Comunicazione via email sul posto di lavoro

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Negli articoli precedenti abbiamo scoperto che l’email è tutt’altro che morta e che oggi giorno gioca un ruolo importantissimo nella comunicazione quotidiana. Ma avevamo parlato soprattutto di email marketing. Oggi analizzeremo questo argomento da un’altra prospettiva: e cioè quanto l’email sia fondamentale per la comunicazione all’interno di un’organizzazione.

Bisogna ammetterlo, l’email ci fa perdere un sacco di tempo – si potrebbe anche dire fin troppo. Nell’articolo precedente abbiamo spiegato che un dipendente medio dedica gran parte della sua giornata lavorativa alla sua casella di posta elettronica, il che, siccome molti messaggi non sono per niente urgenti, è una cosa estremamente improduttiva.

Se desideri migliorare la tua comunicazione nell’ambito dell’email, fare un passo in avanti nella tua organizzazione e risparmiare a tutti i tuoi dipendenti tanto tempo prezioso, abbiamo preparato per te alcuni stratagemmi estremamente utili per instaurare una comunicazione efficace via email sul posto di lavoro. Ma cominciamo dall’inizio …

1. L’email rimanere lo strumento principale di comunicazione nella maggior parte delle organizzazioni

Le riunioni giocano un ruolo importante, perciò le nuove tecnologie che conquistano il mondo spesso vengono usate anche nelle organizzazioni, ma la regina della comunicazione nella maggior parte delle aziende rimane l’email. In che modo vi mettete d’accordo sulle questioni in azienda? Sì, via email!

Lo confermano anche le statistiche. Al lavoro un utente medio riceve e invia circa 110 messaggi al giorno. Tu ne invii meno? Anche gli altri: di questi 110 messaggi infatti circa 75 sono i messaggi ricevuti. Ma non ti preoccupare, non devi leggerli tutti: in media sono 62 i messaggi davvero utili, 13 invece vengono recapitati nella casella della posta indesiderata.

Ma se i messaggi inviati sono solo 35, mentre quelli ricevuti circa 75, come mai questa differenza? Certo, ci sono persone che inviano più di 35 messaggi (sicuramente anche tu avrai un collega molto simpatico che continua a inviare messaggi banali), alcuni messaggi poi sono destinati a più di un solo destinatario (ad alcuni piace mettere nel campo CC semplicemente tutti i dipendenti dell’azienda),una parte significativa dei messaggi invece fa parte delle newsletter interne.

La newsletter all’interno dell’organizzazione?

Sì! La newsletter sta diventando sempre più popolare anche nella corrispondenza interna, non solo per la comunicazione con i clienti. Il primo vantaggio è che si tratta di uncanale già esistente(in azienda sicuramente tutti hanno un indirizzo email professionale), oltretutto tutti i destinatari controllano regolarmente la loro casella di posta – o almeno dovrebbero. Un altro vantaggio è che nell’email puoi includere diverse forme di contenuto, testi, immagini, video o altro, e poi una

comunicazione regolare via email ti consente di informare in modo chiaro e trasparente tutti i dipendenti della tua organizzazione.

Se i tuoi dipendenti riceveranno aggiornamenti sulle attività all’interno della tua azienda, sarà più semplice per loro perseguire l’obiettivo comune e lo faranno in modo più efficace. È importante anche informarli tramite newsletter sulle nuove tendenze e sugli sviluppi nel tuo settoreper istruirli in modo che possano fare meglio il loro lavoro.

Un altro incredibile vantaggio della newsletter interna è che saprai esattamente quanti dipendenti hanno aperto il messaggio e quanta attenzione gli hanno dedicato. Potrai scoprire anche quali sono gli argomenti che più li interessano per offrire contenuti migliori, ancora più rilevanti in futuro.

2. Ma la gente veramente legge ancora le email?

Certo. Inoltre molti di loro utilizzano il proprio indirizzo email personale a scopi lavorativi. Questo cosa significa? Che utilizzano la loro email personale per leggere questioni di lavoro e che dal proprio indirizzo inviano anche email professionali.

Le ricerche dimostrano che 4 persone su 10 utilizzano l’indirizzo email personale a scopi lavorativi. Il 16 % delle persone inoltra la posta professionale anche sulla propria email privata. In entrambe le categorie sono in testa gli uomini: il 42 % degli uomini utilizza l’email privata a scopi professionali (rispetto al 34 % delle donne) e il 21 % degli uomini inoltra la posta professionale sull’email privata (rispetto al 15 % delle donne). Il sesso non è l’unico fattore a giocare un ruolo importante, ma è interessante anche l’influenza dell’età.L’email privata viene utilizzata a scopi lavorativi soprattutto dai più giovani e i più anziani: il 62 % nella fascia di età tra i 18 e i 24 anni, mentre il 41 % per gli over 65. Nelle fasce di età intermedie, dai 35 ai 64 anni, la percentuale varia dal 23 al 33 %.

L’email perciò non è solamente molto popolare, tante volte la posta professionaleriesce ad invadere la nostra vita privata– anzi, siamo noi a lasciarla entrare. Anche se per vari motivi questa non è una cosa buona, dall’altra ciò dimostra che l’email è un media estremamente importante al quale bisognerebbe dare la giusta attenzione anche all’interno dell’azienda.

3. Come migliorare la comunicazione via email all’interno della tua organizzazione?

Ora che conosci l’importanza di una buona ed efficace comunicazione all’interno della tua organizzazione, vediamo come migliorarla ulteriormente.

1. Lascia che il titolo dell’email parli da sé

Lo abbiamo già detto, ogni giorno riceviamo un sacco di messaggi email – alcuni sono rilevanti, altri invece no. Poi ci sono messaggi molto importanti, ma non in quel determinato momento. È fondamentale cheil destinatario riesca a capire di che categoria si tratti già dal titolo.

Se nel titolo scrivi, per esempio«Ciao!» o «Domanda», il destinatario non avrà la minima idea di cosa si tratta, perciò dovrà aprire il messaggio perdendo tempo prezioso durante il lavoro – mentre tu volevi solamente fargli sapere che nella stampante non c’è più carta e che ne hai ordinata della nuova. E d’altra parte: forse nel tuo messaggio c’è qualche informazione importantissima ma a causa del titolo potrebbe essere ignorata.

Quando scrivi il titolo dell’email devi essere quindi chiaro e concreto. «Dati per il report del dipartimento acquisti 2019» o «Invito alla riunione di martedì, 15/6/2020» sono esempi di titoli efficaci che annunciano il contenuto del messaggio.

2. Scegli le tue parole con attenzione

Nella comunicazione scritta succede spesso che le parole vengano percepite con un tono più aspro di quanto siano state pensate. Se aggiungiamo il fatto che solitamente le email vengono scritte in fretta, il nostro messaggio potrebbe apparire alquanto scortese, nonostante questa non fosse stata la nostra intenzione.

Quando scrivi i messaggi devi essere gentile, se invece hai bisogno di affrontare qualche argomento più delicato, sarebbe meglio utilizzare il telefono. L’email è un ottimo strumento, ma sfortunatamente non appropriato per tutte le situazioni.

3. Scrivi e poi correggi

È vero, non stai scrivendo un saggio, né un articolo scientifico, ma se invii un messaggio senza capo né coda, pieno di errori di battitura ed errori grammaticali, nessuno ti prenderà sul serio. Non importa quanto tu sia occupato o quanta fretta tu abbia – un messaggio email scritto in modo sensato e grammaticalmente correttoè la base di una comunicazione professionale di cui non si può fare a meno.

4. Tieni in mente che anche il tempo del destinatario è prezioso

Come ti senti quando ricevi un messaggio dove il mittente spiega in lungo e in largo qualcosa che poteva dirti in una frase o due? Abbastanza infastidito, vero? Ecco, vale lo stesso anche per le persone alle quali mandi i messaggi tu.

Quando scrivi un’email devi considerare che anche il destinatario forse non ha tempo e che vorrebbe conoscere il più presto possibile l’essenza del tuo messaggio, assicurati che ciò succeda.

5. Attenzione a quando usi gli emoji

Gli emoji oggi giorno sono molto popolari nella comunicazione, soprattutto nei messaggi brevi e nelle applicazioni per la comunicazione, ma ciò non significa che siano accettabili anche nella comunicazione professionale via email. Se scrivi a un collega con il quale hai confidenza, non c’è niente di male a utilizzare qualche emoji (ma tieni in mente che potrebbe inoltrare la tua email a qualcun’altro), in tutti gli altri casi sarebbe meglio evitarli.

Forse pensi che usando gli emoji l’atmosfera sia più piacevole e il messaggio più gentile, ma non è così. Le ricerche hanno dimostrato che chi invia tanti emoji dà l’impressione di essere una persona meno capace, ma non più gentile.

6. Non dimenticarti dell’allegato

Quante volte ti è successo di ricevere un messaggio nel quale il mittente annunciava la presenza di un documento in allegato – ma l’allegato non c’era. Certo, non è niente di grave, ma il fatto è che in questo modo si perde un sacco di tempo prezioso. Prima devi prenderti del tempo per comunicare al mittente che l’allegato non c’è, questi poi deve prendersi del tempo per cercarlo e inviartelo.

Fai attenzione al numero e alla dimensione degli allegati. Se vuoi inviare una grossa quantità di documenti, sarebbe meglio unirli comprimendoli in una sola cartella che il destinatario potrà salvare più facilmente, se invece vuoi inviare un file di grandi dimensioni, sarebbe meglio farlo in forma di collegamento a un servizio cloud per l’archiviazione dei dati per non occupare troppo spazio nella casella di posta del destinatario

Un’altra cosa: se includi un allegato ricordati di avvisare il destinatario nel messaggio, in caso contrario potrebbe ignorarlo.

7. Dedica attenzione anche al saluto finale

Cordiali saluti è un modo perfettamente accettabile per congedarsi dal destinatario, ma dedicare ai saluti un po’ più di attenzione certo non guasta. Se il messaggio contiene una richiesta per il destinatario, sarebbe bello ringraziarlo alla fine, se invece si tratta di un altro genere di contenuto puoi augurare al destinatario una bella giornata o un bel weekend.

Nel congedarti fai attenzione soprattutto a non essere troppo affettuoso o amichevole («Ciao» o «Ci sentiamo» nelle email professionali potrebbe sembrare troppo confidenziale), ma neanche troppo ufficiale e formale – alla fin fine non stai scrivendo alla regina di Inghilterra, ma a un collega.

8. Usa una firma professionale

Una firma professionale, che il tuo client aggiunge automaticamente alla fine del messaggio, ti farà risparmiare del tempo. Primo perché non dovrai continuamente scrivere il tuo nome e secondo perché il destinatario della tua email riceverà tutti i dati di cui ha bisogno per contattarti; il tuo indirizzo email ce l’ha già, ma forse non ha il tuo numero di telefono.

Fai attenzione a non includere troppi dati. Non c’è nessun bisogno di inviare ai tuoi colleghi anche le tue citazioni preferite, la tua foto e i collegamenti a tutti i social media dove hai un profilo attivo

E qui vorremmo fare un’altra osservazione, ai destinatari non interessa minimamente da che tipo di dispositivo stai inviando il messaggio, perciò «Sent from my iPhone e avvisi del genere è meglio risparmiarseli.

9. Controlla tre volte di aver scritto correttamente il nome del destinatario

Gli errori di battitura li facciamo tutti, ma se sbagliamo a scrivere il nome del destinatario questa è veramente una cosa imbarazzante. Il destinatario penserà che eravamo distratti e che di lui non ce ne importa un bel niente. Qualche errore può succederesoprattutto con i nomi stranieria cui non siamo abituati e che il programma per il controllo ortografico sottolinea comunque, anche se sono scritti in modo corretto, perciò ci stiamo meno attenti.

Quando utilizzi i nomignoli fallo con prudenza. Non puoi presupporre che il destinatario utilizzi una versione abbreviata del suo nome; utilizzarla potrebbe essere inappropriato. Forse il modo migliore e più sicuro è copiare semplicemente il nome del destinatario dalla sua firma alla fine del messaggio, ed evitare così di fare errori imbarazzanti.

10. Rispondi alle email

Forse questo ti sembrerà scontato, ma sempre più spesso non lo è. È importante quindi rispondere al messaggio in un determinato periodo di tempo (solitamente nell’arco di 24 ore) se questo non è possibile invia almeno una risposta per informare il mittente di aver ricevuto il messaggio e di quando hai intenzione di rispondergli. Così saprà quando aspettarsi la risposta, cioè le informazioni che ha chiesto.

Se il messaggio non richiede nessuna risposta, sarebbe giusto comunque rispondere per informare il mittente di aver ricevuto il messaggio – specialmente se questo contiene informazioni importanti.

11. Tieni presente che a volte l’email è meglio non inviarla

Sei di fretta e hai bisogno subito di informazioni? Allora chiama direttamente il tuo collega, così otterrai le informazioni di cui hai bisogno in modo più veloce ed efficace. Vuoi chiedere al tuo capo un aumento? Non discuterne tramite email, fissa un appuntamento. Devi licenziare un dipendente? Sì, non è una cosa semplice e il modo più facile sarebbe inviare un’email, ma ciò non è affatto appropriato – è una cosa di cui bisogna discutere faccia a faccia.

12. Assicurati di aver inviato il messaggio a tutti i destinatari

Anche questa una delle ragioni per cui le aziende decidono di utilizzare la newsletter. In teoria potresti anche aggiungere i destinatari nell’intestazione appropriata e inviargli il messaggio – per inviare la newsletter non hai bisogno di nessun sistema particolare. Ma siccome tutti siamo solo esseri umani e le cose ce le dimentichiamo, spesso ci dimentichiamo di aggiungere qualche destinatario sulla lista.

E questo può portare a non poche complicazioni. Se le persone non vengono informate, il lavoro non viene eseguito, questo può causare ritardi inutili nelle tue attività e di conseguenza anche costi elevati.

E poi c’è lo scenario peggiore: se aggiungi i destinatari manualmente puòsuccedere che l’email la riceva anche qualcuno a cui non era destinata. I segreti commerciali escono presto dalla cerchia più stretta, perciò controlla sempre di aver scelto i destinatari giusti.

Per concludere

L’email è uno strumento estremamente potente nel mondo della comunicazione e anche se siamo perfettamente consapevoli del ruolo che svolge nell’email marketing a volte dimentichiamo di quanto siaimportante anche nella comunicazione interna. Una comunicazione adeguata e chiara all’interno di un’azienda o organizzazione gioca un ruolo chiave per il successo commerciale, perciò è importante che tutti, dal primo all’ultimo, conoscano le basi dell’uso efficace della posta elettronica.

Le regole di base ora le conosci, ti suggeriamo però di pensare a cos’altro potresti fare per aggiornare e sfruttare al massimo il sistema email nella tua azienda. Forse potresti usare la newsletter che rappresenta uno degli strumenti per la comunicazione interna più efficaci negli ultimi periodi.

L’email infatti è semplice ed estremamente efficace perciò sarebbe un peccato non sfruttare tutto il suo potenziale. Con alcuni semplici provvedimenti potrai migliorare notevolmente la comunicazione all’interno dell’azienda e di conseguenza anche l’efficacia e il successo del tuo marchio, e questo alla fin fine è l’obiettivo più importante.

 

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