Possiedi più di una mailing list? Le sai gestire correttamente?

Tempo di lettura: 11 minuti

 

Forse durante il tuo lavoro in azienda utilizzi più di una sola mailing list per inviare messaggi email e, anche se a prima vista sembra facile, bisogna fare molta attenzione nel gestire diverse liste di invio per utilizzarle al meglio. Solo così riuscirai a raggiungere i risultati migliori, semplificare il tuo lavoro e, allo stesso tempo, garantire ai tuoi clienti la migliore esperienza utente possibile. Ma cosa sarebbe esattamente la gestione corretta delle mailing list e perché è così importante?

​Come può una cattiva gestione delle tue mailing list danneggiare il tuo marchio

Forse il modo più semplice per spiegarlo è farlo con un esempio. Immagina di ricevere un’email da un brand che ti piace. Fin qui tutto bene. In seguito ricevi un’altra volta lo stesso messaggio. Ora le cose ti sembrano già un po’ strane. Ancora, ricevi lo stesso messaggio una terza volta. Ora ne sei già un po’ infastidito e ti viene addirittura voglia di spostare i messaggi di questo marchio nella cartella della posta indesiderata.

Il fatto è che oggigiorno riceviamo troppe email e questo già di per sé ci dà un po’ sui nervi, ma se poi i singoli marchi (anche se in realtà per errore) ci bombardano con lo stesso messaggio non possiamo che essere di mal umore e sviluppare verso quel marchio un atteggiamento negativo. Se utilizzi diverse liste di invio nelle quali gli indirizzi email si ripetono potresti causare parecchi problemi e danneggiare la reputazione del tuo marchio.

Per risolvere questi problemi esistono soluzioni molto eleganti, già integrate nel sistema di SqualoMail, di cui tu non dovrai preoccuparti. Se, per esempio, importi in SqualoMail due diverse liste di invio ma che contengono indirizzi di posta elettronica uguali, e poi decidi di inviare ad entrambe le liste lo stesso messaggio, il sistema di SqualoMail impedirà automaticamente che il messaggio venga inviato allo stesso indirizzo più di una volta. Ciò significa che anche se un determinato indirizzo email è presente in entrambe le liste, il destinatario riceverà il messaggio solo una volta.

Abbiamo risolto con successo un problema, grazie soprattutto all’aiuto del sistema intuitivo offerto da SqualoMail, ma sfortunatamente questo non è l’unico problema che possiamo incontrare nella cattiva gestione delle mailing list. Anzi, ci sono problemi più seri che possono avere per noi conseguenze molto più gravi.

Un grosso problema, ad esempio, è l’annullamento dell’iscrizione dei destinatari dalla tua newsletter. Se hai più liste in cui determinati indirizzi email vengono ripetuti significa che per i destinatari sarà molto difficile annullare l’iscrizione. Anche se cliccano sul collegamento per l’annullamento dell’iscrizione, verranno cancellati solamente da quella lista specifica e non anche da tutte le altre sulle quali si trova il loro indirizzo email. Come puoi immaginare questo può causare parecchi problemi.

I destinatari, ovviamente non sanno perché la loro cancellazione non è riuscita, e questo potrebbe infastidirli e oltretutto influirà anche sull’opinione che hanno del tuo marchio. Credendo che il tuo collegamento alla cancellazione non funziona cercheranno di sbarazzarsi delle tue email in altri modi, per esempio segnalando i tuoi messaggi come posta indesiderata.

Questo, ovviamente, causerà parecchi danni e peggiorerà significativamente la tua reputazione come mittente, e di conseguenza ridurrà le tue possibilità di recapitare efficacemente i tuoi messaggi nelle caselle di posta dei destinatari che sono effettivamente interessati alle tue notizie.

Anche qui il sistema di SqualoMail ti offre un’ottima soluzione. Nelle impostazioni, infatti, puoi scegliere da quali liste si può disiscrivere il destinatario. Puoi anche fare in modo che il destinatario, annullando l’iscrizione, si cancelli da tutte le liste alle quali era iscritto, conferendogli in questo modo uno status che impedirà al sistema di inviargli i messaggi. Anche se in futuro dovresti iscriverlo per errore a qualche nuova lista, questo destinatario non riceverà più messaggi da parte tua.

Ottima soluzione, vero?

​Questo significa che sarebbe meglio avere una sola lista di invio?

Assolutamente no – significa solo che devi saper gestire meglio e con maggior attenzione le tue liste. Il fatto è che gestendo correttamente più liste potrai fornire un’esperienza utente migliore ai tuoi destinatari, perciò questo è sicuramente un passo nella direzione giusta.

Avere più liste ti consente di separare i tuoi destinatari in diversi modi, vediamo alcuni esempi:

  • puoi dividere, per esempio, i destinatari in quelli che si sono iscritti per ricevere la tua newsletter tramite il modulo sul tuo sito web e quelli che si sono iscritti alla lista dopo aver effettuato un acquisto;
  • puoi dividere i destinatari in clienti potenziali e in clienti che hanno già effettuato l’acquisto;
  • puoi dividere i destinatari con cui se stato in contatto riguardo la partecipazione al tuo webinar, tra quelli che si sono iscritti al webinar e quelli che hanno effettivamente partecipato;

​Ma è necessario avere più liste di invio?

In realtà no – la lista di invio è un termine piuttosto antiquato che risale ai tempi del marketing passato, quando la tecnologia non era ancora così sviluppata. La segmentazione e il filtraggio dei destinatari erano ancora una cosa abbastanza sconosciuta all’epoca, quindi era imperativo che le liste venissero divise anche fisicamente.

Oggi puoi organizzarti in modo diverso: puoi creare una lista singola, e poi secondo le necessità filtrarla in base ad ogni singolo messaggio, quindi creare più liste virtualmente divise. I destinatari possono quindi essere segmentati in base al sesso, la posizione, il comportamento, gli interessi, la fase attuale della loro vita, l’età e molti altri parametri. Così ogni volta potrai creare con facilità una nuova lista di invio che si adatterà di più alla situazione e al messaggio attuale, allo stesso tempo eviterai problemi che potrebbero verificarsi quando si inviano messaggi da più liste.

Ma in alcuni casi possono tornare utili anche le liste separate fisicamente. Si tratta principalmente di situazioni in cui ti rivolgi a gruppi di utenti molto diversi, dove non puoi assolutamente permetterti di confonderli. È vero, gli errori tecnici succedono, ma noi dobbiamo fare di tutto per riuscire ad evitarli.

Se, per esempio, lavori con due tipi di clienti molto diversi (B2B e B2C), se lavori in due settori molto diversi o se invii messaggi a due tipi di destinatari molto diversi (come clienti e investitori), allora sarebbe meglio se le liste di invio rimanessero fisicamente separate per evitare qualche errore indesiderato.

​Come utilizzare diverse liste di invio a tuo vantaggio?

Abbiamo quindi visto che è saggio avere liste di invio diverse, quindi, con l’aiuto della tecnologia moderna, crearne ogni volta delle nuove, separate in base alle necessità del momento. Ora è tempo di vedere a cosa serve avere più mailing list e come utilizzarle a proprio vantaggio.

​Ottenere potenziali clienti con diversi moduli

Se, per esempio, invii newsletter e utilizzi delle esche per conquistare potenziali clienti, i visitatori del tuo sito web probabilmente si possono iscrivere alle news tramite diversi moduli. Se inizi a inviare newsletter e potenziali messaggi con esca a queste persone contemporaneamente, la loro casella di posta elettronica diventerà improvvisamente piena delle tue email, il che ovviamente potrebbe infastidire parecchio i destinatari.

In questo caso, ad esempio, sarebbe meglio includere prima questi nuovi destinatari in una mailing list e inviare loro solo una serie di messaggi per conquistarli. Quando questi messaggi si esauriranno, tuttavia, potrai aggiungere i destinatari alla tua lista generale per l’invio della newsletter. Naturalmente con un’impostazione potrai farlo automaticamente, risparmiando così un po’ di tempo e lavoro.

​Restare in contatto dopo gli eventi offline

Eventi come conferenze, fiere e presentazioni sono una grande opportunità per stabilire contatti e incontrare nuovi potenziali clienti. Ovviamente, anche a questi eventi di networking è importante ottenere il maggior numero di contatti possibile, che puoi utilizzare per inviare newsletter via email.

Anche in questo caso, però, devi fare attenzione a rispettare le leggi; solo perché qualcuno ti confida il suo indirizzo email non significa che ti stia anche dando il permesso di includerlo nella tua mailing list: tale autorizzazione deve essere esplicita, quindi assicurati prima di ottenerla.

Dopo l’evento puoi aggiungere tutti questi indirizzi email, per i quali hai ottenuto il consenso, a una mailing list speciale, creata per rimanere in contatto dopo l’evento. In questo modo potrai relazionarti tramite l’evento e stabilire in modo più facile una connessione. Una volta stabilita potrai, poi, spostare i tuoi contatti sulla tua mailing list principale.

Un trucco che puoi usare: non dimenticarti di contrassegnare questi contatti in modo da sapere da dove vengono. Sai già che sono interessati a tali eventi, quindi puoi continuare a inviare loro inviti a eventi simili che organizzerai in futuro.

​Separare clienti e potenziali clienti

Forse ti sembrerà che i potenziali clienti e i clienti esistenti siano la stessa cosa (ad entrambi i gruppi vuoi vendere qualcosa), ma in pratica questo non è affatto vero. Sono due gruppi molto diversi e perciò dovresti anche trattarli come tali.

Da questi due gruppi infatti ti aspetti cose diverse, perciò hai decisamente bisogno di un approccio diverso e di incentivi diversi. I messaggi dedicati alla lista dei potenziali clienti si concentreranno maggiormente a sviluppare un rapporto basato sulla fiducia e sulle informazioni che riguardano il tuo marchio, ma una volta che i potenziali clienti effettueranno un acquisto, potrai spostali sulla lista dei clienti.

Per questa lista l’approccio sarà di nuovo completamente diverso. Qui potrai incoraggiare gli acquisti in modo più diretto, proporre ottime offerte e varie promozioni.

​Separare chi si è iscritto al webinar da chi ha effettivamente partecipato

Supponiamo che tu abbia organizzato un webinar. Un bel numero di persone si sono iscritte ma a partecipare sono state molte meno. Questo è un fenomeno del tutto normale, soprattutto se si tratta di webinar gratuiti, ai quali le persone a volte si iscrivono “per caso”. A prima vista sembra che sia un gruppo di persone completamente unificato: individui interessati all’argomento del tuo webinar. Ma in realtà non è così.

Le persone che si sono iscritte al webinar possono essere suddivise in quattro gruppi diversi con caratteristiche diverse, che richiedono quindi anche un approccio diverso.

  • Fanno parte del primo gruppo, ad esempio, i candidati che si sono iscritti al webinar ma non vi hanno partecipato. Puoi aggiungerli alla prima lista e inviare loro un invito al tuo prossimo webinar. Ovviamente sono interessati alla questione, potrebbero non aver trovato il tempo o potrebbero essersene dimenticati, ma c’è la possibilità che riescano a partecipare la prossima volta.
  • Fanno parte del secondo gruppo gli iscritti che hanno partecipato al webinar, ma non fino alla fine. A questi partecipanti puoi inviare un collegamento al video del webinar. È possibile che durante il webinar si siano resi conto che l’argomento non gli interessava, ma è anche possibile che avessero altri obblighi e quindi abbiano dovuto abbandonarlo – e saranno felici di vederlo quando avranno più tempo.
  • Fanno parte del terzo gruppo gli iscritti che hanno partecipato al webinar fino alla fine, ma poi non hanno deciso di acquistare o ordinare (di solito i webinar pubblicizzano l’acquisto di un prodotto o l’ordinazione di un servizio). Parliamo di persone che hanno un evidente interesse e sono molto vicine all’acquisto, quindi potrebbero aver bisogno di un po’ più di incoraggiamento. Concentrati sui contenuti personalizzati che stimolino la vendita.
  • E cosa fare con chi ha partecipato al webinar, lo ha seguito fino alla fine e poi ha anche effettuato l’acquisto? Puoi inserirli direttamente sulla lista principale e inviare loro la newsletter per tenerli informati sulle novità e includerli il più possibile nel tuo marchio.

​Le regole d’oro per gestire diverse liste di invio

Tutte le tattiche di marketing hanno delle regole d’oro che dovresti seguire, e lo stesso vale per la gestione di più mailing list. Vediamo cosa dovresti sapere prima di metterti al lavoro!

​#1: Ogni elenco ha bisogno della propria campagna

Se hai letto questo articolo, allora lo avrai già capito da solo – sfortunatamente questo è un errore molto frequente che fanno le aziende. Cerchiamo di soffermarci un po’ su questo punto. È vero, spesso succede che gruppi di destinatari su liste di invio diverse siano molto simili – ma se fossero talmente simili da poterli indirizzare con lo stesso messaggio, sarebbero anche sulla stessa lista, giusto?

È importante che non ti faccia prendere dalla pigrizia, non basta preparare un solo messaggio, modificarlo un pochino e poi inviarlo alle diverse liste. No, ogni gruppo ha bisogno di un approccio diverso, di una strategia particolare e di un messaggio personalizzato – altrimenti non otterrai i risultati giusti.

Se ti impegnerai a creare più liste di invio e ti impegnerai a gestirle con cura, dovrai sforzarti anche tanto da creare campagne diverse per ogni lista – altrimenti tutti i tuoi sforzi saranno vani.

​#2: Trova e gestisci le differenze tra i destinatari nel modo più creativo possibile

Quando nel mondo del marketing sentiamo la parola “segmentazione” pensiamo subito al genere e all’età. È vero, questi sono due parametri molto importanti per la segmentazione e per creare mailing list diverse ma è anche vero che questa è una cosa che fanno anche tutti gli altri. Perché non essere diverso?

Il fatto è che questi parametri di base non sono più importanti per il modo in cui i destinatari rispondono ai tuoi messaggi. I loro interessi e i loro comportamenti ti forniscono molte più informazioni su come rivolgerti a loro nel modo giusto.

Nel creare diverse liste di invio devi quindi essere il più creativo possibile. Facciamo un esempio: supponiamo che tu venda prodotti tecnici. I clienti che di solito acquistano prodotti Apple probabilmente non vogliono ricevere offerte che riguardano computer e telefoni cellulari di altri marchi – quasi sicuramente otterrai risultati migliori se invierai loro le migliori promozioni che riguardano il loro marchio preferito.

​#3: Usa un sistema di ricompensa per i clienti regolari

Vari club fedeltà e altri sistemi di ricompensa sono sempre i benvenuti, e oltretutto aiutano a incrementare le vendite. Ma se i singoli clienti non sanno di aver raggiunto un certo livello e di avere diritto a determinati vantaggi, questo non ti aiuta affatto.

È quindi possibile utilizzare anche diverse mailing list inviando diversi vantaggi a diversi gruppi di clienti, a seconda di quanti acquisti hanno già effettuato e quale livello di vantaggi hanno raggiunto fino a questo momento.

Sarebbe giusto informare i destinatari ogni volta che raggiungono un nuovo livello e hanno diritto a nuovi vantaggi. Puoi occupartene utilizzando l’automazione; quando un cliente effettua un determinato numero di acquisti, riceve automaticamente un’email sui nuovi vantaggi che gli spettano.

​#4: Consenti ai clienti di scegliere autonomamente a quale lista vogliono appartenere

La segmentazione creativa dei tuoi destinatari sicuramente non è la cosa più semplice del mondo e richiede anche un bel po’ di tempo. Non c’è alcun dubbio che lo sforzo verrà premiato con degli ottimi risultati, ma puoi anche rendere il tuo lavoro un po’ più facile.

Un’ottima idea sarebbe preparare un breve questionario in cui chiedere ai destinatari cosa vogliono. Lascia che scelgano gli argomenti a cui sono interessati, che specifichino quanto spesso vorrebbero ricevere i messaggi e che esprimano il tipo di messaggi che vorrebbero ricevere (informazioni su nuovi prodotti, promozioni e sconti, notizie sul marchio).

Con un buon strumento potrai poi inserirli facilmente in diverse liste di invio in base alle loro risposte, adattarti alle loro preferenze e allo stesso tempo risparmiare un bel po’di tempo e lavoro. Elegante ed estremamente efficace! Naturalmente, non tutti risponderanno al tuo questionario, ma puoi anche risolvere questo problema offrendo qualche incentivo sotto forma di uno sconto o altro vantaggio per ogni questionario completato.

​#5: Concentrati sempre sul tuo marchio

Se vuoi adattarti ai singoli gruppi di destinatari dovrai ovviamente fare alcune modifiche – potresti dover esprimerti in modo leggermente diverso, dover cambiare tono o persino presentare il tuo marchio in modo leggermente diverso.

Non c’è niente di sbagliato in questi cambiamenti, anzi a volte sono necessari, ma è di vitale importanza che tu rimanga sempre fedele al tuo marchio e non perda la tua identità. Per creare una buona reputazione il tuo marchio deve avere una voce forte; se sarai troppo debole e flessibile, anche le risposte che riceverai dai tuoi destinatari saranno tali.

Concentrati quindi sui gruppi target a cui il tuo marchio piace così com’è. Ricorda perché l’hai creato, quali erano i tuoi obiettivi e cosa avevi da dire. È vero, avere una voce forte potrebbe far scappare qualche gruppo di destinatari, ma quelli che riusciranno a rispecchiarsi nei tuoi messaggi saranno più coinvolti con il tuo marchio.

​Per concludere

Siamo sicuri di averti presentato tutti i vantaggi di una buona gestione delle mailing list, e siamo anche convinti di averti fatto capire quanto sia importante avere un buon partner. Con uno strumento per l’invio della posta elettronica di qualità, risparmierai molto tempo e fatica e ridurrai notevolmente le possibilità di errori.

 

SqualoMail ti offre una serie di funzionalità che facilitano notevolmente la tua gestione di più mailing list e puoi provarlo subito. Perché non facilitare il tuo lavoro e risparmiare del tempo per poi dedicarlo allo sviluppo della tua attività?

REGISTRAZIONE GRATUITA