Guida: Come ottenere più consensi GDPR per l’email marketing (e cosa meglio evitare)

Visto che il tema del GDPR al momento è molto attuale e tutti siamo alla sfrenata ricerca di consensi, ti abbiamo preparato una guida completa che ti spiega a cosa devi fare attenzione, cosa devi rispettare e cosa evitare quando invii messaggi. Tutto ovviamente al fine di ottenere il maggior numero possibile di consensi dai destinatari esistenti. 

Prima di iniziare a creare la tua campagna e preparare il contenuto devi impostare i consensi.

1. Prepara una strategia d’invio adeguata

Non basta inviare un solo messaggio per ottenere il consenso. È importante creare in modo premeditato l’intera strategia delle campagne cercando di coinvolgere il maggior numero dei tuoi destinatari già esistenti.

Otterrai i risultati migliori se la tua intera strategia comprenderà almeno 3 messaggi diversi inviati ogni 14 giorni. È opportuno inviare nuovamente lo stesso messaggio ai destinatari che non lo hanno aperto, ovvero non hanno dato il loro consenso, tre giorni dopo il primo invio.

6 passi (con 6 esempi di messaggi) per ottenere i consensi GDPR dai destinatari esistenti

In questo articolo, nel 5° passo, scoprirai qual è la strategia ottimale e come realizzarla nell’applicazione di SqualoMail.

Potrai continuare a inviare i messaggi per ottenere i consensi dei destinatari esistenti anche dopo il 25 maggio 2018!

Le autorità di controllo, infatti, permetteranno un periodo di transito durante il quale i titolari del trattamento potranno garantire la conformità al 100%. Il timore di venire multati perciò è prematuro. Lo conferma anche il fatto, che la legge con base giuridica per determinare le sanzioni, non è ancora stata accolta.

Citiamo di seguito la dichiarazione della commissaria per l’informazione britannica Elizabeth Denham, nella quale spiega che il loro scopo è istruire le aziende e dirigerle alla conformità e non imporre sanzioni di massa per irregolarità minori:

«L’affermazione che, per dare una lezione alle altre organizzazioni, puniremo le prime piccole irregolarità o che le enormi multe diventeranno una norma, sono timori ingiustificati,» ha dichiarato. «L’ICO (commissaria per l’informazione britannica, op.a.) si impegna a dirigere, consigliare e istruire le organizzazioni su come rispettare la legislazione, e questo con il GDPR non cambierà. Abbiamo sempre messo al primo posta la carota e non il bastone.»

«Anche se le multe – metaforicamente parlando – sono la mazzuola nella nostra scatola degli attrezzi, abbiamo a disposizione anche altri arnesi, anche essi efficaci,» ha continuato. «Il GDPR ci dà a disposizione diverse sanzioni, che aiuteranno le organizzazioni a rispettare la legge – avvertimenti scritti e orali e ordinanze per eliminare gli errori. Anche se questi provvedimenti non colpiranno le tasche delle organizzazioni, nuoceranno sicuramente alla loro reputazione» ha aggiunto.

2. Non inviare messaggi per i consensi a indirizzi email generici

Il GDPR vale unicamente per gli indirizzi email considerati come dati personali. Perciò non ha alcun senso includere nella tua strategia anche indirizzi email generici, come per esempio info@.., marketing@.., …

Ma che cosa sono i dati personali?

È qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale e sociale;

Applicando la definizione al contesto dell’email marketing, si tratta di ogni indirizzo email determinato con un nome e un cognome – cioè l’email di una persona fisica. Esempi:

  • nome.cognome@gmail.com – persona fisica
  • nome.cognome.@nome-azienda.it – persona fisica!
  • info@nome-azienda.it – persona giuridica

 

Rilevamento automatico degli indirizzi per i quali non hai bisogno del consenso.

SqualoMail ti propone il rilevamento automatico degli indirizzi per i quali non hai bisogno del consenso. Nell’applicazione sono presenti quattro liste predefinite, che dispongono i destinatari in base al consenso; se ne hai bisogno o no:

  1. Destinatari per i quali devi ottenere il consenso – sono indirizzi email di persone fisiche
    Lista [GDPR] Consenso non ancora  ottenuto
  2. Destinatari per i quali non devi ottenere il consenso – sono indirizzi email generici non considerati come un dato personale (info@, vendita@, …)
    Lista [GDPR] Il consenso non è necessario
  3. Destinatari per i quali hai già ottenuto il consenso – il sistema verifica ogni ora quali destinatari hanno dato il loro consenso e li elimina automaticamente dalla lista [GDPR] Consenso ancora non ottenuto e li aggiunge alla lista [GDPR] Consenso già ottenuto
  4. Destinatari ai quali devi inviare solo un avviso relativo alla politica aggiornata sulla privacy – sono i destinatari che si sono iscritti alla tua lista tramite il modulo di iscrizione, pop-up o altri modi. Tutti gli indirizzi email ottenuti in questa maniera – e per lo scopo di inviare le Newsletter – sono già conformi. Iscrivendosi alle e-news i destinatari ti hanno implicitamente dato il permesso di inviare loro messaggi.
    Lista [GDPR] Notifica aggiornamento policy
  • Le Email automatiche, se collegate con queste liste del sistema, non funzioneranno.
  • A queste liste puoi inviare direttamente.
  • Le liste si aggiornano automaticamente ogni ora.

I nostri clienti hanno in questo modo “salvato” (in media) ben il 24,3% dei destinatari già esistenti.

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3. Non raccogliere i consensi dei destinatari che si sono già iscritti

Non è quindi necessario raccogliere i consensi dei destinatari che si sono iscritti alla tua lista tramite il modulo di iscrizione o il pop-up. Tutti gli indirizzi email ottenuti in questo modo – e per lo scopo dell’invio delle Newsletter – sono già conformi. Iscrivendosi alle e-news i destinatari ti hanno già dato il permesso esplicito di inviare loro i messaggi.

È sufficiente informare questi destinatari sui cambiamenti delle condizioni generali di contratto, ovvero sulla politica della privacy – non hai bisogno di consensi aggiuntivi.

Questo ovviamente non vale quando qualcuno si è registrato nel negozio online o sul portale, tramite l’applicazione online ecc. e ha poi ricevuto i tuoi messaggi. Per questo tipo di destinatari è necessario ottenere il consenso per l’invio dei messaggi.

È inoltre necessario ottenere nuovamente i consensi da indirizzi email che hai raccolto tramite giochi a premi, fiere, corsi, conferenze, … quando all’iscrizione il destinatario non è stato informato che avrebbe ricevuto messaggi, significa che non è stato chiaramente specificato lo scopo del trattamento dei dati – e cioè l’invio.

Come determinare e raccogliere i consensi dei destinatari esistenti

Per saperne di più su come impostare i consensi nell’applicazione di SqualoMail, leggi questo articolo.

 

4. Nel contenuto del messaggio non parlare di te, parla del destinatario

Nel messaggio devi prima presentarti e dire chi sei – molti destinatari potrebbero non riconoscerti come mittente. Subito dopo presenta ai destinatari il valore aggiunto, del perché dovrebbero darti il loro consenso.

Non cominciare con “… il nuovo regolamento GDPR ci chiede di ottenere i consensi dai destinatari esistenti, per questo motivo hai ricevuto questo messaggio…” – il destinatario probabilmente non sentirà alcun bisogno di darti il suo consenso. Anzi, potresti provocare l’effetto contrario.

Comunica chiaramente ai destinatari cosa ne guadagneranno dandoti il loro consenso e continuando a ricevere i tuoi messaggi. Sii personale e utilizza un tono gentile.

Ancora un esempio che puoi usare per ottenere i consensi, è quello di informare i destinatari prima sullo scopo del trattamento dei dati personali e dopo chiedere loro di darti il consenso per poter continuare ad inviare le news. Di seguito avvisali che i loro dati, in caso non ti diano il consenso, verranno cancellati.

In continuazione, informa i tuoi destinatari, in modo indipendente, che dopo la cancellazione prevista dopo una certa data, farai tra tutti i destinatari delle tue news un sorteggio, dove 10 fortunati riceveranno un premio.

Facendo così non chiedi direttamente ai destinatari di darti il loro consenso solo per ricevere in cambio lo sconto, ma anticipi che stai preparando per tutti i tuoi destinatari dei premi, degli sconti, promozioni speciali, offerte, contenuti esclusivi,… Tutti dei buoni motivi per voler restare sulle tue liste.

Esempio di template:

 5. Non utilizzare trucchetti, sii sincero

Tutto comincia con l’oggetto del messaggio. Non ingannare i destinatari con oggetti tipo “Conferma dell’ordine”, o “Re:…”.

Le persone apprezzano la tua sincerità, puoi permetterti anche un po’ di humor. Alcuni buoni esempi di oggetti, che sono arrivati nel nostro Inbox:

  • 😢 Niente più e-news su biglietti aerei a buon prezzo ✈
  • Finalmente puoi liberarti di noi (questa è l’email GDPR che stavi aspettando)
  • [Riattivazione GDPR] Apri, pensa e decidi – vorremmo che tu restassi con noi
  • Panico riguardo il GDPR – lasciati consolare
  • Vuoi ricevere buone idee d’acquisto?
  • Disturbiamo? (1° messaggio)
  • Ora sì che disturbiamo (2° messaggio))
  • Sto preparando qualcosa di eccitante e interessante

Nel creare la campagna devi fare soprattutto attenzione a non condizionare i consensi del GDPR, in quanto questo non è in conformità con il regolamento.

Un avviso del tipo: «Se ci dai il tuo consenso riceverai un buono sconto» non va bene, perché in realtà, invece di informare i destinatari con che cosa concordano, stai proponendo loro un’offerta alettante in cambio di un click.

 

Per avere un’idea su come non deve essere il messaggio, guarda i seguenti esempi (di cattive pratiche):

1. Oggetto del messaggio ingannevole – L’azienda Green Man Gaming ha deciso di inviare ai suoi destinatari un messaggio con il titolo “Conferma dell’ordine”, mentre il contenuto comprendeva l’invito a dare il consenso GDPR per l’invio. Sicuramente una spiacevole sorpresa o un brutto scherzo.

 

2. Puoi ricevere le news, ovvero le ricevi – Nel messaggio sono stati inseriti due pulsanti che, in linea di principio, hanno la stessa chiamata all’azione – rimanere sulla lista e ricevere le news. Con la differenza che cliccando sul tasto blu, che è quello che più risalta, i destinatari riceveranno molte più news di quante ne avrebbero ricevute scegliendo il pulsante bianco. In questo modo le persone vengono spinte a premere il pulsante blu iscrivendosi a diverse liste.

 

3. Rispondi a questa email per confermare il tuo consenso per l’invio dei messaggi – Un altro esempio che è meglio non prendere come spunto. L’azienda Abrecco team ha reso la raccolta dei consensi difficile – pretendono dai destinatari di inviargli il consenso via email, come risposta al messaggio. Oggi giorno sicuramente esistono modi più semplici per ottenere i consensi di questo.

6. Per il consenso non usare moduli complicati, anzi, chiedi il minor numero di dati possibile

Se il modulo per il consenso contiene troppi campi da compilare e testo aggiuntivo ci sono meno probabilità che il destinatario ti dia il suo consenso. Troppo contenuto confonde le persone e le dissuade dal voler compilare il modulo.

Ogni azione in più che richiedi al destinatario diminuisce le probabilità che il destinatario completi il processo. Questo naturalmente riduce anche il numero di destinatari che ti daranno il loro consenso.

Un esempio di come NON deve essere un modulo:

 

Un altro esempio:

7. Non chiedere dati aggiuntivi ma solo quelli di cui hai bisogno

Cerca di ottenere dai destinatari il minor numero di dati possibile, ovvero, solo quelli necessari per eseguire con successo le tue campagne di email marketing. Se raccogli solo i consensi ai fini dell’invio dei messaggi, questa dovrebbe essere l’unica cosa che i tuoi destinatari devono confermare – cliccare sul pulsante o spuntare la casella vuota.

Raccogliere dati “di scorta” secondo il GDPR non è permesso – si deve raccogliere sempre solo il minor numero possibile di dati ai fini di uno scopo.

Un esempio di come NON dovrebbe essere un modulo:

Dove cominciare

È importante impostare la campagna per ottenere i consensi dai destinatari esistenti in modo premeditato, visto che da ciò dipende la misura della portata delle tue campagne di marketing.

In ogni caso devi assicurarti che la piattaforma che utilizzi per la raccolta dei consensi sia compatibile al 100% con il GDPR e ti dia a disposizione tutte le funzionalità necessarie per far “sopravvivere” il tuo database.

A questo proposito ti invitiamo a provare SqualoMail gratuitamente.

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