Come determinare e raccogliere i consensi dei destinatari esistenti

1. Determina a cosa acconsentono i tuoi destinatari

Prima bisogna distinguere tra il consenso per l’invio delle Newsletter e il consenso per la raccolta dei dati aggiuntivi (indirizzo IP, posizione, dispositivo, browser) e di conseguenza, per la profilazione. SqualoMail consente infatti la raccolta di entrambi, il GDPR invece richiede due consensi SEPARATI per ogni singolo SCOPO.

Tutti i consensi vengono creati e conservati nell’applicazione SqualoMail, però possono essere raccolti anche tramite il tuo sito web. Le istruzioni per farlo, le trovi qui.

Nel messaggio per la raccolta dei consensi, che invierai ai tuoi destinatari, aggiungi quindi il collegamento {consent}{/consent} e il destinatario, cliccando sul collegamento, verrà reindirizzato sulla pagina (immagine in basso), dove sceglierà i consensi con i quali acconsente.

Le istruzioni su come impostare il testo dei consensi, che verranno visualizzati su questa pagina, si trovano più in avanti.

Invece del collegamento consent puoi inserire nel messaggio il collegamento {autoconsent}{/autoconsent}, cliccando su questo collegamento il destinatario darà automaticamente il suo consenso per l’invio, senza dover visitare la pagina per i consensi GDPR.

Puoi raccogliere in questo modo i consensi per l’invio ma non quelli per la profilazione. Cliccando sul collegamento il destinatario verrà reindirizzato su questa pagina:

 

Decidi quale sarà il testo che verrà visualizzato sul tuo sito web per la raccolta dei consensi:

  1. Nel menu principale dell’applicazione di SqualoMail scegli l’opzione Configurazioni > GDPR Compliance.

  2. Si appariranno due schede dove puoi impostare i Consensi per l’invio e i Consensi per la profilazione.
  3. Imposta prima i campi per i Consensi per l’invio:
    1. Scegli la lingua nella quale scriverai il testo.
    2. Inserisci il testo base del consenso che verrà visualizzato dai tuoi destinatari vicino al segno di spunta per il consenso e con il quale acconsentiranno, per esempio “Accetto il trattamento dei dati per lo scopo di ricevere le newsletter”.
    3. Inserisci ancora la spiegazione dettagliata del consenso, raggiungibile tramite un click sul collegamento accanto al testo principale del consenso, che apparirà in una finestra modale. Deve includere tutto quello che il GDPR richiede, per esempio:
      1. Quali sono i dati che si raccolgono – qui devi elencare anche quelli evidenti (email, nome, ecc.), visto che tutto verrà registrato dalla traccia di audit e questa sarà a disposizione anche dopo che modificherai i moduli/testi o raccoglierai altri dati.
      2. Qual è lo SCOPO della raccolta – questa è la parte più importante – il GDPR richiede che i consensi per il trattamento dei dati si debbano dare per un determinato scopo.
      3. Per quanto tempo conserverai i dati
      4. Dove può il destinatario rievocare i consensi – solitamente tramite email o attraverso il modulo sul tuo sito web. In breve prepareremo una pagina a parte, alla quale potrai creare un collegamento diretto dal tuo sito web, automatizzando così ance questo processo. Per adesso puoi scrivere qualcosa del tipo www.mio-sito-web.it/revoca-consenso. Successivamente potrai reindirizzare questa pagina sul nostro URL.
      5. Se e con chi condividerai i dati – qui non c’è bisogno di specificare i responsabili del trattamento (p.es. SqualoMail), ma solo i partner che il GDPR definisce come Riceventi.
  4. Dopo aver sistemato tutti i testi clicca sul bottone Salva e Chiudi.
  5. Poi aggiungi, nella stessa maniera, anche i testi per i Consensi per la profilazione.
In lingua italiana è già disponibile un testo predefinito, che può essere completato o modificato.
Ti suggeriamo di includere come testo principale qualcosa che attiri i tuoi destinatari e rappresenti per loro un valore aggiunto.

 

2. Scegli i destinatari che devono darti il loro consenso

Non hai necessariamente bisogno dei consensi per il trattamento dei dati personali da tutti i tuoi destinatari. Esempi di destinatari di cui non hai bisogno dei consensi sono cittadini non comunitari dell’UE e gli indirizzi email di persone giuridiche (info@…).

3. Crea un messaggio con un avviso a dare il consenso

Ti consigliamo di scegliere una delle nostre proposte (nella categoria “Consensi GDPR”) e completarla con il proprio testo e delle immagini.

Non dimenticarti di includere nel pulsante il collegamento corretto:

  • {consent}{/consent} – cliccando sul collegamento il destinatario accede alla pagina, dove può dare il suo consenso.
  • Invece del collegamento consent puoi inserire nel messaggio il collegamento {autoconsent}{/autoconsent}, cliccando su questo collegamento il destinatario darà automaticamente il suo consenso per l’invio, senza dover visitare la pagina per i consensi GDPR.
  • La lingua nella quale verrà visualizzato il consenso va impostata nelle Impostazione della newsletter > Lingua.

Come inserire il link nel testo:

  1. Seleziona il testo
  2. Nell’editore semplice del testo clicca sul simbolo del link
  3. Scegli il tipo di collegamento URL,
    Protocollo <altro>,
    nell’URL inserisci {consent}{/consent}

Come inserire il link nel bottone:

  1. Clicca sul bottone e nella colonna alla tua destra, dove puoi modificare il contenuto inserisci nella sezione stile il collegamento:

Come inserire il link nell’immagine:

  1. Clicca sull’immagine e nella colonna alla tua destra, dove puoi modificare il contenuto inserisci il collegamento:

4. Testa il messaggio

Prima dell’invio devi assolutamente controllare sei hai inserito il collegamento nel modo corretto e se il messaggio è così come lo desideravi inviare.

Fai un invio test al tuo indirizzo email e controlla se nel profilo del destinatario, i consensi si sono salvati correttamente.

Puoi vedere quali sono i consensi che ti ha dato il destinatario nel suo profilo (Tutti i destinatari > click sull’indirizzo email), sotto la sezione consensi GDPR.

Se desideri selezionare tutti i destinatari che ti hanno dato i consensi, lo puoi fare con i Filtri destinatari:
Condizione: Campi personalizzati > gdpr_can_send > = > 1

La traccia di audit si sta già registrando, l’accesso ad essa sarà pronto dal 25 maggio 2018.