarite občutek nujnosti. Povejte, da se rok za oddajo soglasja bliža in da jih boste primorani odstraniti iz seznama, če tega ne bodo storili.

Ne pozabite seveda dodati povezave {consent}{/consent} ali  {autoconsent}{/autoconsent}.

Tretje sporočilo za pridobivanje soglasij pošljite na seznam [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno. Prejemniki, ki so po drugem pošiljanju podali soglasje bodo iz tega seznama avtomatsko odstranjeni.

 

V tem članku si lahko preberete, kako ustvarite zadevo sporočila, ki sporoča nujnost.

 

Oglejte si nekaj primerov, kako so se lotili pridobivanja soglasij pri drugih podjetjih:

PRIMER 1:

Podjetje Espares je dober primer, kako lahko poveste prejemnikom kakšno vrednost imajo, ker prejemajo vaša sporočila: »…ljudje, kot ste vi, ki prejemajo naše ekskluzivne email ponudbe, so prihranili že xx € v letošnjem letu…« in jim hkrati podate tudi prednosti za to.

PRIMER 2:

Podjetje Litmus sicer pošilja takšne kampanje za oživljanje neaktivnih prejemnikov, vendar se lahko na podoben način lotite tudi vi s sporočili za zbiranje soglasij. Vaše besedilo naj bo odkrito in direktno, na primer:

»Najverjetneje ste že slišali za novo uredbo EU o varstvu podatkov (oz. GDPR), ki začne veljati 25. maja 2018. Za doseganje skladnosti z novo uredbo moramo tako od vas ponovno pridobiti soglasje, da želite prejemati naša sporočila.

Upamo, da je naša vsebina za vas koristna. Če želite nadaljevati s prejemanjem naše vsebine vas prosimo, da posodobite vaše nastavitve.«

PRIMER 3:

Naslednji primer je podjetje Asos, ki s svojim lepo oblikovanim sporočilom vsekakor zagotovi dobro uporabniško izkušnjo. Namesto, da takoj vprašajo za soglasje, najprej ponudijo prejemnikom na izbiro, kakšno vsebino si želijo prejemati.

PRIMER 4:

Živo rumena barva in animirana vsebina je kombinacija, ki vsekakor privablja pozornost. Pri podjetju Selfridges&Co so vsebino za pridobivanje soglasij dodali kar v promocijsko sporočilo. Sicer je sama vsebina sporočila potisnjena nižje in vso pozornost jemlje gumb za soglasje, vendar lahko za to, da obdržite prejemnike, tudi tvegate nekaj manj klikov na vašo spletno stran.

PRIMER 5:

Tako kot sporočilo podjetja Asos, tudi pri Optimizely-u ne omenjajo GDPR zakona in na zabaven način povabijo na podajanje soglasja, kot »Spomladansko čiščenje!«

PRIMER 6:

Pri podjetju Barnimages so po opisu, zakaj pošiljajo to sporočilo in kaj pričakujejo, dodali dva gumba: enega za pridobitev soglasja, drugega za odjavo. Tako so prejemnikom omogočili takojšnjo akcijo in na vizualen način tudi poskušali vplivati na njihovo odločitev.

5. korak: Sporočilo z zahvalo in povezavo do prejemnikovega profila

Prejemnikom, ki so vam podali soglasja, takoj pošljite avtomatsko sporočilo z zahvalo in povezavo do profila, kjer lahko urejajo svoje nastavitve, imajo vpogled v vse svoje podatke, ki jih hranite o njih, vsa soglasja in tudi možnost izvoza oziroma izbrisa teh podatkov.

 

Kako pošljete avtomatsko sporočilo z zahvalo in povezavo do profila v aplikaciji SqualoMail?

1. Ustvarite Autoresponder:

  1. Pojdite na Kampanje > Autoresponderji
  2. Najprej ustvarite autoresponder. Kliknite na Ustvari novo:
    1. Določite ime autoresponderja, na primer “Zahvala za soglasje”
    2. Nastavite Začetek kampanje “Ko se prejemnik prijavi”
    3. Pri seznamu “[GDPR] Soglasje že pridobljeno” kliknite na Da
    4. Kliknite na Shrani in zapri.
  3. Nato ustvarite še follow-up sporočilo za ta autoresponder. Kliknite na DODAJ NOVO FOLLOW-UP SPOROČILO:
    1. Izberite predlogo in jo uredite z drag&drop urejevalnikom.
    2. V gumb, tekst ali sliko vstavite povezavo {modify}{/modify}.
    3. Shranite in uredite še Zakasnitev – 0 minut, torej da se sporočilo pošlje takoj, ko se prejemnik prijavi na seznam.
    4. Nastavitve potrdite z gumbom Shrani in zapri.

Sedaj se bo za vse prejemnike, ki vam bodo na novo podali soglasje, sprožil ta autoresponder.

2. Testirajte:

  1. Pojdite na Prejemniki > Vsi prejemniki in dodajte novega prejemnika (vaš testni email) s klikom na Ustvari novo.
  2. Temu prejemniku nastavite soglasje za pošiljanje na Da.
  3. Kliknite na Shrani in zapri.
  4. Preverite v čakalni vrsti (Kampanje > Čakalna vrsta > zavihek autoresponderji) ali je follow-up sporočilo v pošiljanju

S klikom na povezavo {modify}{/modify} prejemnika preusmeri na posebno stran, kjer lahko vidi oziroma ureja naslednje podatke:

– Email naslov in ostala polja po meri
– Sezname, na katere je prijavljen (če so te seznami nastavljeni na “Viden prejemnikom” je DA)
– Kdaj je podal privolitev
– V kaj je privolil
– Kje je podal privolitev (prijavni obrazec, pojavno okno, Facebook stran)
– Ali je bilo soglasje preklicano
– Izvoz podatkov
– Izbris podatkov

6. korak: Analizirajte rezultate

Cilj te strategije je, da pridobite soglasje za pošiljanje od čim večjega števila vaših prejemnikov. Na koncu kampanje imate torej takšne, ki so vam podali soglasje in takšne, ki vam ga niso. Kaj narediti z enimi in kaj z drugimi:

  • Podali soglasje: pošiljajte sporočila še naprej
  • Niso podali soglasja: jih izbrišite

Kako v SqualoMailu izbrete tiste, ki vam po koncu kampanj niso podali soglasja za pošiljanje:

Vsi prejemniki, ki bi vam morali podati soglasje, pa tega niso storili, so prijavljeni na seznam [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno. 

Da izbrišete te prejemnike, pojdite na Filtri nad prejemniki:

  • Pogoj: Seznami > Prejemniki prijavljeni na > [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno.
  • Dejanje: Prejemniki > Izbriši prejemnike
  • Kliknite na Obdelaj
Z brisanjem prejemnikov ne hitite, saj se predvideva, da bodo nadzorne inštitucije po 25.5.2018 dovolile neko prehodno obdobje, v katerem lahko upravljavci poskrbijo za 100% skladnost – kar pomeni, da bo tudi po tem datumu še možno zbiranje soglasij obstoječih prejemnikov. Prav tako je tukaj lahko iz pravnega vidika vprašljiva retroaktivnost, ki jo predvideva GDPR. Glede tega bo tako še praksa pokazala kako točno postopati.

 

Zaključek

Predstavili smo vam način, kako zbirati soglasja za obstoječe prejemnike, da jim boste lahko pošiljali sporočila in obdelovali njihove podatke tudi po sprejetju novega zakona.

Kar morate storiti vi, je to, da oblikujete privlačne in učinkovite kampanje, s katerimi boste podali obstoječim prejemnikom dovoljšen razlog, da si bodo želeli ostati na vaših seznamih.

Svetujemo vam, da se tega lotite resno in premišljeno, saj je od tega odvisno, kolikšno bo vaše število prejemnikov po končani kampanji.

V SqualoMailu pa bomo poskrbeli, da vam zagotovimo vse potrebno za izvedbo in 100 % skladnost z GDPR zakonom.