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Pensi che l’email sia morta? Allora perché continui a controllare la tua casella di posta aspettando che arrivi qualche nuovo messaggio? E perché leggi immediatamente ogni email che arriva? Evidentemente l’email non è estinta come forse pensavi … Anche le ricerche sostengono che le persone, nonostante ciò gli faccia perdere un sacco di tempo, reagiscono alla posta elettronica con estrema velocità.
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Una delle ricerche ha dimostrato, per esempio, che durante una giornata lavorativa media controlliamo la nostra casella di posta circa 74 volte. Ovviamente lo facciamo in modo inconsapevole: in un’altra ricerca hanno chiesto alle persone quante volte controllassero la loro posta. La risposta era ogni 15 minuti, ma questa ricerca ha dimostrato che in realtà lo facevano ogni cinque minuti.
Altre due statistiche interessanti: quando riceviamo un nuovo messaggio lo apriamo in circa un minuto e 45 secondi. Ma questa è la media; alla maggior parte dei messaggi, cioè il 70 %, reagiamo in soli sei secondi. Che velocità, vero?
Se fino ad ora eri convinto che oggigiorno l’email non fosse la scelta migliore per la comunicazione con i clienti, ti dimostreremo il contrario. L’email infatti è molto utile, può raggiungere i destinatari con facilità – e questi, non potendo resistere, aprono subito il nostro messaggio.
Ma perché non riusciamo a lasciare la nostra email in santa pace?
La verità è che nella nostra casella di posta trascorriamo tanto tempo, si potrebbe anche dire decisamente troppo tempo. Ed è anche vero che la maggior parte dei messaggi che riceviamo non è neanche così importante o urgente. Una delle ricerche ha infatti dimostrato che solo l’11 % dei messaggi email richiede immediatamente la nostra attenzione – mentre il restante 89 % può aspettare senza problemi.
Ma esistono sei fattori che rendono tutto ciò un po’ più complicato.
1. Nella nostra casella di posta a volte troviamo anche qualcosa di veramente interessante
Oggigiorno i messaggi email – ammettiamolo – sono per lo più indesiderati. Notifiche che non ci interessano, informazioni che non abbiamo mai chiesto, pubblicità che ci danno sui nervi, e, di tanto in tanto, un’email confusa del nostro capo che preferiremmo non aver mai ricevuto. Ma a volte tra i messaggi troviamo anche qualcosa di interessante, per la quale vale la pena avere l’indirizzo email.
Il messaggio di un vecchio amico con il quale avevamo perso i contatti da anni, il premio di un gioco a premi del quale ci eravamo già dimenticati, o un video molto divertente sui gatti che potrebbe farci ridere per ore ed ore. O magari un messaggio dal principe nigeriano che vorrebbe regalarci qualche milione di dollari. Tutti motivi per cui vale la pena aprire la nostra casella di posta – e poiché abbiamo paura di perderci qualcosa di importante, continuiamo a premere il tasto «aggiorna».
2. La nostra email è facilmente accessibile
Ti ricordi i bei vecchi tempi quando per accedere alla posta elettronica dovevi prima accendere il tuo computer (e ci volevano un paio di minuti), connetterti con internet (ma prima digitare la password, solitamente lunga e complicata), poi ascoltare per un po’ suoni strani e quando finalmente la connessione era stabilita, aspettare di nuovo che si caricasse il sito web.
Anche per accedere alla posta elettronica dovevi digitare la password, poi aspettare di nuovo, cliccare su ogni messaggio e di nuovo aspettare … Insomma, capisci? Tutto ciò era una vera e propria perdita di tempo …
Oggi invece? Tocchi una volta, scorri due volte e in tre secondi hai aperto la tua casella, nei due secondi successivi invece hai già controllato la tua posta. La tecnologia si è evoluta tanto da rendere l’email facilmente accessibile, perciò sarebbe veramente un peccato non utilizzarla.
3. Le persone preferiscono che i loro impegni siano conclusi
E nell’email questo è molto facile. Quando abbiamo finito con un’email abbiamo la sensazione di aver concluso un impegno importante. Non importa se rispondiamo, la archiviamo, forse anche cancelliamo, leggiamo e poi ce ne dimentichiamo – abbiamo comunque concluso con successo un altro impegno sulla lista dei nostri compiti.
Questa è anche la ragione per la quale una casella di posta piena ci provoca disagio. Continua a ricordarci che abbiamo degli impegni – e non riuscimmo a smettere di pensarci fino a che il numero delle email lette in cima alla nostra casella di posta non indica lo zero.
Ma perché siamo così coscienziosi verso le email non lette mentre con gli altri impegni no? Sicuramente è passata già una settimana da quando hai deciso di cambiare quella lampadina, anche il rubinetto in bagno andrebbe sostituito da qualche mese, per non parlare dell’armadio in corridoio, sono passati mesi da quando hai deciso di doverlo mettere a posto.
Il segreto sta nel fatto che questi impegni sono più difficili e richiedono più tempo, l’email invece è semplice, ci vogliono solo un paio di secondi o qualche minuto al massimo per leggere i messaggi, perciò con poco tempo e sforzo riesci a raggiungere quel senso di soddisfazione per aver risolto un impegno importante.
4. L’email ci permette di progredire con facilità e raggiungere risultati visibili
Già nel punto precedente abbiamo detto che l’email ci permette di raggiungere con poco sforzo la sensazione di aver fatto qualcosa di importante. L’email ha un grande vantaggio: il progresso che abbiamo fatto si vede subito. Se riusciamo a far scendere il numero dei messaggi letti da 50 a 0 questo è un risultato visibile che ci dà subito la sensazione di aver fatto qualcosa.
span lang=”it-IT”>È importante soprattutto perché ci dà la sensazione di avere successo nel nostro lavoro. Il successo è una motivazione importante che ci dà la carica per continuare a lavorare.
Ma sfortunatamente la sensazione di successo può essere ingannevole. Svuotando la casella di posta abbiamo forse raggiunto risultati visibili, ma sicuramente non abbiamo fatto un gran lavoro. D’altra parte il lavoro che investiamo in grandi progetti, e che forse non è visibile subito, può avere più valore – ma sicuramente non ci da quella sensazione istantanea di soddisfazione.
5. Le email vengono percepite in modo diverso rispetto agli altri tipi di comunicazione
L’email si differenziano molto dalla comunicazione personale, ma anche dalla comunicazione tramite telefono. In un certo modo si differenzia anche dalla comunicazione con brevi messaggi o diverse applicazioni: anche se tutte queste comunicazioni si basano sulla messaggistica scritta, i messaggi brevi e le applicazioni sono più informali, quindi vengono percepite con più tranquillità, mentre l’uso degli emoji permette di esprimere in modo efficace le nostre emozioni.
L’email è diversa, più formale e più seria. E poi noi persone siamo fatte in modo da pensare sempre prima al peggio. Questo significa che i messaggi positivi via email vengono percepiti in modo neutrale, mentre quelli neutrali in modo negativo – anche se magari non lo sono. Questa è una delle ragioni che ci fa passare tanto tempo nella nostra casella di posta – cercando di decifrare il significato nascosto dietro le parole del mittente. Perché è arrabbiato/a con me? Dove ho sbagliato? Come devo rispondere a questo messaggio?
È importante quindi essere consapevoli che i messaggi email possono sembrare taglienti e scritti con rabbia, anche se in realtà non sono stati pensati cos. Quando leggi un messaggio rivolto a te ricordati che l’email in generale è una forma di comunicazione più fredda e non perdere più tempo del necessario a cercare di capire tutto ciò che potrebbe essere stato inteso tra le righe – forse non c’è proprio niente.
6. L’email ci dà la sensazione di dover rispondere
Quando riceviamo un messaggio email, abbiamo (nella maggior parte dei casi) la sensazione di dover rispondere. Questo è motivo di stress che fa nascere il bisogno di controllare continuamente la casella di posta: abbiamo paura che, non rispondendo, potremmo essere percepiti come maleducati.
Ma cosa significa tutto ciò nella prassi? Qualcuno ci manda un messaggio, noi rispondiamo, il destinatario ci ringrazia, noi rispondiamo che non c’è problema … e questo può andare avanti all’infinito facendoci perdere tanto tempo prezioso. Poi c’è anche la pressione temporale; l’email ci mette un secondo ad essere recapitata nella nostra casella, perciò è inaccettabile non rispondere. Probabilmente anche tu inizi la maggior parte dei messaggi con la frase «Mi dispiace se rispondo con ritardo …».
Una volta che ti sarai convinto che rispondere subito ad ogni email non è di vitale importanza, ma soprattutto che non tutti i messaggi richiedono una tua risposta o reazione, la tua vita diventerà più facile e meno stressante, oltretutto non perderai più tanto tempo a controllare la tua casella di posta.
Quindi ora sappiamo perché l’email ci ha in pugno – e anche perché riesce a influenzare negativamente le nostre vite. Ma il fatto è che l’email è un media che rimane e rimarrà a far parte della nostra comunicazione quotidiana, perciò dovremo trovare il modo di conviverci – senza che questi ci causi stress e ansia.
Come evitare che l’email ci causi stress e angoscia?
1. Disattiva le notifiche
Estremamente semplice ma allo stesso tempo molto efficace. Se ad ogni nuovo messaggio non riceverai una notifica non sentirai la necessità di leggerlo subito, di reagire o rispondere. Non ti preoccupare, non ti perderai niente di importante – se si tratta di un’emergenza sicuramente riceverai una chiamata o ti scriveranno un SMS.
2. Scegli un orario specifico per controllare i messaggi email
Se hai l’abitudine di controllare costantemente la tua casella di posta interrompendo così il tuo lavoro, probabilmente questo influisce sulla tua produttività. Ti suggeriamo di scegliere un’ora specifica del giorno per controllare i messaggi e rispondere. Decidi, per esempio, di prenderti mezz’ora di tempo alle 10 e alle 14 per controllare la tua casella di posta e rispondere ai messaggi, il resto del tempo dedicalo al tuo lavoro.
3. Informa le persone che ti stanno vicino di questa tua nuova abitudine o imposta una risposta automatica
Se l’email ti provoca spesso angoscia, probabilmente per te sarà un problema non rispondere ai messaggi email subito dopo averli ricevuti. Non ti preoccupare, la cosa più facile sarà informare gli altri. Puoi comunicarlo personalmente a chi ti sta vicino, mentre per tutti gli altri nelle prime settimane puoi preparare una risposta automatica che li informa sulla tua nuova abitudine.
Scrivi che a scopo di aumentare la tua produttività hai deciso di introdurre una nuova abitudine e quindi di controllare i messaggi solo due volte al giorno. In questo modo sapranno perché non gli rispondi subito, allo stesso tempo però sapranno anche che se si tratta di qualcosa di urgente devono chiamarti.
4. Abbassa le aspettative delle persone con cui comunichi tramite posta elettronica
Se vedi che semplicemente non hai tempo per rispondere a un messaggio che richiede una reazione, puoi diminuire lo stress rispondendo brevemente al destinatario dicendogli che gli risponderai in modo più dettagliato in seguito. Per esempio «Gentile Chiara, grazie per il tuo messaggio. Questa settimana sono molto impegnato perciò potrò dedicarmi alla tua email la settimana prossima, spero di risponderti entro lunedì pomeriggio. »
In questo modo abbasserai le aspettative, diminuirai lo stress e farai in modo che i messaggi a cui non hai ancora risposto non ti causino notti insonni.
5. Chiudi la scheda con l’email o rimuovi/blocca l’applicazione sullo smartphone
Se la tua casella è continuamente a disposizione, continuerai a controllarla – se invece per accedervi devi impegnarti un po’ di più, probabilmente non avrai la voglia di farlo così spesso. Ti suggeriamo di chiudere la scheda nella quale hai aperto la tua casella di posta, ovviamente prima esci dal tuo account, sullo smartphone invece rimuovi o blocca l’applicazione che ti consente di leggere le email.
Ora per accedere alla tua posta ogni volta dovrai prima fare un sacco di cose e questo garantirà che tu non abbia più voglia di farlo così spesso.
6. Utilizza risposte predefinite
Alcuni client di posta elettronica, tra questi c’è per esempio Gmail, hanno a disposizione delle risposte predefinite, dagli altri client invece puoi crearle da solo. Ti ricordi quando in uno dei punti precedenti parlavamo dei ringraziamenti e delle risposte ai ringraziamenti tramite email che potrebbero andare avanti all’infinito?
Con questo strumento puoi facilmente ridurre questo tempo. Se hai la sensazione di dover rispondere a un messaggio, anche se in realtà non c’è più niente da dire, clicca semplicemente su una delle risposte predefinite e in un paio di secondi avrai già la risposta pronta.
7. Trovati qualcosa di più divertente da fare
Quante volte ti capita di navigare nella posta elettronica perché non hai niente di meglio da fare? Guardare i messaggi email non è proprio il migliore dei passatempi – ma sicuramente è uno dei più convenienti.
La prossima volta che ti ritrovi a girovagare nella tua casella di posta, perché non hai nient’altro da fare, comincia a fare qualcos’altro. Cosa? Qualsiasi cosa – certo, la cosa migliore sarebbe trovare qualche hobby interessante, ma anche lavare le stoviglie, fare le flessioni o dormire sono meglio che stare a leggere le email.
8. Se qualcuno non risponde al tuo messaggio non pensare subito al peggio
A volte succede che qualcuno non risponda a un tuo messaggio – ma ciò non è sempre una cosa negativa. Forse la persona non ha visto il tuo messaggio, forse se ne è dimenticata, forse ha moltissimo lavoro da fare e non ha tempo – è abbastanza improbabile che non ti risponda perché ha qualcosa contro di te.
Quando ti ritrovi in una situazione del genere e cominci ad avere pensieri negativi, pensa prima: quante volte è successo anche a te di non aver risposto a un messaggio email? E qual stato il motivo? Niente di importante, vero? E quante volte ti è successo che qualcuno non abbia risposto a un tuo messaggio, ma poi finito tutto bene?La maggior parte delle volte andata proprio così, vero? Capirai presto che non hai motivo di preoccuparti.
Per concludere
L’email non è affatto morta – è viva e vegeta edè in grado di causare stress come mai prima d’ora. La tecnologia è una cosa buffa, ci facilita la vita, ma allo stesso tempo può renderla anche difficile – ma solo se noi glielo permettiamo.
È importante quindi sviluppare strumenti efficaci con l’aiuto dei quali possiamo difenderci dagli svantaggi delle tecnologie moderne, ma allo stesso tempo sfruttarne i vantaggi. Siamo onesti: l’email è un media che porta a numerosi vantaggi e se riusciamo a limitare i sui difetti siamo sulla strada giusta per poter usufruire di tutto il suo potenziale.
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