16 rimedi per non finire nella posta indesiderata

stop junk mail and spam

In questo articolo chiariremo alcuni dubbi e forniremo delle informazioni dettagliate sui messaggi che finiscono nello SPAM, sull’aiuto che può dare il fornitore della piattaforma di email marketing e anche su cosa può fare il mittente del messaggio. Continua a leggere!

1. Come funziona la protezione contro la posta indesiderata (Anti-SPAM)?

L’email rappresenta un modo pratico, veloce ma soprattutto efficace per diffondere le informazioni. Con l’incredibile aumento dell’utilizzo di questo web media però è aumentato anche il numero di messaggi con contenuti indesiderati, fastidiosi, offensivi o addirittura nocivi.

Per poter garantire un’esperienza utente piacevole e sicura i fornitori di servizi internet (Internet Service Provider – ISP) hanno cominciato a controllare e filtrare i messaggi email rifiutando tutti quelli che i programmi Anti-SPAM (c.d. filtri SPAM) segnalano come contenuti inappropriati, ovvero «spazzatura» (c.d. junk mail).

Proprio a causa di questi filtri, creare e inviare newsletter è diventata una vera e propria sfida, alla quale bisogna dedicare tempo e attenzione.

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La protezione Anti-SPAM si basa sul controllo dei messaggi email. Ogni messaggio, prima di essere recapitato con successo al destinatario, viene sottomesso a una valutazione con l’aiuto di un sistema “a punti”. In base alla somma finale dei punti, il sistema decide se un contenuto è adeguato o se si tratta di SPAM.

La maggior parte delle protezioni Anti-SPAM esamina i seguenti fattori:

  • il mittente (indirizzo e nome) e il dominio del mittente,
  • il titolo o «subject»,
  • la forma e la struttura del messaggio,
  • il numero dei collegamenti riportati,
  • il tipo e numero di immagini all’interno del messaggio,
  • il rapporto tra immagini e testo.

La protezione Anti-SPAM cerca gli elementi o le c.d. «parole spam» che determinano l’adeguatezza di un messaggio (queste parole vengono valutate con dei punti). Se i tuoi messaggi email superano un determinato limite critico di punti, il programma li respinge automaticamente o li segnala come SPAM.

I limiti critici non sono unicamente stabiliti e standardizzati, ogni fornitore di servizi internet li determina in base ai propri principi, la maggior parte comunque si basa su determinate direttive comuni.

Puoi verificare in che modo i filtri SPAM valuteranno la tua newsletter su questo sito Web: http://www.mail-tester.com/

 

COSA DEVE FARE IL FORNITORE DEI SERVIZI DI EMAIL MARKETING

Sui fattori sopra elencati può influire il pubblicitario email da solo, ma oltre a questi, i filtri SPAM prendono in considerazione anche molti altri elementi, ai quali provvede l’ESP – Email service provider (p.es. SqualoMail):

  • le regole Sender Policy Framework (SPF),
  • DomainKeys Identified Mail (DKIM),
  • Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC),
  • il buon nome degli indirizzi IP dai quali vengono inviati i messaggi (la c.d. IP reputation),
  • che gli indirizzi IP non siano sulle liste nere

 

2. Autenticazione del mittente

I server che ospitano la posta elettronica (per esempio GMail, Outlook.com, MS Exchange e molti altri) controllano i tuoi messaggi email prima di recapitarli nell’«Inbox» del destinatario.

Questo processo si chiama autenticazione e protegge i destinatari dalla posta indesiderata.

authentication

Il tuo fornitore di servizi di email marketing può effettuare il processo di autenticazione per te. L’autenticazione con l’aiuto dei protocolli, come SPF, DKIM e DMARC, protegge anche il tuo dominio affinché gli altri mittenti non possano abusarne e inviare messaggi a nome tuo. Oltretutto serve come conferma che sei un mittente legittimo dei tuoi messaggi email.

Quello che devi fare è impostare il tuo record SPF per il tuo dominio, dove potrai specificare chi può inviare per conto del tuo dominio. Se sei un utente di SqualoMail, devi aggiungere l’autorizzazione al dominio squalomail.com al tuo record SPF. Ulteriori informazioni su come modificare il record SPF qui. 

3. L’indirizzo IP del mittente

SqualoMail ha server e indirizzi IP propri e per spedire non utilizza servizi di terzi. Anche gli indirizzi IP devono avere un’alta reputazione. Puoi verificare la reputazione sulla pagina web ReturnPath SenderScore. Gli indirizzi IP non devono assolutamente essere sulle liste nere, per controllare vai su MxToolbox.

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Anni e anni di esperienza in questo campo sono una delle ragioni che rende i risultati d’invio dei nostri destinatari migliore per l’11 % rispetto alla media nell’industria.

 

4. Eliminare i rimbalzi

I rimbalzi o «bounces» sono i messaggi che non vengono recapitati. Questo succede a causa di ostacoli tecnici, se p.es. il destinatario ha la casella di posta piena, o altre ragioni più comuni, come un indirizzo email inventato o scritto in modo sbagliato, cambio di client di posta elettronica o un account eliminato.

Ogni offerente di servizi di email marketnig deve avere anche un sistema per poter processare questi rimbalzi.

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SqualoMail naturalmente consente questo processo, annota e distingue i messaggi come «Sono in ferie» e «La casella di posta è piena» da errori sistematici e irreparabili come p.es. «L’indirizzo non esiste».

I rimbalzi permettono di valutare la qualità del tuo database, perciò è importante raccogliere i destinatari con pazienza, i loro indirizzi devono essere attivi ed esistenti. Creare un buon database di destinatari è di vitale importanza per un alto grado di deliverability, perciò il grado dei rimbalzi non deve superare lo 0,5%.

 

COSA PUOI FARE DA SOLO

5. Ottimizza il tuo indirizzo mittente

Le ricerche mostrano che quando i destinatari ricevono un nuovo messaggio nell’inbox come prima cosa controllano chi è il mittente. Se lo riconoscono c’è un altro grado di probabilità che il messaggio venga aperto.

Quando comunichi con i B2C ti consigliamo di utilizzare il nome della tua impresa o marchio di fabbrica, puoi usare un nome proprio solo in caso si tratti di una persona conosciuta nell’impresa, per la quale sei convito che stimolerà l’Open Rate. In questo modo garantirai un approccio più personale e dei risultati migliori.

In ogni caso puoi anche combinare un nome proprio con il marchio di fabbrica. Così facendo sfrutterai i vantaggi di entrambi.

Ancora una volta, vogliamo ricordarti che devi anche impostare il record SPF per il dominio da cui stai inviando. Se sei un utente di SqualoMail, devi aggiungere l’autorizzazione al dominio squalomail.com al tuo record SPF. Ulteriori informazioni su come modificare il record SPF qui. 

6. Informa sulla frequenza d’invio

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Quando il destinatario si iscrive alla tua mailing list, mandagli un messaggio di benvenuto, per ringraziarlo dell’iscrizione e informarlo sulla frequenza e sul contenuto che riceverà.

L’errore più grande che puoi fare al momento dell’iscrizione è non fare nulla e poi inviare al destinatario una prima offerta o news, quando si sarà già dimenticato di essersi iscritto alla tua mailing list.

In casi del genere c’è la possibilità che il destinatario segnali il tuo messaggio come indesiderato. Questo significa che il suo fornitore di posta elettronica interpreterà tutta la posta inviata da parte tua come indesiderata.

7. Invita i destinatari ad aggiungerti al loro elenco

L’unico modo per assicurarti che i tuoi messaggi finiscano nella cartella «Posta in arrivo» è invitare il destinatario ad aggiungere il tuo indirizzo email (l’email del mittente) al suo elenco di posta. Lo scopo è stimolare i clienti fedeli e assicurarsi che non ignorino le tue newsletter.

Il processo è semplice: nella newsletter o nel messaggio di benvenuto aggiungi un collegamento, come per esempio «Non perderti le nostre news, aggiungi @mia-impresa.it al tuo elenco di posta» che contenga istruzioni su come fare. Per saperne di più prepareremo in breve anche un articolo con dei trucchi per garantire che i messaggi non finiscano nello SPAM.

8. Il collegamento alla cancellazione deve essere ben visibile!

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La tua newsletter deve sempre contenere il collegamento alla cancellazione dalle tue news. Di solito si mette in fondo o a piè di pagina della newsletter, ma è importante che il destinatario lo noti velocemente e che la cancellazione sia semplice.

Di certo non vorrai che il destinatario, arrabbiato a causa della cancellazione complicata, segnali il tuo messaggio come SPAM o addirittura ti blocchi come mittente. Infatti i fornitori della posta elettronica considerano questo tipo di segnalazioni e più sono frequenti maggiore è la possibilità che anche in futuro i tuoi messaggi finiscano nella cartella di posta indesiderata. Questo non vale solo per il mittente, ma anche per tutti.

9. Invia regolarmente e con coerenza

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Inviare con consistenza per un lungo periodo di tempo aumenterà la tua reputazione come mittente. Se invii le tue newsletter un determinato giorno a una determinata ora, una parte dei tuoi destinatari lo noterà e comincerà ad attendere i tuoi messaggi, il che indubbiamente migliorerà la tua reputazione.

La cosa più importante è verificare, testare e seguire i risultati con l’aiuto della statistica, e capire quando i destinatari reagiscono meglio ai tuoi messaggi e inviare con regolarità e persistenza!

10. Attento ai c.d. «spamtrap»

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Gli «spamtrap» sono indirizzi email creati per scoprire i mittenti che inviano posta indesiderata. Sono quindi indirizzi falsi, ovvero trappole e non sono stati aggiunti volontariamente a nessuna mailing list. Se invii a questi indirizzi il fornitore di servizi internet può includerti nelle c.d. «blacklist», il che rappresenterà un problema per la reputazione della tua impresa o marchio di fabbrica.

Ricordati perciò di non comprare mai la tua mailing list, è molto meglio creare il tuo proprio database nel modo giusto.

11. L’indirizzo non deve sembrare !! S P A M !!

Una scelta curata delle parole nel titolo («subject») e la sua stessa forma rappresentano uno dei punti più sensibili nella valutazione e decisione se il messaggio verrà segnalato come SPAM.

La tua newsletter non è un messaggio spam, perciò fai attenzione che non sembri tale a prima vista – l’indirizzo deve attirate l’attenzione, informare sui vantaggi e riflettere il contenuto. Ti consigliamo di concentrarti sulle parole chiave che vuoi comunicare ed evitare di:

  • usare esclusivamente lettere maiuscole e /o spaziatura tra loro,
  • usare ripetutamente punti esclamativi o interrogativi,
  • non lasciare la casella del titolo vuota,
  • evita l’uso di parole generiche e troppo commerciali o parole e simboli tipicamente SPAM, come per esempio «euro», «gratis» o «».

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Naturalmente, ti invitiamo a leggere di più su come scrivere un “oggetto” adatto.

 

Elenco di parole che attivano i filtri SPAM

In questo articolo, potrai leggere le parole da evitare per non far finire il tuo messaggio nello spam.

12. Utilizza correttamente le immagini e i collegamenti

Possiamo creare le newsletter in due modi – in forma testuale o HTML. A causa dei limiti visuali e creativi della forma testuale, quella HTML è molto più amata. Sfortunatamente molti client di posta elettronica non riescono a visualizzare correttamente le immagini, perciò è meglio utilizzare entrambi i modi. Devi comunque stare attento:

    1. il messaggio non deve mai essere fatto da sole immagini, devi aggiungere alla tua newsletter anche il testo, le immagini devono avere anche titoli con descrizione (il c.d. alternative text ovvero alt tag),
    2. il rapporto tra le immagini e il testo deve essere proporzionale – la maggior parte dei mittenti tende ad esagerare con le immagini,
    3. il testo deve avere almeno 500 caratteri,
    4. d’altra parte però non inviare solo il testo, aggiungi almeno un’immagine,
    5. Verifica che i collegamenti ai siti Web funzionino
    6. Inserisci SEMPRE il link in una parola, pulsante o immagine, non inserirlo mai direttamente nel testo (quando invii, il link cambia – vengono aggiunti dei parametri). Ad esempio, inserisci il link a un articolo del blog in un pulsante:

      Voglio leggere un articolo

    7. ti consigliamo anche di utilizzare con moderazione i colori, per il testo evita soprattutto il rosso, l’azzurro e il verde, mentre per il colore dello sfondo usa colori pastello. Puoi trovare alcuni suggerimenti per creare un buon messaggio in questo articolo: Lo sfondo psicologico delle newsletter perfette

 

13. Come deve essere il contenuto?

Crea un contenuto utile per il destinatario, rifletti la personalità dell’impresa e del marchio di fabbrica e coltiva il rapporto con i tuoi destinatari. Così sarai sulla strada giusta e i tuoi messaggi non verranno segnalati come SPAM. Qui però tieni in mente alcune raccomandazioni:

  1. sostituisci le frasi «Clicca qui!», «Compra subito!» o «È un’offerta imperdibile!» con qualcosa di meno insistente e più originale, ovvero evita un contenuto che già da lontano sembra SPAM,
  2. anche all’interno del messaggio evita di scrivere solo con le maiuscole, utilizzare spazio tra le lettere e ripetere punti esclamativi e interrogativi.

holding sign with content is the king written on it

Ulteriori informazioni su come preparare contenuti eccellenti.

 

14. E i destinatari che non reagiscono?

Con il tempo l’entusiasmo dei destinatari per i tuoi messaggi può diminuire, perciò rifletti su come riconquistarli. Puoi stimolarli e motivarli con allettanti giochi a premi, buoni sconto, questionari divertenti, diversi consigli o con risposte a dei problemi frequenti, coinvolgendoli così nuovamente nelle vicende della tua impresa.

Se, nonostante gli stimoli, in un determinato lasso di tempo (per esempio un anno), non ci riesci, rimuovi tali indirizzi email dalla tua mailing list, visto che influenzano negativamente la deliverability dei tuoi messaggi.

15. Consenti ai destinatari di cambiare le impostazioni d’invio

Ti consigliamo di aggiungere in fondo alla newsletter anche il collegamento «Cambia le tue impostazioni» o «Aggiorna l’invio delle news» agevolando e consentendo al destinatario di rimanere in contatto con te o di comunicarti i propri desideri.

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Nell’app SqualoMail, puoi farlo inserendo il link {modify}{/modify} attraverso il quale gli abbonati possono accedere al loro profilo. Lì, possono modificare le loro informazioni e determinare gli elenchi a cui vogliono essere iscritti.

 

16. Assicurarsi di inviare conformemente al GDPR

Tieni presente che se invii solo messaggi a destinatari che ti hanno dato il consenso, oppure a destinatari per i quali non hai bisogno del consenso, si ridurrà fortemente la probabilità che i destinatari segnalino il tuo messaggio come SPAM.

 

17. Per finire

Spesso, non possiamo evitare certi contenuti o forme “difficili”. L’arte di progettare e preparare una newsletter di successo, che non sarà riconosciuta come spam, è proprio quella di assicurare la reputazione e la credibilità dell’azienda, progettando contenuti rilevanti, interessanti e personalizzati per gli abbonati e prestando particolare attenzione alle regole che si applicano nel mondo dell’Anti-SPAM.

Riassumendo

Come abbiamo visto i filtri anti spam possono essere davvero un problema per la buona riuscita della nostra campagna di email marketing. Per questo motivo quando scriviamo un email dobbiamo sempre tenere a mente che:

  • Ogni client di posta eletronica ha dei propri limiti critici che non sono standardizzati
  • L’oggetto della newsletter così come un contenuto troppo carico di immagini sono 2 dei principali motivi per cui i nostri messaggi vengono recapitati nella spam invece che nell’inbox
  • Assicuratevi di avere un buon ESP – Email service provider

 

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