6 passi (con 6 esempi di messaggi) per ottenere i GDPR consensi dai destinatari già esistenti con successo

In questo articolo potrai scoprire il modo più effettivo per raccogliere e conservare i consensi dei tuoi destinatari già esistenti, e anche come farlo nell’applicazione SqualoMail.

La nuova legislazione GDPR, prevede che devi ottenere i consensi per il trattamento dei dati personali e per la profilazione da parte di tutti i destinatari che raccoglierai dopo il 25 maggio 2018, nonché anche per quelli raccolti prima di questa data.

Senza il dato consenso dopo il 25 maggio, in teoria, non potrai più inviare messaggi a destinatari, che sono delle persone fisiche. Da sottolineare sta il fatto, che dopo l’approvazione della legge, ci sarà un periodo transitorio, dedicato all’ottenimento dei consensi precedenti. Quindi si suppone che le istituzioni di controllo permetteranno un periodo di passaggio, dove i titolari potranno finalizzare al 100 % la loro compatibilità.

Allo stesso modo, guardando dal punto di vista legale, rimane aperta la domanda sulla retroattività prevista dal GDPR. Questa verrà probabilmente ritrattata con degli esempi più pratici, che daranno una visione più chiara sulla corretta interpretazione delle leggi.

La raccolta dei dati per i nuovi destinatari, sarà dopo il 25 maggio più semplice (le istruzioni per come farlo in SqualoMail), mentre per i destinatari già esistenti, sarà un po’ più difficoltosa, infatti dovrai dare loro qualche motivazione in più.

Di certo, questo non deve rappresentare un ostacolo per mantenere i tuoi destinatari che già hai, infatti statisticamente parlando, rimane sempre più facile mantenerli che acquisirne nuovi.

Con l’ottenimento dei consensi dei destinatari già esistenti, hai anche la possibilità di ripulire il tuo database degli indirizzi email. In questo modo potrai anche raggiungere dei migliori risultati, un tasso di consegna più alto, evitare la casella dello spam o le blacklists, ma soprattutto potrai aumentare il tasso delle conversioni.

La raccolta dei consensi vale per tutti i destinatari, di cui raccogli i dati personali, ciò significa per gli indirizzi email delle persone fisiche, quindi non per gli indirizzi email generici (info@, sales@, marketing@, …).

Sei benvenuto a leggere i seguenti 6 passi, su come ottenere dai destinatari che sono già nel tuo database i consensi per il GDPR:

1° passo: Scegli gli indirizzi che fanno parte dell’Unione europea

SALTA QUESTO PASSO SE SVOLGI GLI INVI SOLAMENTE ENTRO L’UNIONE EUROPEA!

Questa legislazione è obbligatoria solo per il territorio dell’Unione europea, per questo motivo devi dividere nella tua lista contatti i destinatari che si trovano nell’EU dagli altri.

Se operi esclusivamente nel territorio dell’Unione europea questo passo puoi tralasciare!

Se possiedi dei tuoi destinatari anche dei dati aggiuntivi (per esempio l’indirizzo per la consegna nel negozio online), puoi usare questo indirizzo come base, per definire se il destinatario fa parte dell’EU o meno.

L’altra possibilità è quella di usare l’indirizzo IP, dal quale il destinatario ha aperto le tue email, ovvero ha cliccato sui collegamenti. Da questo possiamo interpretare, che se una persona non ha mai aperto/cliccato nessun messaggio, da nessuno stato nell’EU, non la consideriamo come cittadino dell’EU, il che significa che per questa persona il GDPR non vale.

Come farlo nell’applicazione di SqualoMail

1. Crea una nuova lista: p.es. [GDPR] Tutti i destinatari EU
2. Adesso con i filtri scegli tutti i destinatari, che si trovano nell’Unione europea ed aggiungili sulla lista:

Vai su Filtri destinatari:

  • Condizione: Geolocalizzazione >  geolocation_country > = > scegli lo stato
  • Azione: Liste > Iscrivi i destinatari su > [GDPR] Tutti i destinatari EU
  • Clicca su elabora, per finalizzare il filtro

Ripeti l’azione per tutte gli stati EU.

Austria Italy
Belgium Latvia
Bulgaria Lithuania
Croatia Luxembourg
Cyprus Malta
Czech Republic Netherlands
Denmark Poland
Estonia Portugal
Finland Romania
France Slovakia
Germany Slovenia
Greece Spain
Hungary Sweden
Ireland United Kingdom
Per gli altri destinatari (fuori dall’EU) i consensi non ti servono. Questo vale anche per quelli che usano Gmail e che aprono le email solo sulla casella web (quindi tramite il motore di ricerca web), infatti a causa della locazione dei server di Gmail, la loro geolocalizzazione sarà segnata come USA. Se invece questi destinatari, essendo residenti nell’EU, desiderano dare il loro consenso, lo possono certamente fare.

 

2° passo: Filtra gli indirizzi email, che sono considerati un dato personale

Cosa sono i dati personali:

Questi rappresentano qualunque informazione riguardante un definito o identificabile individuo; un individuo identificabile è colui che può essere direttamente o indirettamente definito, soprattutto nominandolo con un identificatore, come il nome, il numero di identificazione, i dati della posizione, l’identificatore web, oppure indicando uno o più fattori che caratterizzano l’identità fisica, fisiologica, genetica, mentale, economica, culturale o sociale di quel individuo;

Se trasferiamo la definizione nel contesto dell’email marketing, possiamo parlare di ogni indirizzo email, che è definito con il nome e cognome – quindi l’indirizzo email di una persona fisica. Esempio:

  1. cognome@gmail.com – persona fisica
  2. cognome@nome-azienda.it – persona fisica
  3. info@nome-azienda.it – persona giuridica

Per questo motivo, quando tratti i dati, devi prima di tutto separare gli indirizzi email generici (info@, sales@, …) da quelli delle persone fisiche. Infatti per gli indirizzi email generici il GDPR non è obbligatorio.

Rilevamento automatico degli indirizzi per i quali non hai bisogno del consenso.

SqualoMail ti propone il rilevamento automatico degli indirizzi per i quali non hai bisogno del consenso. Nell’applicazione sono presenti quattro liste predefinite, che dispongono i destinatari in base al consenso; se ne hai bisogno o no:

  1. Destinatari per i quali devi ottenere il consenso – sono indirizzi email di persone fisiche
    Lista [GDPR] Consenso non ancora  ottenuto
  2. Destinatari per i quali non devi ottenere il consenso – sono indirizzi email generici non considerati come un dato personale (info@, vendita@, …)
    Lista [GDPR] Il consenso non è necessario
  3. Destinatari per i quali hai già ottenuto il consenso – il sistema verifica ogni ora quali destinatari hanno dato il loro consenso e li elimina automaticamente dalla lista [GDPR] Consenso ancora non ottenuto e li aggiunge alla lista [GDPR] Consenso già ottenuto
  4. Destinatari ai quali devi inviare solo un avviso relativo alla politica aggiornata sulla privacy – sono i destinatari che si sono iscritti alla tua lista tramite il modulo di iscrizione, pop-up o altri modi. Tutti gli indirizzi email ottenuti in questa maniera – e per lo scopo di inviare le Newsletter – sono già conformi. Iscrivendosi alle e-news i destinatari ti hanno implicitamente dato il permesso di inviare loro messaggi.
    Lista [GDPR] Notifica aggiornamento policy

A queste liste puoi inviare direttamente (nel caso stai inviando solamente a destinatari italiani).

Se invece hai filtrato anche i destinatari come europei e non europei (1° passo), devi prima di inviare, creare ancora un nuovo filtro:

  • Prima crea una nuova lista: p.es. [GDPR] Tutti i destinatari EU – Consenso non ancora ottenuto
  • Vai su Filtri destinatari:
    • Condizione 1: Liste > Destinatari iscritti a > [GDPR] Tutti i destinatari EU
    • Condizione 2: Liste > Destinatari iscritti a > [GDPR] Consenso non ancora ottenuto
    • Azione: Liste > Iscrivi i destinatari su > [GDPR] Tutti i destinatari EU – Consenso non ancora ottenuto
    • Clicca su elabora

Le liste si aggiornano automaticamente ogni ora.

Le Email automatiche, se collegate con queste liste del sistema, non funzioneranno.

I nostri clienti hanno in questo modo “salvato” (in media) ben il 24,3% dei destinatari già esistenti.

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3° passo: Controlla, per quale ambito hai già il consenso

Gli ambiti nell’email marketing, per i quali devi avere i consensi:

  • Il trattamento dei dati con scopo di invio di messaggi email promozionali
  • Il trattamento dei dati per migliorare l’esperienza utente – per poter elaborare dei dati aggiuntivi (p.es. l’indirizzo IP, la locazione, il tipo di dispositivo, …) per profilare i destinatari.

    Su questa pagina verrà reindirizzato il destinatario dopo aver cliccato sul link {consent}{/consent}.

Se per esempio, hai ottenuto l’indirizzo email tramite i moduli di iscrizione o le finestre pop up, sui quali hai scritto che lo scopo per il trattamento dei dati e quello dell’invio (p.es.: “Iscriviti alle nostre newsletter” – qui lo scopo è l’invio), non è necessario che tu richieda i consensi. Con l’iscrizione alle tue newsletter, ti hanno implicitamente già dato il consenso per l’invio.

A questo tipo di destinatari devi inviare solamente una notifica sull’aggiornamento della nuova privacy policy.

Nell’applicazione SqualoMail, hai già automaticamente raggruppati questi destinatari nella lista [GDPR] Notifica aggiornamento policy.

NOTA: Su questa lista vengono aggiunti tutti i destinatari, che hai aggiunto tramite l’User o il System API.

Come determinare e raccogliere i consensi dei destinatari esistenti

In questo articolo puoi leggere come preparare i consensi nell’applicazione SqualoMail

 

4° passo: Crea una strategia di invio

Non basta inviare un solo messaggio, importante è creare una strategia della tua campagna completa e ben pensata, nella quale potrai ingaggiare il maggior numero dei tuoi destinatari già esistenti.

Qui fai attenzione a scegliere il momento giusto per l’invio e il contenuto del messaggio:

a) L’ora di invio

Ottimale è preparare una strategia di 3 messaggi diversi, che vengono inviati ogni 14 giorni.

L’invio ripetuto della stessa newsletter ai destinatari che non l’hanno aperta, lo puoi fare tre giorni dopo il primo invio (ovvero dopo il secondo e dopo il terzo).

Nell’applicazione SqualoMail hai la possibilità di ripetere l’invio della stessa newsletter con la funzione “Reinvio”, che la trovi come bottone nelle impostazioni della newsletter, quando questa è stata già inviata o è in attesa di invio.

Fai anche attenzione che le newsletter per ottenere i consensi non si sovrappongano con la tua attuale campagna.

b) Il contenuto
Sottolinea lo scopo dei tuoi messaggi e perché vengono loro inviati. Cosa possono ottenere dandoti il consenso, quindi qual è il valore dei messaggi se continueranno a riceverli.

In questo articolo puoi vedere come raccogliere in modo efficace i consensi GDPR dei destinatari già esistenti.

Attenzione! Per l’ottenimento dei consensi il condizionamento dei servizi non è più consentito, come ad esempio: »Confermandoci il tuo consenso riceverai il codice sconto«. Quello che puoi fare, è invece aggiungere nel messaggio un testo, dove spieghi cosa li aspetta se rimarranno iscritti sulla tua lista: »A giugno sono previsti dei grandi saldi, offerti esclusivamente ai nostri destinatari. Rimani con noi e risparmia!«.

Quindi inizia con un oggetto della newsletter chiaro, che comprende la personalizzazione, gli emoji, un contenuto simpatico, divertente e pieno di emozioni. Puoi attirare l’attenzione anche con delle animazioni GIF.

 

Affinché i destinatari possano darti il loro consenso devi inserire nel messaggio (pulsante, immagine o testo) UNO dei seguenti collegamenti:

  • {consent}{/consent} – cliccando su questo collegamento il destinatario potrà accedere alla pagina dei consensi, dove scegliere con quali consensi concorda.
  • {autoconsent}{/autoconsent} – cliccando su questo collegamento il destinatario darà automaticamente il suo consenso per l’invio, senza dover andare sulla pagina dei consensi del GDPR.
  • La lingua nella quale verrà visualizzato il consenso va impostata nelle Impostazione della newsletter > Lingua.

 

Come inserire il link nel testo:

  1. Seleziona il testo
  2. Nell’editore semplice del testo clicca sul simbolo del link
  3. Scegli il tipo di collegamento URL,
    Protocollo <altro>,
    nell’URL inserisci {consent}{/consent}

Come inserire il link nel bottone:

  1. Clicca sul bottone e nella colonna alla tua destra, dove puoi modificare il contenuto inserisci nella sezione stile il collegamento:

Come inserire il link nell’immagine:

  1. Clicca sull’immagine e nella colonna alla tua destra, dove puoi modificare il contenuto inserisci il collegamento:

 

Come devono sembrare questi messaggi:

1° messaggio

Cerca di attirare l’attenzione – inserisci emozioni ed umorismo. Aggiungi anche qualcosa, che potrà essere ai tuoi destinatari d’aiuto – un buon consiglio, un collegamento ad un articolo appena uscito, un ebook, una guida ecc. Non dimenticare di aggiungere il collegamento {consent}{/consent} o {autoconsent}{/autoconsent},  dove ti daranno il consenso.

Invia il primo messaggio per ottenere i consensi alla lista  [GDPR] Consenso non ancora ottenuto – su questa lista sono aggiunti automaticamente tutti i destinatari, che ti devono dare il consenso per l’invio.

Dopo tre giorni invia di nuovo il messaggio ai destinatari, che non l’hanno aperto. Scegli l’opzione “Reinvio”, che la trovi come bottone nelle impostazioni della newsletter, quando questa è stata già inviata o è in attesa di invio.

2° messaggio (dopo 14 giorni)

Quali sono i loro vantaggi e cosa si perderanno se non riceveranno più le tue email.

Comunica loro che rispetti la loro scelta ed il tempo impiegato, e che non desideri più inviare messaggi, se così desiderano. Allo stesso tempo ricorda loro perché hanno ricevuto questa email ed elenca i vantaggi nel restare tuoi destinatari.

Mantieni un tono gentile e garantisci loro che rispetterai la loro scelta.

Non dimenticare di aggiungere il collegamento {consent}{/consent} o {autoconsent}{/autoconsent}, dove ti daranno il consenso.

Invia il secondo messaggio per ottenere i consensi alla lista  [GDPR] Consenso non ancora ottenuto I destinatari, che dopo il primo invio ti hanno dato il consenso, saranno automaticamente rimossi da questa lista.

Dopo tre giorni invia di nuovo il messaggio ai destinatari, che non l’hanno aperto. Scegli l’opzione “Reinvio”, che la trovi come bottone nelle impostazioni della newsletter, quando questa è stata già inviata o è in attesa di invio.

3° messaggio (dopo 14 giorni dal secondo messaggio)

Crea una sensazione di urgenza. Avvertili che la scadenza per l’ottenimento del consenso si sta avvicinando e che se non proseguiranno con la conferma li dovrai cancellare dalla lista.

Non dimenticare di aggiungere il collegamento {consent}{/consent} o {autoconsent}{/autoconsent}, dove ti daranno il consenso.

Invia il terzo messaggio per ottenere i consensi alla lista  [GDPR] Consenso non ancora ottenuto I destinatari, che dopo il secondo invio ti hanno dato il consenso, saranno automaticamente rimossi da questa lista.

Vedi alcuni esempi di messaggi, che hanno preparato diverse aziende per l’ottenimento dei consensi:

ESEMPIO n.1:

L’azienda Espares è un buon esempio, di come puoi comunicare ai tuoi destinatari il valore che possono trovare nel ricevere i tuoi messaggi: »…le persone che come voi, seguono le nostre offerte email esclusive, hanno quest’anno già risparmiato xx €…« e allo stesso tempo indica i vantaggi che possono ottenere.

ESEMPIO n.2:

L’azienda Litmus invia solitamente questo tipo di messaggi, per cercare di riattivare i destinatari non più attivi, però allo stesso modo può essere usato anche da te per la raccolta dei consensi. Il tuo testo deve essere onesto e diretto, come ad esempio:

»Probabilmente avete già sentito parlare della nuova legislazione EU per la protezione dei dati (GDPR), che inizierà a valere il 25 maggio 2018. Per essere conformi al nuovo regolamento, dobbiamo ottenere da parte vostra il consenso, che desiderate ricevere i nostri messaggi.

Speriamo che il nostro contenuto vi sia utile. Se desiderate continuare a ricevere i nostri contenuti vi preghiamo di aggiornare le vostre configurazioni.«

ESEMPIO n.3:

Il caso successivo è quello dell’azienda Asos, che con un design del messaggio ben fatto, sono riusciti a garantire un’esperienza utente molto buona. Anziché richiedere immediatamente il consenso, hanno prima offerto ai destinatari la scelta del contenuto che desiderano ricevere.

ESEMPIO n.4:

Il vibrante colore giallo ed il contenuto animato, sono sicuramente una combinazione che attira l’attenzione. Dall’azienda Selfridges&Co, hanno aggiunto il contenuto per ottenere i consensi direttamente nel messaggio promozionale. Il contenuto del messaggio è stato spostato più in basso e l’attenzione è stata richiamata quasi tutta sul bottone per il consenso, perciò forse rischierai di perdere qualche click sul sito, ma riuscirai a mantenere più destinatari nella tua base.

ESEMPIO n.5:

Così come da Asos, anche da Optimizely non hanno menzionato il GDPR, ma hanno invitato i destinatari, a dare il consenso in un modo divertente: »Pulizie di primavera!«

ESEMPIO n.6:

Dall’azienda Barnimages hanno prima aggiunto una descrizione con la ragione dell’invio e le loro aspettative, poi hanno aggiunto due bottoni: un bottone per ottenere il consenso e l’altro per la disiscrizione. Così hanno dato ai destinatari la possibilità di un’azione immediata, cercando di influenzarli con un input visuale.

 

5° passo: Messaggio di ringraziamento con il collegamento al profilo d’utente

A tutti i destinatari che ti hanno dato il consenso, invia subito un altro messaggio con un ringraziamento e il collegamento al loro profilo dove possono modificare le impostazioni, accedere a tutti i dati che hai raccolto su di loro, tutti i consensi e anche esportare o cancellare tutti questi dati.

Come inviare un messaggio automatico di ringraziamento con il collegamento al profilo nell’applicazione di SqualoMail?

1. Crea un Autoresponder:

  1. Vai su Campagne > Autoresponder
  2. Crea prima l’Autoresponder. Clicca su Crea nuovo:
    1. scegli il nome dell’autoresponder, per esempio “Ringraziamento per il consenso”
    2. imposta l’Inizio della campagna “Quando il destinatario si iscrive”
    3. nella lista [GDPR] Consenso già ottenuto clicca Sì
    4. clicca Salva e chiudi.
  3. Crea successivamente un messaggio follow-up per questo autoresponder. Clicca su AGGIUNGI NUOVO MESSAGGIO FOLLOW-UP:
    1. Scegli un template e modificalo con il Drag & Drop editor.
    2. Nel pulsante, testo o immagine inserisci il collegamento {modify}{/modify}.
    3. Salva e imposta il Ritardo – 0 minuti, così il messaggio verrà inviato subito dopo che il destinatario si sarà iscritto alla lista.
    4. Conferma le impostazioni con il pulsante Salva e chiudi.

Ora, per tutti i destinatari che ti daranno il consenso, partirà questa email automatica.

2. Testa:

  1. Vai su Destinatari > Tutti i destinatari e aggiungi un nuovo destinatario (la tua email di prova) cliccando Crea nuovo.
  2. Imposta a questo destinatario il consenso per inviare con il Sì.
  3. Clicca Salva e chiudi.
  4. Verifica la lista di attesa (Campagne > Lista di attesa > scheda autoresponder) per vedere se il messaggio follow-up è in fase di invio.

Cliccando sul collegamento creato dalla tag {modify}{/modify}, il destinatario sarà reindirizzato su una pagina speciale, dove potrà vedere ossia modificare i seguenti dati:

– Indirizzo email ed altri campi su misura
– Quando ha dato il consenso
– A cosa ha acconsentito
– Dove ha dato il consenso (modulo d’iscrizione, finestra pop up, pagina Facebook)
– Se il consenso è stato annullato
– Esportazione dei dati
– Cancellazione dei dati

6° passo: Analizza i risultati

L’obiettivo di questa strategia è quello di ottenere il consenso dal maggior numero di destinatari possibile. Alla fine della campagna avrai quindi quelli che ti hanno dato il consenso, e quelli che non te l’hanno dato. Cosa fare con gli uni e cosa con gli altri:

  • Hanno dato il consenso: continua ad inviare le campagne
  • Non hanno dato il consenso: cancellali
Come fare a raccogliere in SqualoMail tutti quelli, che alla fine della campagna non ti hanno dato il consenso:Tutti i destinatari, che ti avrebbero dovuto dare il consenso, e non l’hanno fatto, sono iscritti alla lista [GDPR] Consenso non ancora ottenuto.

Per cancellare questi destinatari, vai su Filtri destinatari:

  • Condizione: Liste > Destinatari iscritti a > [GDPR] Consenso non ancora ottenuto.
  • Azione: Destinatari > Elimina destinatari
  • Clicca su Elabora
Non affrettarti a cancellare i destinatari, si prevede infatti che le autorità di vigilanza permettano un periodo di transizione anche dopo il 25 maggio 2018, durante il quale i titolari del trattamento potranno garantire la conformità al 100% – il che significa che anche dopo questa data sarà possibile raccogliere i consensi dei destinatari esistenti. Dal punto di vista legale potrà essere messa sotto interrogativo la retroattività prevista dal GDPR. In questo caso si vedrà come agire correttamente solo con il tempo.

 

Conclusione

Ti abbiamo presentato come raccogliere i consensi dei tuoi destinatari dell’EU già esistenti, in tal modo potrai loro inviare i messaggi ed elaborare i loro dati, anche dopo l’approvazione della nuova legislazione.

Quello che devi fare, è creare delle campagne accattivanti ed efficaci, con le quali potrai comunicare ai tuoi destinatari una ragione sufficiente per voler restare iscritti sulle tue liste.

Ti consigliamo di pensarci bene e di intraprendere questi passi con serietà. Proprio da questi dipenderà il numero di destinatari che avrai, una volta finita la campagna.

Da SqualoMail ci prenderemo cura di tutto il necessario, per poterti garantire una conformità alle leggi GDPR al 100 %.