6 korakov (in 6 primerov sporočil) za uspešno pridobitev GDPR soglasij obstoječih prejemnikov

V tem članku si lahko preberete, kakšen je najbolj učinkovit način za zbiranje in hranjenje soglasij vaših obstoječih prejemnikov in kako lahko to storite v SqualoMail aplikaciji.

Nov uredba GDPR določa, da morate pridobiti soglasja za obdelavo osebnih podatkov in profiliranje tako za tiste prejemnike, ki jih boste pridobili po 25.5.2018, kot tudi za prejemnike, katerih podatke ste pridobili pred tem datumom.

Brez danega soglasja tako po 25. maju načeloma ne boste več smeli pošiljati sporočil prejemnikom, ki so fizične osebe. Seveda pa bo po sprejetju zakona veljalo še prehodno obdobje, ki bo namenjeno pridobivanju soglasij za nazaj. Predvideva se, da bodo nadzorne institucije torej dovolile nek vmesni čas, v katerem lahko upravljavci poskrbijo za 100% skladnost.

Prav tako je tukaj lahko iz pravnega vidika vprašljiva retroaktivnost, ki jo predvideva GDPR. Glede tega bo tako še praksa pokazala kako točno postopati.

Zbiranje soglasij bo tako po 25. maju za nove prejemnike enostavno (navodila, kako to storiti v SqualoMailu), zadeva pa je lahko nekoliko otežena za obstoječe prejemnike, saj jih morate za to dodatno motivirati.

Seveda pa to ni ovira, da ne bi želeli obstoječih prejemnikov obdržati, saj je statistično gledano to vseeno bolj enostavno, kot pa pridobiti nove prejemnike.

S pridobivanjem soglasij obstoječih prejemnikov imate tudi priložnost, da prečistite vašo bazo email naslovov. Tako boste dosegali tudi boljše rezultate, izboljšali dostavljivost, se izognili mapi spam in črni listi ter seveda povečali konverzije.

Zbiranje soglasij velja torej za vse prejemnike, o katerih zbirate osebne podatke, kar pomeni za email naslove fizičnih oseb, ne pa tudi za splošne email naslove (info@, prodaja@, marketing@, …).

Preberite si torej 6 korakov, kako pridobiti soglasja za GDPR od obstoječih prejemnikov:

1. Korak: Izberite prejemnike, ki se nahajajo v EU

ČE POŠILJATE LE ZNOTRAJ OBMOČJA EVROPSKE UNIJE TA KORAK IZPUSTITE!

Omenjeni zakon velja le za območje Evropske unije, zato morate vašo adremo najprej ločiti na prejemnike, ki se nahajajo v EU in ostale prejemnike.

Če imate dodatne podatke o prejemnikih (na primer naslov za dostavo v spletni trgovini), lahko to uporabite kot osnovo, na podlagi katere določite, ali gre za prejemnika iz EU ali ne.

Druga možnost je, da uporabite lokacijo IP naslovov iz katerih je uporabnik odpiral email sporočila oziroma klikal na povezave. Tukaj lahko privzamemo, da če neka oseba ni nikoli odprla/kliknila sporočila iz katerekoli države EU, jo štejemo za nedržavljana EU, kar pomeni, da GDPR zanj ne velja.

2. korak: Ločite email naslove, ki se smatrajo kot osebni podatek

Kaj so osebni podatki:

To je katera koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika;

Če definicijo prenesemo v kontekst email marketinga, je to vsak email naslov, ki je določen z imenom in priimkom – torej email naslov fizične osebe. Primer:

1. ime.priimek@gmail.com – fizična oseba
2. ime.priimek@ime-podjetja.si – fizična oseba
3. info@ime-podjetja.si – pravna oseba

Ko obdelujete podatke je tako potrebno najprej ločiti splošne (info@, prodaja@, …) email naslove in email naslove fizičnih oseb. Za splošne email naslove namreč GDPR ne velja.

3. korak: Preverite, za katera področja že imate soglasje

Področja v email marketingu, za katera morate imeti soglasja:

• Obdelava podatkov za namen pošiljanja promocijskih email sporočil
• Obdelava podatkov za izboljšanje uporabniške izkušnje – da lahko obdelujete dodatne podatke (npr. IP naslov, lokacija, vrsta naprave, …) za profiliranje prejemnikov
  Na to stran preusmeri prejemnika po kliku na povezavo {consent}{/consent}.

Če ste pridobivali email naslove prejemnikov preko prijavnih obrazcev ali pojavnih oken, na katerih ste opisali, da je namen obdelave podatkov pošiljanje (na primer: “Prijavite se na e-novice” – tukaj gre za namen pošiljanja), ni potrebno ponovno pridobiti soglasij.  S tem, ko so se prijavili na e-novice, so vam implicitno podali dovoljenje za pošiljanje.

Takšnim prejemnikom morate poslati le obvestilo o posodobljeni politiki zasebnosti. 

V tem članku si lahko preberete, kako uredite soglasja v aplikaciji SqualoMail: https://www.squalomail.com/sl/clanki/kako-dolocite-in-zbirate-soglasja-obstojecih-prejemnikov/

4. korak: Ustvarite strategijo pošiljanja

Ni dovolj, da pošljete le eno sporočilo, pomembno je, da premišljeno ustvarite celotno strategijo in tako poskušate angažirati čim večje število vaših že obstoječih prejemnikov.

Pri tem bodite predvsem pozorni, da izberete pravilen čas pošiljanja in vsebino sporočila:

a) Čas pošiljanja

Najbolj optimalno je, da vaša celotna strategija vsebuje tri različna sporočila, ki jih pošiljajte na 14 dni.

Ponovno pošiljanje istega sporočila prejemnikom, ki ga niso odprli, pa naj se zgodi tri dni po prvem (drugem oziroma tretjem) pošiljanju.

V SqualoMail aplikaciji za ponovno pošiljanje istega sporočila uporabite možnost “Ponovno pošlji“, ki se kot gumb pojavi v nastavitvah newsletterja, ko je sporočilo že poslano oziroma je v pošiljanju.

Bodite tudi pozorni, da se newsletterji za soglasja ne prekrivajo z vašo trenutno kampanjo.

b) Vsebino
Poudarite, kaj je namen teh sporočil in zakaj jih prejemajo. Kaj pridobijo s tem, da vam podajo soglasje torej kakšno vrednost imajo vaša sporočila za njih, da bi jih še vedno prejemali.

V tem članku si lahko preberete kakšen je Učinkovit način zbiranja GDPR soglasij obstoječih prejemnikov.

Začnite torej z opazno zadevo sporočila, kjer vključite personalizacijo, emoji-je, sama vsebina sporočila pa naj zajema humor in vpliva na čustva, pozornost lahko vzbudite tudi z GIF animacijami.

Kako naj izgledajo sporočila:

1. sporočilo

Pokusite pridobiti pozornost – vključite čustva in humor. Dodajte tudi nekaj, kar bo prejemnikom v pomoč – dober nasvet, povezavo do najnovejšega članka, e-knjige, vodiča, itd. Ne pozabite seveda dodati povezave {consent}{/consent} ali  {autoconsent}{/autoconsent}, kjer podajo soglasje.

Prvo sporočilo za pridobivanje soglasij pošljite na seznam [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno – na ta seznam so avtomatsko dodani vsi prejemniki, ki vam morajo podati soglasje za pošiljanje.

Po treh dneh sporočilo ponovno pošljite prejemnikom, ki ga niso odprli. Izberite možnost “Ponovno pošlji“, ki se kot gumb pojavi v nastavitvah newsletterja, ko je sporočilo že poslano oziroma je v pošiljanju.

2. sporočilo (čez 14 dni)

Kakšno korist imajo in kaj bodo zamudili, če ne bodo več prejemali sporočil.

Povejte jim, da vam je mar za njihov čas in izbiro in da jim ne želite več pošiljati sporočil, če si tega ne želijo. Hkrati pa jih spomnite, zakaj so to sporočilo prejeli in jim naštejte prednosti, zakaj naj ostanejo vaši prejemniki.

Seveda obdržite prijazen ton in jim zagotovite, da spoštujete njihovo odločitev.

Ne pozabite dodati povezave {consent}{/consent} ali  {autoconsent}{/autoconsent}, kjer podajo soglasje.

Drugo sporočilo za pridobivanje soglasij pošljite na seznam [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno. Prejemniki, ki so po prvem pošiljanju podali soglasje bodo iz tega seznama avtomatsko odstranjeni.

Po treh dneh sporočilo ponovno pošljite prejemnikom, ki ga niso odprli. Izberite možnost “Ponovno pošlji“, ki se kot gumb pojavi v nastavitvah newsletterja, ko je sporočilo že poslano oziroma je v pošiljanju.

3. sporočilo (čez 14 dni od drugega sporočila)

Ustvarite občutek nujnosti. Povejte, da se rok za oddajo soglasja bliža in da jih boste primorani odstraniti iz seznama, če tega ne bodo storili.

Ne pozabite seveda dodati povezave {consent}{/consent} ali  {autoconsent}{/autoconsent}.

Tretje sporočilo za pridobivanje soglasij pošljite na seznam [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno. Prejemniki, ki so po drugem pošiljanju podali soglasje bodo iz tega seznama avtomatsko odstranjeni.

V tem članku si lahko preberete, kako ustvarite zadevo sporočila, ki sporoča nujnost.

Oglejte si nekaj primerov, kako so se lotili pridobivanja soglasij pri drugih podjetjih:

PRIMER 1:

Podjetje Espares je dober primer, kako lahko poveste prejemnikom kakšno vrednost imajo, ker prejemajo vaša sporočila: »…ljudje, kot ste vi, ki prejemajo naše ekskluzivne email ponudbe, so prihranili že xx € v letošnjem letu…« in jim hkrati podate tudi prednosti za to.

PRIMER 2:

Podjetje Litmus sicer pošilja takšne kampanje za oživljanje neaktivnih prejemnikov, vendar se lahko na podoben način lotite tudi vi s sporočili za zbiranje soglasij. Vaše besedilo naj bo odkrito in direktno, na primer:

»Najverjetneje ste že slišali za novo uredbo EU o varstvu podatkov (oz. GDPR), ki začne veljati 25. maja 2018. Za doseganje skladnosti z novo uredbo moramo tako od vas ponovno pridobiti soglasje, da želite prejemati naša sporočila.

Upamo, da je naša vsebina za vas koristna. Če želite nadaljevati s prejemanjem naše vsebine vas prosimo, da posodobite vaše nastavitve.«

PRIMER 3:

Naslednji primer je podjetje Asos, ki s svojim lepo oblikovanim sporočilom vsekakor zagotovi dobro uporabniško izkušnjo. Namesto, da takoj vprašajo za soglasje, najprej ponudijo prejemnikom na izbiro, kakšno vsebino si želijo prejemati.

PRIMER 4:

Živo rumena barva in animirana vsebina je kombinacija, ki vsekakor privablja pozornost. Pri podjetju Selfridges&Co so vsebino za pridobivanje soglasij dodali kar v promocijsko sporočilo. Sicer je sama vsebina sporočila potisnjena nižje in vso pozornost jemlje gumb za soglasje, vendar lahko za to, da obdržite prejemnike, tudi tvegate nekaj manj klikov na vašo spletno stran.

PRIMER 5:

Tako kot sporočilo podjetja Asos, tudi pri Optimizely-u ne omenjajo GDPR zakona in na zabaven način povabijo na podajanje soglasja, kot »Spomladansko čiščenje!«

PRIMER 6:

Pri podjetju Barnimages so po opisu, zakaj pošiljajo to sporočilo in kaj pričakujejo, dodali dva gumba: enega za pridobitev soglasja, drugega za odjavo. Tako so prejemnikom omogočili takojšnjo akcijo in na vizualen način tudi poskušali vplivati na njihovo odločitev.

5. korak: Sporočilo z zahvalo in povezavo do prejemnikovega profila

Prejemnikom, ki so vam podali soglasja, takoj pošljite avtomatsko sporočilo z zahvalo in povezavo do profila, kjer lahko urejajo svoje nastavitve, imajo vpogled v vse svoje podatke, ki jih hranite o njih, vsa soglasja in tudi možnost izvoza oziroma izbrisa teh podatkov.

S klikom na povezavo {modify}{/modify} prejemnika preusmeri na posebno stran, kjer lahko vidi oziroma ureja naslednje podatke:

– Email naslov in ostala polja po meri
– Sezname, na katere je prijavljen (če so te seznami nastavljeni na “Viden prejemnikom” je DA)
– Kdaj je podal privolitev
– V kaj je privolil
– Kje je podal privolitev (prijavni obrazec, pojavno okno, Facebook stran)
– Ali je bilo soglasje preklicano
– Izvoz podatkov
– Izbris podatkov

6. korak: Analizirajte rezultate

Cilj te strategije je, da pridobite soglasje za pošiljanje od čim večjega števila vaših prejemnikov. Na koncu kampanje imate torej takšne, ki so vam podali soglasje in takšne, ki vam ga niso. Kaj narediti z enimi in kaj z drugimi:

• Podali soglasje: pošiljajte sporočila še naprej
• Niso podali soglasja: jih izbrišite

Zaključek

Predstavili smo vam način, kako zbirati soglasja za obstoječe prejemnike, da jim boste lahko pošiljali sporočila in obdelovali njihove podatke tudi po sprejetju novega zakona.

Kar morate storiti vi, je to, da oblikujete privlačne in učinkovite kampanje, s katerimi boste podali obstoječim prejemnikom dovoljšen razlog, da si bodo želeli ostati na vaših seznamih.

Svetujemo vam, da se tega lotite resno in premišljeno, saj je od tega odvisno, kolikšno bo vaše število prejemnikov po končani kampanji.

V SqualoMailu pa bomo poskrbeli, da vam zagotovimo vse potrebno za izvedbo in 100 % skladnost z GDPR zakonom.